Zbiegi tytułów do ubezpieczenia zdrowotnego w Polskim Ładzie na przykładach

Opublikowano: 2022-06-17

Obowiązujące do końca 2021 roku zasady obliczania składki zdrowotnej zostały zastąpione zupełnie nowym mechanizmem wprowadzonym przez tzw. Polski Ład. Szczególnie istotnie zmieniły się reguły naliczania składki zdrowotnej w przypadku zbiegu tytułów do ubezpieczenia zdrowotnego osób prowadzących działalność gospodarczą, czyli w sytuacji kiedy dany płatnik jest np. wspólnikiem spółki osobowej i dodatkowo prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. W niniejszym wpisie objaśniamy nowe zasady rozliczania składki zdrowotnej w przypadku co najmniej dwóch tytułów do ubezpieczenia zdrowotnego.

Od 2022 roku istotny jest nie tylko tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego, lecz również forma opodatkowania podatkiem dochodowym

Dotychczasowe (obowiązujące do 31 grudnia 2021r.) zasady rozliczania składki zdrowotnej w przypadku zbiegu tytułów do ubezpieczenia zdrowotnego, ogniskowały się wokół ustalenia ilości rodzajów działalności, z których płatnik obowiązany był do opłacenia składki. Przykładowo przedsiębiorca posiadający jednoosobową działalność gospodarczą, będący jednocześnie wspólnikiem spółki jawnej X i wspólnikiem spółki cywilnej Y, opłacał potrójną składkę zdrowotną (w 2021 roku 381,81 zł x 3).

Z uwagi na zmiany zaimplementowane przez Polski Ład, których istotą jest obliczanie składki w oparciu o przychód/dochód, płatnicy muszą dodatkowo weryfikować nie tylko ilość posiadanych działalności gospodarczych, lecz również sposób ich opodatkowania. Oprócz jednoosobowej działalności gospodarczej, zgodnie z art. 82 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, rodzajami działalności gospodarczej są również :

  • działalność gospodarcza prowadzona w formie jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (składka zdrowotna uzależniona od ilości spółek, w których płatnik posiada udziały),
  • działalność gospodarcza prowadzona w formie spółki komandytowej (składka zdrowotna uzależniona od ilości spółek, w których płatnik posiada udziały),
  • działalność gospodarcza prowadzona w formie spółki cywilnej (składka zdrowotna uzależniona od formy opodatkowania i uzyskiwanych przychodów/dochodów),
  • działalność gospodarcza prowadzona w formie spółki jawnej (składka zdrowotna uzależniona od formy opodatkowania i uzyskiwanych przychodów/dochodów),
  • działalność gospodarcza prowadzona w formie spółki partnerskiej (składka zdrowotna uzależniona od formy opodatkowania i uzyskiwanych przychodów/dochodów).

Składka zdrowotna dla pierwszych dwóch podmiotów, tj. w przypadku posiadania udziałów w jednoosobowych spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością i/lub spółkach komandytowych, to iloczyn tych podmiotów i kwoty stanowiącej 9% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w IV kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku, ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. Składka zdrowotna za 2022 rok wynosi więc 9% z kwoty 6221,04 zł, czyli 559,89 zł. Płatnik posiadający udziały w jednoosobowej sp. z o.o. i dwóch spółkach komandytowych zapłaci więc miesięcznie w 2022 roku składkę w wysokości 1679,67 zł (3 x 559,89 zł).

Z kolei dla trzech ostatnich podmiotów i jednoosobowej działalności gospodarczej przy obliczaniu składki zdrowotnej decydująca jest jednoczesna liczba posiadanych podmiotów (lub udziałów w nich) i forma ich opodatkowania. Zagadnienie to zostanie omówione w dalszej części wpisu w oparciu o praktyczne przykłady.

Przykłady obliczania składki zdrowotnej w oparciu o biznesy rozliczane takimi samymi i różnymi formami opodatkowania

Niniejszy podrozdział w oparciu o praktyczne przykłady pozwoli zrozumieć obowiązujące obecnie przepisy związane z naliczaniem składki zdrowotnej. Pierwszy przykład dotyczy biznesów, które opodatkowane są identyczną formą opodatkowania, tj. ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Przykład 1

Pan Paweł prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą opodatkowaną ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Dodatkowo Pan Paweł jest wspólnikiem spółki jawnej osób fizycznych, której wszyscy wspólnicy złożyli oświadczenie o opodatkowaniu przychodów ze spółki w formie ryczałtu.

