Opublikowane w

Koszty remontu środka trwałego na gruncie PIT

Opublikowano: 2023-02-24

Przedsiębiorcy często dokonują nakładów na remont własnego środka trwałego użytkowanego w działalności gospodarczej.

Nie zawsze jednak wydatki na remont będą mogły być ujęte w koszty uzyskania przychodów. Od czego więc to zależy?

Czym jest środek trwały?

Środek trwały to składnik majątku nie kwalifikujący się jako towar handlowy albo jako pozostały wydatek.

Składnik majątku aby został uznany za środek trwały musi spełnić kilka poniższych warunków.

Składnik majątku podlegający wprowadzeniu do ewidencji środków trwałych firmy prowadzonej przez przedsiębiorcę musi wypełniać poniższe przesłanki:

  1. składnik majątku został nabyty lub wytworzony we własnym zakresie,
  2. składnik majątku musi być własnością lub współwłasnością przedsiębiorcy,
  3. musi być kompletny i zdatny do użytku,
  4. jego wartość początkowa musi przekraczać sumę 10.000zł,
  5. musi zostać przeznaczony na cele prowadzonej działalności gospodarczej,
  6. okres używania w działalności gospodarczej musi przekraczać 12 miesięcy.

ISTOTNE:

Wartość początkowa 10.000 zł będzie oznaczać:

  1. przy braku prawa do odliczenia będzie to 10.000zł brutto,
  2. przy pełnym prawie do odliczenia będzie to 10.000 zł netto,
  3. przy prawie do połowy odliczenia VAT będzie to wartość netto z faktury + 50% VAT nieodliczonego jest równe minimum 10.000 zł.

Czym jest remont środka trwałego?

Prawo budowlane określa remont jako wykonywanie w istniejącym obiekcie budowlanym prac budowlanych służących jedynie odtworzeniu stanu pierwotnego.

Warto w tym miejscu przytoczyć określenie terminu remontu przez Dyrektora KIS w wydanej przez niego interpretacji indywidualnej z dnia 30.08.2022r. o sygn. 0114-KDIP3-1.4011.562.2022.1.EC.

(…) Istotą remontu są zatem wszystkie działania przywracające pierwotny stan techniczny i użytkowy środka trwałego, w tym również polegające na wymianie zużytych składników technicznych następujące w toku eksploatacji środka trwałego i będące wynikiem tej eksploatacji, niezwiększające jego wartości początkowej. Podkreślenia wymaga fakt, że przy remoncie mogą być stosowane materiały odpowiadające aktualnym standardom technologicznym.

Remont następuje w toku eksploatacji środka trwałego przez podatnika i jest wynikiem tej eksploatacji (zużycia). Wymiana zużytych elementów środka trwałego na nowe ma charakter odtworzeniowy, przywracający jedynie jego pierwotną wartość użytkową i niezmieniający jego charakteru. (…).

ISTOTNE:

Koszty remontu środka trwałego stanowią koszty uzyskania przychodu w momencie ich poniesienia a więc zgodnie z datą wystawienia faktury.

Wydatki na remont, które faktycznie są przeznaczone na remont środka trwałego nie powiększają wartości początkowej remontowanego środka trwałego a zatem przedsiębiorca nie musi ich amortyzować w czasie a ma prawo od razu ująć w koszty firmy.

Przykład 1

Przedsiębiorca postanowił wykonać remont swojego lokalu biurowego. W ramach prac remontowych dokonał wyrównania nierówności w ścianach, w podłodze i w suficie oraz pomalował ściany i sufit. Wymienił panele na nowe. Na całość materiałów budowlanych wydał 14.500

Charakter prac można określić jako remontowy a przez to przedsiębiorca może ująć bezpośrednio w koszty firmy wydatki przeznaczone na materiał użyty do tego remontu.

Przykład 2

Przedsiębiorca postanowił wykonać remont swojego pokoju w mieszkaniu używanego na prowadzenie działalności gospodarczej. W ramach prac remontowych dokonał malowania ścian i sufitu. Wymienił stare okna oraz drzwi. Wymienił także grzejnik w pomieszczeniu. Na całość materiałów budowlanych wydał 20.500

Charakter prac można określić jako remontowy a przez to przedsiębiorca może ująć bezpośrednio w koszty firmy wydatki przeznaczone na materiał użyty do tego remontu.