W świetle przepisów wprowadzonych przez Polski Ład, przychody Pana Pawła z obu podmiotów należy skumulować i w oparciu o nie ustalić wysokość składki zdrowotnej. Istnieje również możliwość opłacania składki zdrowotnej w trakcie roku na podstawie prognozy wynikającej z ubiegłorocznych przychodów. Po zakończeniu roku Pan Paweł dokona rocznego rozliczenia składki zdrowotnej.

W kolejnym przykładzie przedstawiono zasady obliczania składki zdrowotnej w przypadku, gdy wszystkie podmioty płatnika opodatkowane są na zasadach ogólnych tj. wg skali podatkowej lub podatkiem liniowym. W takim przypadku również wylicza się jedną podstawę do składki zdrowotnej.

Przykład 2

Pan Andrzej jest wspólnikiem dwóch spółek cywilnych X s.c i Y s.c, z których dochody opodatkowuje podatkiem liniowym.

Dochody ze spółki X s.c. za styczeń 15 000 zł, za luty 20 000 zł, za marzec 10 000 zł. Dochody ze spółki Y s.c. za styczeń 4 000 zł, za luty 2 000 zł, za marzec – 3 000 zł (strata).

Składka zdrowotna za luty wyliczona w oparciu o dochody ze stycznia 4,9% x (15 000 zł + 4 000 zł) = 931 zł (4,9% x 19 000 zł).

Składka zdrowotna za marzec wyliczona w oparciu o dochody obu spółek narastająco minus dochody za poprzedni miesiąc 4,9% x (41 000 zł – 19 000 zł) = 1 078 zł, czyli 4,9% x 22 000 zł (dochody obu spółek narastająco za styczeń i luty, tj. 15 000 + 20 000 + 4 000 + 2 000 minus dochód za poprzedni miesiąc stanowiący podstawę składki zdrowotnej, czyli 19 000 zł).

Składka zdrowotna za kwiecień wyliczona w oparciu o dochody obu spółek narastająco na koniec marca minus dochody stanowiące podstawę składki zdrowotnej za poprzednie miesiące 4,9% x (48 000 zł – 19 000 zł – 22 000 zł) = 343 zł.

ISTOTNE:

W przypadku gdy podmioty opodatkowane w oparciu o taką samą formę opodatkowania na zasadach ogólnych np. podatek liniowy, będą łącznie generować stratę lub dochód stanowiący podstawę składki zdrowotnej, z którego składka nie przekroczy 9% minimalnego wynagrodzenia za pracę (w 2022 roku 3010 zł), płatnik z obu tych podmiotów uiści miesięcznie tylko jedną składkę w kwocie 270,90 zł (9% z 3010 zł).

Ostatni już przykład obrazuje sytuację, w której podatnik osiąga zyski z co najmniej dwóch przedsiębiorstw, z których jedno opodatkowane jest ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, natomiast drugie na zasadach ogólnych.

Przykład 3

Pan Tomasz posiada jednoosobową działalność gospodarczą opodatkowaną podatkiem liniowym oraz jest wspólnikiem spółki jawnej osób fizycznych, gdzie wszyscy wspólnicy złożyli oświadczenie o opodatkowaniu przychodów z tej spółki ryczałtem.

Przy założeniu, że Pan Tomasz osiągnie dochód z jednoosobowej działalności gospodarczej za cały rok 2022 w kwocie 450 000 zł, natomiast przychody przypadające na Pana Tomasza ze spółki jawnej za ten rok wyniosą 340 000 zł, Pan Tomasz uiści składkę zdrowotną za 2022 rok w następującej wysokości:

  • z jednoosobowej działalności gospodarczej 4,9% x 450 000 zł = 22 050 zł
  • ze spółki jawnej 12 093,72 zł (12 m-cy x 1 007,81 zł).

Podsumowując niniejsze rozważania obliczając składkę zdrowotną przedsiębiorcy w 2022 roku należy wziąć pod uwagę ilość podmiotów, których podatnik jest właścicielem (ew. posiada w nich udziały) oraz sposób ich opodatkowania.

Autor: Łukasz Kluczyński

Zbiorcze zapisy sprzedaży w ewidencji przychodów i KPiR na podstawie ewidencji VAT

Opublikowano: 2022-06-10

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą dokumentację podatkową w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów lub ewidencję przychodów (ryczałt), mają możliwość ewidencjonowania sprzedaży za pomocą zbiorczego zapisu. Na czym polega tego typu uproszczenie i jakie warunki należy spełnić aby je zastosować? – szczegóły poniżej.

Na czym polega zbiorcze ewidencjonowanie sprzedaży w KPiR/ewidencji przychodów

Zbiorcze ewidencjonowanie przychodów w KPiR lub ewidencji przychodów polega na stworzeniu zestawienia, zawierającego podsumowanie dzienne lub miesięczne całkowitej sprzedaży dokonanej przez podatnika.

Miesięczne zestawienie zbiorcze może być stosowane wyłącznie przez podatników prowadzących ewidencję na podstawie przepisów ustawy o VAT. Zestawienie sporządza się na podstawie danych wynikających z tej ewidencji.

Korzyści płynące ze stosowania zbiorczego zestawienia to przede wszystkim oszczędność czasu związanego z porządkowaniem i weryfikowaniem dokumentacji księgowej. KPiR lub ewidencja przychodów zawierająca tylko jeden zapis (lub ok. 20 zapisów w przypadku zestawień dziennych), określająca wartość sprzedanych towarów/usług u podatnika ułatwia szereg procesów, do których w praktyce zalicza się:

  • brak konieczności nadawania kolejnego numeru porządkowego wg KPiR lub ewidencji przychodów dla poszczególnych dokumentów sprzedaży (odrębne wprowadzanie wszystkich faktur do KPiR/ewidencji przychodów spowodowałoby konieczność nadawania numeru wg księgi/ewidencji dla każdej faktury/dowodu sprzedaży z osobna),
  • brak konieczności układania dokumentów sprzedaży wg numeracji KPiR/ewidencji przychodów,
  • brak konieczności podwójnego weryfikowania tych samych dokumentów (dokument sprawdzamy tylko raz na potrzeby sporządzenia ewidencji VAT. Dokument sprzedaży nie pojawia się już odrębnie w ewidencji stosowanej na potrzeby obliczenia podatku PIT, tj. w KPiR lub ewidencji przychodów),

Korzyści płynące ze zbiorczego ewidencjonowania sprzedaży są niewspółmiernie istotne w stosunku do czasu niezbędnego na wykonanie dodatkowych wyżej wymienionych czynności. Poniżej prezentujemy podstawy prawne stosowania zbiorczych zapisów sprzedaży oraz przybliżymy sposób w jaki należy sporządzić zbiorcze zestawienie sprzedaży.

Wymogi formalne zbiorczych zestawień sprzedaży w świetle przepisów dotyczących prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Podatnicy rozliczający się na zasadach ogólnych (skala podatkowa lub podatek liniowy), zobligowani są do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Techniczne aspekty w tym zakresie zostały uregulowane w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Przywołane powyżej rozporządzenie w zakresie dziennych zestawień sprzedaży (§ 18 ust. 3 i 4 rozporządzenia) stanowi, że:

  • jeżeli w danym dniu podatnik wystawia wiele faktur, zapisów w księdze można dokonać jedną sumą wynikającą z dziennego zestawienia tych faktur,
  • zestawienie sprzedaży zawiera co najmniej następujące dane: datę i kolejny numer zestawienia, numery od-do faktur objętych zestawieniem, sumę zbiorczą tych faktur oraz podpis podatnika lub osoby, która sporządziła zestawienie.

Z kolei w zakresie miesięcznego zestawienia sprzedaży regulacje są następujące (§ 20 ust. 1 i 2 rozporządzenia):

  • jeżeli podatnik prowadzi odrębną ewidencję, o której mowa w art. 109 ust. 1 lub 3 ustawy o VAT, zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży towarów i usług mogą być dokonywane na koniec miesiąca łączną kwotą wynikającą z miesięcznego zestawienia sporządzonego na podstawie danych wynikających z tej ewidencji,
  • zestawienie, o którym mowa powyżej, zawiera co najmniej następujące dane: datę i kolejny numer zestawienia, sumę przychodów ze sprzedaży pomniejszoną o należny podatek od towarów i usług oraz o wartość towarów i usług niestanowiącą przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym i powiększoną o przychody nieobjęte obowiązkiem ewidencjonowania dla celów podatku od towarów i usług.