Podobnie jak kwestie remontowe w kosztach podatkowych sprawa wygląda z czynnościami konserwacyjnymi. Wydatki na konserwację środka trwałego mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia. Nie mniej należy analizować każdy przypadek w sposób indywidualny bowiem niekiedy remont środka trwałego może mieć charakter ulepszenia środka trwałego. Kiedy wystąpi ulepszenie środka trwałego?

A może ulepszenie?

Nie uważa się z koszty uzyskania przychodów wydatków przeznaczonych na ulepszenie środka trwałego.

Dzieje się tak dlatego, że wartość ulepszenia podwyższa wartość początkową środka trwałego co z kolei podwyższa miesięczne odpisy amortyzacyjne.

ISTOTNE:

Wydatki na ulepszenie środka trwałego nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Muszą być dodane do wartości początkowej ulepszanego środka trwałego.

Zgodnie z tym co mówi ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych ulepszenie środka trwałego to:

  • przebudowa – poprawienie istniejącego stanu środków trwałych na inny,
  • rozbudowa składników majątku,
  • rekonstrukcja – odtworzenie zużytych całkowicie lub częściowo składników majątku,
  • adaptacja – przystosowanie składnika majtku do wykorzystania go w innym celu niż ten, do którego był pierwotnie przeznaczony albo nadania mu nowych cech użytkowych,
  • modernizacja czyli unowocześnienie środka trwałego,
  • także nabycie części składkowych.

– gdy suma wydatków poniesionych na ich przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 10.000 zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej środka trwałego w stosunku do wartości z dnia jego przyjęcia do używania w firmie.

ISTOTNE:

Ulepszenie musi zwiększać wartość użytkową środka trwałego w przeciwieństwie do remontu, który jedynie odtwarza (nie rekonstruuje) stan pierwotny.

Ulepszenie środków trwałych to m.in. zwiększenie okresu ich używania, zdolności wytwórczej, jakości produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i zmniejszenie kosztów ich eksploatacji.

Warto w tym miejscu przytoczyć różnice między remontem a ulepszeniem jakie zauważył Dyrektor KIS w wydanej przez niego interpretacji indywidualnej z dnia 30.08.2022r. o sygn. 0114-KDIP3-1.4011.562.2022.1.EC.

(…) Różnica między nakładami ponoszonymi na remont a nakładami ponoszonymi na ulepszenie środków trwałych polega na tym, że remont zmierza do podtrzymania, odtworzenia wartości użytkowej środka trwałego i jest rodzajem naprawy, wymiany zużytych elementów, natomiast w wyniku ulepszenia środek trwały zostaje unowocześniony lub przystosowany do spełniania innych, nowych funkcji, zyskuje istotną zmianę cech użytkowych. Przy czym punktem odniesienia jest stan środka trwałego z dnia przyjęcia go do używania. (…).

Przykład 3

Przedsiębiorca postanowił dokonać modernizacji instalacji centralnego ogrzewania w budynku w którym wynajmuje mieszkania. W ramach prac zostanie zdemontowana cała instalacja centralnego ogrzewania, zamontowane zostaną nowe rury, piec, grzejniki, nowe rozdzielacze, izolacje rur i elementy zabezpieczające instalację. Wartość modernizacji to 192.000 zł brutto.

Charakter prac wskazuje na ulepszenie środka trwałego. Wartość ulepszenia powinna zwiększyć wartość początkową środka trwałego.

Przedsiębiorca nie może ująć bezpośrednio w koszty firmy – wydatki przeznaczone na ulepszenie środka trwałego.

Wartość ulepszenia powiększy wartość początkową środka trwałego.

Przykład 4

Przedsiębiorca postanowił zamówić wykonanie nowej nawierzchni w miejsce dotychczasowej – na placu przed budynkiem biura w celu stworzenia miejsc parkingowych dla klientów oraz nowych możliwości dojazdowych na placu.

W zakresie prac firma budowlana będąca wykonawcą usunęła dotychczasową nawierzchnię, przygotowała nowe podłoże, wykonała nową nawierzchnię z kostki brukowej z podziałem na miejsca parkingowe, chodnik i miejsca dojazdowe. Łączna wartość prac to 74.000 zł brutto.

Charakter prac wskazuje na ulepszenie środka trwałego. Wartość ulepszenia powinna zwiększyć wartość początkową środka trwałego.