Wymogi formalne zbiorczych zestawień sprzedaży w świetle przepisów dotyczących prowadzenia ewidencji przychodów

Podatnicy rozliczający się w oparciu o ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, zobligowani są do prowadzenia ewidencji przychodów. Obowiązek ten wynika z ustawy z dnia 20 listopada 1998r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów. Kwestie techniczne związane z prowadzeniem ewidencji przychodów zostały uregulowane w rozporządzeniu wydanym w oparciu o przywołaną powyżej ustawę tj. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2021r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Podobnie jak w przypadku PKPiR, rozporządzenie umożliwia stosowanie dziennych i miesięcznych zestawień. W przypadku dziennych zestawień regulacje kształtują się następująco (§ 5 ust. 1 i 2 rozporządzenia):

  • zapisy dotyczące przychodów mogą być dokonywane na podstawie dziennego zestawienia faktur,
  • zestawienie o którym mowa powyżej, zawiera co najmniej: datę, numer zestawienia, numery faktur objętych zestawieniem, daty faktur objętych zestawieniem, łączną wysokość przychodów wynikającą z faktur objętych zestawieniem z podziałem na przychody objęte poszczególnymi stawkami ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Z kolei podatnicy, którzy prowadzą ewidencję na potrzeby podatku VAT mogą całkowicie zrezygnować z prowadzenia ewidencji przychodów pod warunkiem sporządzenia zbiorczego miesięcznego zestawienia sprzedaży. Konieczne jest spełnienie następujących warunków (§ 9 rozporządzenia):

  • dane wykazane w ewidencji VAT muszą pozwalać na wyodrębnienie ze sprzedaży, przychodów dla celów ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych,
  • po zakończeniu każdego miesiąca, podatnik sporządzi zestawienie, w którym wykaże przychody na podstawie danych zawartych w ewidencji VAT, według poszczególnych stawek ryczałtu, z uwzględnieniem różnic między sprzedażą, w rozumieniu przepisów ustawy o podatku od towarów i usług, a przychodem w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym,
  • zestawienie o którym mowa powyżej należy sporządzić nie późnej niż do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Autor: Łukasz Kluczyński

Nowy JPK w podatku dochodowym – na co przedsiębiorca powinien zwrócić szczególną uwagę

Opublikowano: 2022-06-10

Już niebawem obok dobrze znanego pliku JPK_V7 zostanie wprowadzony nowy plik JPK zawierający dane za pomocą których podatnik ustala podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT).

Wysyłka tego pliku będzie następować do Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Obok pliku JPK w PIT będzie wymagana wysyłka jeszcze jednego pliku. A co z kosztami? Na co zwrócić szczególną uwagę aby po wysyłce JPK nie obawiać się weryfikacji ze strony fiskusa?

JPK w podatku dochodowym

Plik JPK w podatku dochodowym ma być odzwierciedleniem stosowanej przez podatnika ewidencji w działalności gospodarczej. Plik JPK w PIT będzie zawierał:

  1. wszystkie dane z ewidencji przychodów jeżeli formą opodatkowania działalności jest ryczałt,
  2. wszystkie dane z podatkowej księgi przychodów i rozchodów jeżeli podatnik stosuje skalę podatkową bądź podatek liniowy jako formę opodatkowania prowadzonej działalności.

ISTOTNE:

W momencie kiedy wejdzie plik JPK w PIT ustawodawca będzie wymagał prowadzenia wszelkich ewidencji przychodów, PKPiR wyłącznie za pomocą programu księgowego. Zlikwidowana zostanie możliwość prowadzenia powyższych ewidencji np. za pośrednictwem arkuszy obliczeniowych.

Elektroniczna postać tabeli amortyzacyjnej

JPK w PIT to nie jedyny plik jaki przedsiębiorca będzie zobligowany wysłać do KAS. Drugim plikiem, na który będzie oczekiwał fiskus to plik zawierający elektroniczną (ustrukturyzowaną tak jak plik JPK_V7) postać tabeli amortyzacyjnej.

W jakim terminie będzie następować wysyłka plików JPK

Terminy wysyłki plików JPK zobrazowano w poniższej tabeli.