Przedsiębiorca nie może ująć bezpośrednio w koszty firmy – wydatki przeznaczone na ulepszenie środka trwałego.

Wartość ulepszenia powiększy wartość początkową środka trwałego.

Opublikowane w

Zakaz amortyzacji mieszkań od 2023 – czy należy dokonać wykreślenia z ewidencji środków trwałych. Problem budynków usługowo-mieszkalnych.

Opublikowano: 2023-02-17

Z końcem 2022 roku utracił moc przepis przejściowy pozwalający na amortyzację podatkową lokali mieszkalnych. Osoby wynajmujące lokale prywatnie zostały zobligowane do opodatkowania przychodów ryczałtem, z kolei przedsiębiorcy wynajmujący mieszkania w ramach działalności gospodarczej stają przed dylematem m.in. w zakresie wykreślenia lokali mieszkalnych z ewidencji środków trwałych.

Na jakich zasadach opodatkowywać w 2022 i 2023 roku najem?

Najem prywatny (rozliczany poza działalnością gospodarczą) jeszcze za 2022 rok można opodatkować dwojako, tj. na zasadach ogólnych (skala podatkowa) lub podatkiem zryczałtowanym. Z kolei od 2023 roku najem prywatny można opodatkować tylko i wyłącznie ryczałtem, natomiast najem w ramach działalności gospodarczej może być rozliczany w dalszym ciągu na zasadach ogólnych lub ryczałtem w zależności od wybranej formy opodatkowania danego przedsiębiorcy.

Druga istotna zmiana dotyczy odpisów amortyzacyjnych. Za sprawą przepisów przejściowych, amortyzacja podatkowa lokali nabytych/wytworzonych przed dniem 1 stycznia 2022 roku możliwa była do końca 2022 roku. Pojęcie lokal obejmuje m.in. budynki mieszkalne, lokale mieszkalne stanowiące odrębną nieruchomość, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego lub prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej.

Przepis przejściowy umożliwiający amortyzację mieszkań tylko przez rok rodzi liczne kontrowersje i wątpliwości, w szczególności w zakresie zgodności z konstytucyjną zasadą ochrony praw nabytych.

Czy zakaz amortyzacji obliguje do wykreślenia mieszkania z ewidencji środków trwałych?

Przed tym pytaniem staną w szczególności przedsiębiorcy, którzy w dalszym ciągu będą rozliczać najem na zasadach ogólnych. Choć odpisy amortyzacyjne wyłączone zostały z kosztów uzyskania przychodów, to w dalszym ciągu możliwe jest ponoszenie kosztów remontów, czy eksploatacji lokali. Takie wydatki mogą w dalszym ciągu stanowić koszty podatkowe.

Ustawa zmieniająca tj. ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2021 poz. 2105), nie przewiduje żadnych przepisów przejściowych w tym zakresie, aczkolwiek wprowadzono nową regulację w art. 22n ust. 3 ustawy o PIT, zgodnie z którą nie podlegają objęciu ewidencją środków trwałych budynki mieszkalne, lokale mieszkalne stanowiące odrębną nieruchomość, grunty lub prawo użytkowania wieczystego gruntu, związane z tym budynkiem lub lokalem, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej.

Wobec powyższego należy postawić sobie następujące pytania:

  • czy w świetle znowelizowanych regulacji nie podlegają objęciu ewidencją mieszkania nabyte/wytworzone od dnia wejścia w życie przepisów, tj. od 1 stycznia 2022 roku,
  • czy w 2023 roku należy dokonać wykreślenia z ewidencji środków trwałych budynków i lokali mieszkalnych nawet jeśli były wcześniej amortyzowane i zostały nabyte przed 1 stycznia 2022 roku?

Na te pytania trudno jednoznacznie odpowiedzieć, tym bardziej, że po pierwsze przepisy przejściowe nie uregulowały precyzyjnie tej kwestii, po drugie sprawa amortyzacji będzie z pewnością jeszcze analizowana przez sądy, po trzecie ewidencja środków trwałych często jest wykorzystywana również w innych celach np. przedkłada się ją w instytucjach finansowych w celu otrzymania finansowania, po czwarte wreszcie podmioty stosujące ustawę o rachunkowości w dalszym ciągu będą ujmować budynki i lokale mieszkalne w ewidencjach środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych (amortyzacja bilansowa).

Zdaniem autora podatnicy powinni we własnym zakresie podjąć decyzję o ewentualnym wykreśleniu posiadanych lokali z ewidencji środków trwałych, uwzględniając powyższe zmienne, w szczególności fakt, iż zakaz amortyzacji może zostać uznany za niekonstytucyjny. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej konsekwentnie odmawia podatnikom prawa do amortyzacji, jednakże ilość interpretacji z pewnością sprawi, że zasadnicza większość z nich zostanie zaskarżona i poddana ocenie sądu. Sygnatury interpretacji indywidualnych wydanych tylko w styczniu 2023 roku: 0113-kdipt2-1.4011.944.2022.2.ID, 0113-kdipt2-1.4011.1000.2022.1.ID, 0114-kdip3-1.4011.1109.2022.1.AC, 0114-KDIP3-2.4011.1120.2022.2.MJ, 0112-kdil2-2.4011.932.2022.1.MW. Na marginesie dodamy, iż liczba interpretacji w sprawie amortyzacji wydanych w styczniu 2023 roku jest dwucyfrowa co z pewnością ukazuje skalę omawianego problemu.

Jak postąpić z budynkami usługowo-mieszkalnymi?

Wątpliwości opisane w niniejszym wpisie będą dotyczyć również właścicieli budynków usługowo-mieszkalnych. W takiej sytuacji decydująca będzie klasyfikacja całego budynku zgodnie z PKOB (Polska klasyfikacja obiektów budowlanych). Jeżeli budynek zostanie uznany za niemieszkalny, wówczas nowe przepisy wyłączające amortyzację nie znajdują zastosowania. Klasyfikacja budynku jako mieszkalny oznacza zmierzenie się z problemami opisanymi w niniejszym wpisie.

O charakterze danego budynku przesądza jego powierzchnia, czyli kryterium stosunkowo łatwe do obliczenia. Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 roku w sprawie Polskiej Klasyfikacji Obiektów Budowlanych (PKOB):

  • budynki mieszkalne są to obiekty budowlane, których co najmniej połowa całkowitej powierzchni użytkowej jest wykorzystywana do celów mieszkalnych. W przypadkach, gdy mniej niż połowa całkowitej powierzchni użytkowej wykorzystywana jest na cele mieszkalne, budynek taki klasyfikowany jest jako niemieszkalny, zgodnie z jego przeznaczeniem,
  • Budynki niemieszkalne są to obiekty budowlane wykorzystywane głównie dla potrzeb niemieszkalnych. W przypadku, gdy co najmniej połowa całkowitej powierzchni użytkowej wykorzystywana jest do celów mieszkalnych, budynek klasyfikowany jest jako budynek mieszkalny.

Klasyfikacja budynku jako niemieszkalny daje pełne prawo do amortyzowania danego budynku w całości bez konieczności wyodrębniania powierzchni mieszkalnej i niemieszkalnej dla celów amortyzacji. Oznacza, to że właściciele budynków usługowo-mieszkalnych, sklasyfikowanych jako budynki niemieszkalne nie poniosą żadnych konsekwencji finansowych w związku ze zmianami przepisów na gruncie amortyzacji.

Autor: Łukasz Kluczyński

Opublikowane w

Zmiana formy opodatkowania a wypełnienie raportów ZUS na przykładach

Opublikowano: 2023-02-10

Zmiany wprowadzone przez Polski Ład istotnie komplikują wypełnianie raportów ZUS pod kątem składki zdrowotnej. Raportowanie na tym gruncie może stać się jeszcze bardziej utrudnione przy zmianie formy opodatkowania. W niniejszym wpisie przedstawiamy najważniejsze informacje w tym zakresie, także w kontekście możliwości wstecznej zmiany formy opodatkowania za 2022 rok wprowadzonej przez Polski Ład 2.0.

Zmiana formy opodatkowania z początkiem roku a raportowanie składki zdrowotnej za grudzień i styczeń – możliwe warianty

Przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na zmianę formy opodatkowania muszą zmierzyć się z prawidłowym rozliczeniem składki zdrowotnej na przełomie roku. Przypomnijmy, że sposób kalkulacji składki zdrowotnej uzależniony jest od formy opodatkowania.