Terminy wysyłki JPK w PIT
Rodzaj terminu Okres rozliczeniowy Termin przekazania do KAS
Miesięczny Stan ewidencji na ostatni dzień miesiąca do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowego
Kwartalny Stan ewidencji na ostatni dzień kwartału do 20 dnia miesiąca następującego po kwartale rozliczeniowym
Roczny Stan ewidencji na ostatni dzień roku Do dnia złożenia właściwego zeznania rocznego

Podatnik powinien pamiętać o kosztach

Podatnicy stosujący formę opodatkowania skalę podatkową albo podatek liniowy powinni pamiętać o kwestiach kosztowych. Podstawowa zasada ujmowania kosztów w PKPiR mówi iż wydatek firmowy musi być udokumentowany oraz nie może być zawarty w katalogu kosztów nie będących firmowymi wydatkami (art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) a ponadto:

  • musi być przeznaczony celem uzyskania przychodów z prowadzonej działalności ale także na rzecz ich zabezpieczenia w teraźniejszości i przyszłości,
  • musi być zrealizowany na poczet prowadzonej przez podatnika działalności a nie na cele osobiste.

Poza dokumentowaniem wydatków na podstawie otrzymanych faktur (umów) podatnik musi pamiętać o innych kosztach, których udokumentowanie wymaga więcej czujności i uwagi. Oto niektóre z nich.

Koszty amortyzacji środków trwałych

Odpisy amortyzacyjne są jednym z kluczowym kosztów znacznej części przedsiębiorstw. Z uwagi na przesyłanie pliku z tabelą amortyzacyjną podatnik powinien uprzednio zweryfikować m.in.: czy:

  • przyjął prawidłową stawkę amortyzacyjną dla posiadanych środków trwałych,
  • ujął w tabeli składniki majątku kwalifikujące się jako środki trwałe,
  • prawidłowo zastosował jednorazową amortyzację nowych lub używanych środków trwałych,
  • we właściwym okresie czasu rozpoczął, prowadził i zakończył amortyzację środka trwałego,
  • prawidłowo ujął ulepszenie środka trwałego, inwestycję w obcy środek trwały,
  • pozostałe kwestie.

Wynagrodzenia i składki ZUS

Przedsiębiorca powinien dbać o wszelkie podpisy pracowników na dokumentach pracowniczych potwierdzających przepracowane godziny czy wypłacone wynagrodzenie. Jest to o tyle ważne, że kosztem uzyskania przychodu są faktycznie wypłacone wynagrodzenia.

Faktyczne wypłacone wynagrodzenie można stwierdzić na podstawie potwierdzenia bakowego zapłaty wynagrodzenia albo podpisanej karty wynagrodzeń lub rachunku do umowy cywilnoprawnej jeżeli pracownik otrzymuje je w formie gotówkowej.

Nie wypłacone wynagrodzenie nie stanowi kosztu firmy a co za tym idzie nie powinno być ujęte w PKPiR.

Tak samo sprawa wygląda ze składkami ZUS – tylko zapłacone stanowią koszt firmy. Dotyczy to składek ZUS, które finansuje pracodawca za pracownika.

Odsetki od pożyczek i kredytów

Wielu podatników zapomina, iż odsetki od pożyczki czy kredytu przeznaczonego na cele firmowe stanowi koszt firmowy tylko wtedy gdy zostaną faktycznie zapłacone. Przedsiębiorca nie może więc ująć w kosztach odsetek niezapłaconych.

Opłaty różnego rodzaju

Warto podkreślić, iż niektóre opłaty (jeżeli nie są udokumentowane fakturą, rachunkiem) mogą stanowić koszt firmy tylko wtedy jeżeli są zapłacone. Do tego grona można zaliczyć opłaty bankowe, pocztowe, administracyjne, skarbowe, notarialne, inne.

Różnice kursowe

Przedsiębiorca ujmuje w koszty różnice kursowe jeżeli wartość z otrzymanej faktury wyrażona w walucie obcej jest niższa od wartości dokonanej przez niego zapłaty także wyrażonej w walucie obcej.

Brak zapłaty za fakturę uniemożliwia naliczenie i ujęcie w kosztach PKPiR różnicy kursowej z tytułu danego zakupu.

Ta sama zależność dotyczy brak wypłat wobec pracowników wynagrodzeń w walucie obcej za pracę za granicą, brak zapłaty odsetek od pożyczek otrzymanych za granicą, brak zapłaty za zagraniczną podróż służbową w tym pokrycie rachunków otrzymanych podczas podróży służbowej i inne sytuacje.