Składka zdrowotna płatników opodatkowanych ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych obliczana jest za rok kalendarzowy (od stycznia do grudnia), z kolei składka zdrowotna płatników opodatkowanych na zasadach ogólnych obliczana jest za rok składkowy (od lutego do stycznia). To właśnie różnica pomiędzy rokiem składkowym, a rokiem kalendarzowym powoduje istotne komplikacje przy wypełnianiu raportów dot. składki zdrowotnej przy zmianie formy opodatkowania.

Możliwe są następujące warianty:

  • zmiana formy opodatkowania z zasad ogólnych (skala podatkowa/podatek liniowy) na podatek zryczałtowany. W tej sytuacji przedsiębiorca za styczeń deklaruje składkę zdrowotną na zasadach przewidzianych dla podatników opodatkowanych ryczałtem. Raport za grudzień zawiera składkę zdrowotną skalkulowaną w oparciu o dochód z listopada. Przedsiębiorca nie składa dodatkowego raportu w zakresie rozliczenia składki zdrowotnej od dochodu z grudnia. Składka zdrowotna zostanie wyrównana w rozliczeniu rocznym składki zdrowotnej,
  • zmiana formy opodatkowania z ryczałtu na zasady ogólne. W tej sytuacji przedsiębiorca za styczeń deklaruje składkę zdrowotną w sposób przewidziany dla zasad ogólnych. W raporcie DRA/RCA należy zamieścić zerowy dochód, ponieważ dochód z poprzedniego miesiąca nie jest znany.
  • zmiana formy opodatkowania z podatku liniowego na skalę podatkową lub odwrotnie. W tej sytuacji za styczeń składkę zdrowotną należy zadeklarować w oparciu o nowo wybraną formę opodatkowania z zerowym dochodem. Dochód za grudzień dot. poprzedniej formy opodatkowania zostanie uwzględniony w rocznym rozliczeniu składki zdrowotnej.

ISTOTNE:

Za styczeń 2023 minimalna składka zdrowotna dla przedsiębiorców opodatkowanych na zasadach ogólnych, kalkulowana jest w oparciu o minimalne wynagrodzenie obowiązujące w 2022 roku, czyli 3010 zł. Wynika to z literalnego brzmienia przepisów, bowiem minimalne wynagrodzenie ustala się na pierwszy dzień roku składkowego, czyli na 1 lutego 2022 roku.

Na marginesie należy istotnie podkreślić, że zmiana formy opodatkowania możliwa jest do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnięto pierwszy przychód. W praktyce najczęściej należy to zrobić do 20-tego lutego, choć nie zawsze.

Pierwszy przychód z działalności po upływie stycznia i późniejsza zmiana formy opodatkowania

W praktyce może okazać się, że przedsiębiorca w styczniu, a nawet w kolejnych miesiącach roku podatkowego nie osiąga przychodu np. w związku z przestojem w działalności gospodarczej.

W takiej sytuacji czas na zmianę formy opodatkowania za dany rok ulega wydłużeniu. Po zmianie formy opodatkowania, przedsiębiorca będzie zobligowany do skorygowania raportów za pierwsze miesiące roku, w których deklarował poprzednią, nieaktualną już formę opodatkowania. Sytuacja ta została zobrazowana na poniższym przykładzie.

Przykład 1

Pan Stanisław z uwagi na brak zleceń nie osiągnął w styczniu przychodów z działalności gospodarczej. Pierwszą fakturę wystawił dopiero w kolejnym miesiącu tj. w lutym.

W marcu Pan Stanisław podjął decyzję o zmianie formy opodatkowania z zasad ogólnych na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Osiągnięcie pierwszego przychodu w lutym daje Panu Stanisławowi możliwość zmiany formy opodatkowania w terminie do 20 marca ze skutkiem od 1 stycznia danego roku podatkowego.

Z uwagi na fakt, że za styczeń Pan Stanisław zadeklarował składkę zdrowotną w oparciu o zasady ogólne, będzie on zobligowany do złożenia raportu korygującego i wykazania składki zdrowotnej wyliczonej zgodnie z zasadami przewidzianymi dla ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Wsteczna zmiana formy opodatkowania za 2022 a rozliczenie składki zdrowotnej

Polski Ład 2.0 daje możliwość wstecznej zmiany formy opodatkowania za 2022 rok. Istnieją dwie ścieżki: zmiana z ryczałtu na skalę podatkową lub zmiana z podatku liniowego na skalę podatkową. Aby zmienić wstecznie formę opodatkowania za 2022 rok wystarczy złożyć zeznanie PIT-36 i rozliczyć dochody wg skali podatkowej. Czas na zmianę formy opodatkowania upływa wraz z terminem złożenia zeznania rocznego za 2022 rok, czyli z dniem 2 maja 2023 roku.

W sytuacji wstecznej zmiany formy opodatkowania za 2022 rok, zgodnie z poradnikiem ZUS pt. Polski Ład. Co zmienia się w przepisach rozliczania składki na ubezpieczenie zdrowotne od 1 stycznia 2022 r. (stan prawny na 1 stycznia 2023 r.) nie ma konieczności korygowania miesięcznych raportów składanych w trakcie roku kalendarzowego/składkowego. Natomiast roczną składkę zdrowotną należy obliczyć wg właściwej (zmienionej) formy opodatkowania.

Polski Ład 2.0 umożliwił jeszcze drugi wariant zmiany formy opodatkowania za 2022 rok. Przedsiębiorcy, którzy złożyli stosowne oświadczenie o rezygnacji z ryczałtu w terminie do 22 sierpnia 2022 roku, mieli możliwość rozliczenia pierwszej połowy roku w oparciu o podatek zryczałtowany, natomiast drugiej połowy roku w oparciu o skalę podatkową. Dwie formy opodatkowania za 2022 rok zobowiązują do podwójnego rozliczenia rocznego składki zdrowotnej: pierwsze rozliczenie roczne składki za miesiące styczeń-czerwiec w oparciu o zasady przewidziane dla podatku zryczałtowanego, drugie za miesiące lipiec-grudzień w oparciu o zasady przewidziane dla zasad ogólnych.

Autor: Łukasz Kluczyński

Opublikowane w

Likwidacja działalności a obowiązek wcześniejszego złożenia PIT-11 i PIT-4R oraz innych dokumentów sporządzonych przez płatników

Opublikowano: 2023-02-03

Przedsiębiorcy z różnych względów zamykają firmę. Taka decyzja niesie za sobą szereg obowiązków na gruncie dokumentacji firmowej zarówno własnej jak i pracowniczej. W niniejszym wpisie przybliżamy tematykę terminu sporządzenia PIT-11 i PIT-4R oraz innych dokumentów w przypadku likwidacji działalności gospodarczej.

Ostatni dzień prowadzenia działalności terminem na zamknięcie spraw pracowniczych

Standardowy termin na przesłanie do organu podatkowego PIT-4R oraz PIT-11 za poprzedni rok upływa z końcem stycznia roku następnego. Z kolei informacje PIT-11 należy dostarczyć pracownikom/zleceniobiorcom w terminie do końca lutego.

Likwidacja/zamknięcie działalności gospodarczej przed upływem w/w terminów rodzi konieczność:

  • przesłania PIT-11 i PIT-4R do organu podatkowego nie później niż w dniu zaprzestania działalności gospodarczej,
  • dostarczenia PIT-11 pracownikom/zleceniobiorcom także nie później niż w ostatnim dniu zaprzestania działalności gospodarczej.

Problem ten dotyczy nie tylko standardowych informacji PIT-11 i PIT-4R, lecz również innych mniej popularnych dokumentów sporządzanych przez płatników. Z kolei niedopełnienie obowiązków na tym gruncie zrodzić może określone sankcje. Szczegóły w dalszej części niniejszego artykułu.

Wcześniejsze raportowanie dotyczy również innych dokumentów generowanych przez płatników

Płatnicy oprócz PIT-11 i PIT-4R zobligowani są w pewnych sytuacjach do sporządzania i raportowania organom podatkowym, a także podatnikom również innych dokumentów związanych z poborem zaliczek na podatek dochodowy.