Podróże służbowe

Przedsiębiorcy odbywający podróże służbowe mogą ująć w PKPiR poniesione wydatki w trakcie jej trwania jak i obliczone diety. Nie mniej kosztem one będą tylko wtedy gdy podatnik odbył podróż służbową oraz należycie ją udokumentował m.in.:

  1. fakturami za paliwo, wyżywienie, nocleg,
  2. opłatami za przejazd autostradą, za parkingi,
  3. biletami na wstęp na różnego rodzaju wydarzenia, targi itp. (związane z prowadzoną działalnością),
  4. pozostałe dokumenty.

Dni i godziny przejazdów winny być zbieżne z dniami i godzinami wymienionymi w dokumencie delegacji.

Tylko prawidłowe rozliczenie delegacji gwarantuje iż w PKPiR przedsiębiorca zawarł właściwą wysokość koszów podróży służbowej.

Zagraniczna podróż służbowa przedsiębiorcy

Opublikowano: 2022-06-03

Coraz częściej w zagraniczną podróż służbową udają się sami przedsiębiorcy. Zasady jakie panują przy jej rozliczaniu są odmienne od reguł właściwych dla krajowych podróży służbowych.

Jakie więc zasady obowiązują w kwestii rozliczania zagranicznych podróży służbowej przedsiębiorcy? Co jest istotne aby podatnik mógł ująć w kosztach poniesione wydatki z owej podróży?

Zagraniczna podróż służbowa – co należy określić

Podobnie jak przed krajową podróżą przedsiębiorca musi ustalić kilka istotnych danych takich jak:

  • miejsce docelowe podróży służbowej, którym może być kilka krajów za granicą,
  • kraj lub kraje zagraniczne przez które będzie odbywać się podróż służbowa,
  • trasa podróży służbowej,
  • cel odbycia podróży służbowej związany wyłącznie z prowadzoną działalnością,
  • data rozpoczęcia i zakończenia podróży,
  • środek lokomocji, środki lokomocji.

ISTOTNE:

Co niezwykle ważne, podróż służbowa przedsiębiorcy nie musi zaczynać się i kończyć w siedzibie firmy.

ISTOTNE:

Czas trwania zagranicznej podróży służbowej ustala się w sposób odmienny od krajowej podróży służbowej.

Nie mniej do czasu trwania zagranicznej podróży służbowej przedsiębiorca doliczy czas trwania dojazdu na odcinku od miejsca rozpoczęcia podróży do granicy Polski oraz przy powrocie od granicy polskiej do miejsca zakończenia podróży.

Czas ten powinien być ustalony według zasad rozliczania krajowej podróży służbowej.

Ustalenie czasu trwania zagranicznej podróży służbowej w zależności od środka lokomocji
Lądowy Lotniczy Morski
Od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju Od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju Od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego

Dieta przysługująca przedsiębiorcy w czasie zagranicznej podróży służbowej

Przedsiębiorcy za czas odbycia zagranicznej podróży służbowej przysługuje dieta służąca pokryciu kosztów wyżywienia. Koszty wyżywienia w czasie podróży służbowej niezależnie jak udokumentowane nie będą stanowić kosztów firmowych. Odpowiednikiem ustawowych tych kosztów jest właśnie dieta.

Należy pamiętać, iż kwota zagranicznej diety nie będzie stała ale będzie uzależniona od:

  1. kwoty diety obowiązującej w docelowym państwie (państwach) podróży zagranicznej,
  2. czasu trwania zagranicznej podróży służbowej.

Zagraniczna podróż służbowa przedsiębiorcy może odbywać się do jednego, dwóch lub więcej zagranicznych państw a więc przedsiębiorca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

Kwoty diet za dobę w niektórych krajach
Nazwa państwa Waluta Kwota diety za dobę
Australia AUD 88
Belgia EUR 48
Bułgaria EUR 40
Chiny EUR 55
Czechy EUR 41
Francja EUR 50
Luksemburg EUR 48
Niemcy EUR 49
Norwegia NOK 451
USA USD 59
Szwajcaria CHF 88
Szwecja SEK 459
Wielka Brytania GBP 35

ISTOTNE:

Przedsiębiorca nie zaliczy do kosztów firmowych wydatków związanych z wyżywieniem w czasie trwania podróży służbowej. Koszty wyżywienia zostały zaklasyfikowane przez ustawodawcę właśnie jako kwota diety.

Dobowa kwota diety ujęta w kosztach firmowych nie może przekroczyć dobowej stawki kraju, lub krajów docelowych zagranicznej podróży służbowej.

ISTOTNE:

Przedsiębiorca przeliczy wartość naliczonej diety według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia dowodu rozliczenia podróży służbowej czyli druku delegacji (rozliczenia delegacji zagranicznej).

Wysokość diety uzależniona jest również od czasu trwania zagranicznej podróży służbowej. Zaprezentowano to w poniższej tabeli.

Dieta a czas trwania zagranicznej podróży służbowej
Pełna doba podróży służbowej
Dieta przysługuje w pełnej wysokości w kwocie obowiązującej dla państwa lub państw będących celem zagranicznej podróży służbowej
Niepełna doba podróży służbowej
Czas trwania podróży do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety
Czas trwania podróży ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety
Czas trwania podróży ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości

Przedsiębiorca korzysta z publicznych środków transportu w czasie zagranicznej podróży służbowej

Przedsiębiorca w czasie podróży służbowej może korzystać z publicznych środków transportu (samolot, pociąg, autokar, bus, tramwaj, inne). Aby wydatki mogły zostać ujęte w kosztach firmy wymagają prawidłowego udokumentowania rachunkiem lub fakturą.

ISTOTNE:

Ryczałt za dojazdy w podróży służbowej nie przysługuje przedsiębiorcy. Przysługuje jedynie pracownikowi. Przedsiębiorca nie jest objęty limitami ryczałtu za dojazd, którymi objęty jest pracownik.

Zagraniczna podróż służbowa firmowym samochodem

Przedsiębiorca może udać się w podróż służbową samochodem stanowiącym środek trwały w prowadzonej działalności.

W takim wypadku do kosztów firmowych podróży służbowej przedsiębiorca zaliczy koszty paliwa, napraw i czyszczenia pojazdu, nabycia części do pojazdu i innych związanych z jego użytkowaniem.

Kosztem firmowym będą także bilety za parkingi, postoje, przejazdy autostradą, winiety i inne.

ISTOTNE:

Podróż służbowa firmowym samochodem to możliwość ujęcia 75% wydatków z dokumentów dotyczących eksploatacji auta.

100% wydatków w koszty firmy tylko gdy przedsiębiorca prowadzi ewidencję przebiegu kilometrów i użytkuje samochód wyłącznie na cele firmowe.

Zagraniczna podróż służbowa prywatnym samochodem przedsiębiorcy

Przedsiębiorca może zdecydować się na wyjazd w zagraniczną podróż służbową swoim prywatnym samochodem. Do kosztów firmowych zagranicznej podróży służbowej zaliczy wówczas zarówno wydatki dotyczące paliwa, napraw i czyszczenia pojazdu, nabycia części do pojazdu i innych związanych z jego użytkowaniem.

Kosztem firmowym będą także bilety za parkingi, postoje, przejazdy autostradą, winiety i inne.

ISTOTNE:

Podróż służbowa prywatnym samochodem to możliwość ujęcia jedynie 20% wydatków z dokumentów związanych z eksploatacją auta.

Koszty noclegu występujące w czasie podróży służbowej przedsiębiorcy

Wydatki na nocleg jakie przedsiębiorca poniesie w trakcie odbywania podróży służbowej może zaliczyć w koszty firmy. Najważniejsze aby przedsiębiorca uzyskał dokument typu fakturę lub rachunek potwierdzający nabycie usług noclegowych.

ISTOTNE:

Ryczałt za nocleg nie przysługuje przedsiębiorcy. Przysługuje jedynie pracownikowi. Przedsiębiorca nie jest także objęty limitami ryczałtu za nocleg, którymi objęty jest pracownik.

Pozostałe wydatki przedsiębiorcy

Warto podkreślić, iż przedsiębiorca może do kosztów firmowych podróży służbowej ująć także i inne wydatki związane z daną podróżą.

Przykładem mogą być tu m.in.:

  • opłaty za różnego rodzaju wstęp na imprezy branżowe,
  • opłaty za wstęp na szkolenia,
  • opłaty za wstęp na targi,
  • inne opłaty.

Kluczowe w tym wypadku jest to, iż tego typu opłaty pojawiające się w trakcie trwania podróży służbowej muszą być związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

ISTOTNE:

Wszelkie poniesione, udokumentowane zagranicznymi rachunkami, fakturami, biletami wydatki przedsiębiorca przeliczy według średniego kursu NBP ogłoszonego w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień wystawienia dokumentu kosztowego.