Najpóźniej w ostatnim dniu prowadzenia działalności gospodarczej, w przypadku jej likwidacji, płatnicy są zobligowani do sporządzenia i złożenia w organie podatkowym również innych dokumentów, do których należą:

  • IFT-1/IFT-1R – informacja o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez osoby fizyczne niemające w Polsce miejsca zamieszkania,
  • IFT-2/IFT-2R – Informacja o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez podatników podatku dochodowego od osób prawnych niemających siedziby lub zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,

(obowiązek składania powyższych informacji wynika m.in. z pobierania tzw. podatku u źródła),

  • PIT-8C – informacja o niektórych dochodach z kapitałów pieniężnych (papiery wartościowe, dywidendy etc.),
  • PIT-8AR – deklaracja roczna o zryczałtowanym podatku dochodowym (dot. umów cywilnoprawnych jeżeli kwota należności określona w umowie zawartej z osobą niebędącą pracownikiem płatnika nie przekracza 200 zł),
  • PIT-R – informacja o wypłaconych podatnikowi kwotach z tytułu pełnienia obowiązków społecznych i obywatelskich,
  • PIT-11K – informacja o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy przekazywanych przez komorników sądowych lub inny podmiot niebędący następcą prawnym zakładu pracy.

Planowanie likwidacji działalności gospodarczej należy więc rozszerzyć o terminowe zrealizowanie obowiązków wynikających z funkcji płatnika, jeżeli podmiot takowe funkcje pełnił w danym roku podatkowym. Zaniedbania na tym gruncie mogą zrodzić negatywne skutki finansowe i karne.

Niezłożenie przed końcem działalności gospodarczej właściwych dokumentów może zrodzić sankcje karnoskarbowe

Płatnik, który nie składa w terminie wymaganych informacji podatkowych może zostać ukarany na podstawie art. 80 ustawy z dnia 10 września 1999 roku Kodeks krany skarbowy karą grzywny do 180 stawek dziennych.

Zgodnie z przywołaną wyżej ustawą Ustalając stawkę dzienną, sąd bierze pod uwagę dochody sprawcy, jego warunki osobiste, rodzinne, stosunki majątkowe i możliwości zarobkowe; stawka dzienna nie może być niższa od jednej trzydziestej części minimalnego wynagrodzenia ani też przekraczać jej czterystukrotności.

Zatem w 2023 roku (przyjmując wynagrodzenie minimalne obowiązujące od lipca w kwocie 3 600 zł brutto), stawka dzienna kształtuje się w przedziale od 120 zł do 48 000 zł). Minimalna grzywna w stawkach dziennych wynosi 10 stawek, czyli w 2023 roku 1 200 zł. W wypadku mniejszej wagi w rozumieniu kodeksu, sprawca czynu zabronionego podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

Czynny żal czyli zaniechanie ukarania sprawcy czynu zabronionego

Płatnik likwidujący działalność gospodarczą, który przed dniem jej zakończenia nie złoży w organie podatkowym odpowiednich dokumentów i/lub nie dostarczy ich podatnikowi, dopuści się tym samym czynu zabronionego w rozumieniu ustawy Kodeks karny skarbowy.

Od negatywnych sankcji, w przypadku nieterminowego złożenia informacji/deklaracji, uchronić się można składając tzw. czynny żal. Instytucja czynnego żalu wynika z art. 16 ustawy Kodeks karny skarbowy. Przepis ten wskazuje, iż Nie podlega karze za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe sprawca, który po popełnieniu czynu zabronionego zawiadomił o tym organ powołany do ścigania, ujawniając istotne okoliczności tego czynu, w szczególności osoby współdziałające w jego popełnieniu. Korzystając z czynnego żalu konieczne jest złożenie brakujących informacji/deklaracji oraz uiszczenie ewentualnego zaległego podatku.

Czynny żal należy złożyć na piśmie w dowolnym urzędzie skarbowym. W 2023 roku po zmianie organizacji Krajowej Administracji Skarbowej powstały wątpliwości, gdzie należy kierować czynne żale, bowiem w każdym województwie wyznaczony został jeden urząd skarbowy do wykonywania zadań mi.in w zakresie spraw dot. przestępstw i wykroczeń skarbowych, pełniący rolę „organu powołanego do ścigania”. Ministerstwo Finansów rozwiało wątpliwości i potwierdziło, że składnie czynnych żalów należy procedować na dotychczasowych zasadach poprzez kierowanie ich do dowolnego urzędu skarbowego (rekomendowane jest składanie czynnego żalu w urzędzie skarbowym właściwym dla podatnika).

Należy mieć jednak na względzie fakt, iż czynny żal może w pewnych okolicznościach nie przynieść oczekiwanych rezultatów, w szczególności gdy organ ścigania miał już wyraźnie udokumentowaną wiadomość o popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego.

Autor: Łukasz Kluczyński