Likwidacja działalności a obowiązek wcześniejszego złożenia PIT-11 i PIT-4R oraz innych dokumentów sporządzonych przez płatników

Opublikowano: 2023-02-03

Przedsiębiorcy z różnych względów zamykają firmę. Taka decyzja niesie za sobą szereg obowiązków na gruncie dokumentacji firmowej zarówno własnej jak i pracowniczej. W niniejszym wpisie przybliżamy tematykę terminu sporządzenia PIT-11 i PIT-4R oraz innych dokumentów w przypadku likwidacji działalności gospodarczej.

Ostatni dzień prowadzenia działalności terminem na zamknięcie spraw pracowniczych

Standardowy termin na przesłanie do organu podatkowego PIT-4R oraz PIT-11 za poprzedni rok upływa z końcem stycznia roku następnego. Z kolei informacje PIT-11 należy dostarczyć pracownikom/zleceniobiorcom w terminie do końca lutego.

Likwidacja/zamknięcie działalności gospodarczej przed upływem w/w terminów rodzi konieczność:

  • przesłania PIT-11 i PIT-4R do organu podatkowego nie później niż w dniu zaprzestania działalności gospodarczej,
  • dostarczenia PIT-11 pracownikom/zleceniobiorcom także nie później niż w ostatnim dniu zaprzestania działalności gospodarczej.

Problem ten dotyczy nie tylko standardowych informacji PIT-11 i PIT-4R, lecz również innych mniej popularnych dokumentów sporządzanych przez płatników. Z kolei niedopełnienie obowiązków na tym gruncie zrodzić może określone sankcje. Szczegóły w dalszej części niniejszego artykułu.

Wcześniejsze raportowanie dotyczy również innych dokumentów generowanych przez płatników

Płatnicy oprócz PIT-11 i PIT-4R zobligowani są w pewnych sytuacjach do sporządzania i raportowania organom podatkowym, a także podatnikom również innych dokumentów związanych z poborem zaliczek na podatek dochodowy.

Najpóźniej w ostatnim dniu prowadzenia działalności gospodarczej, w przypadku jej likwidacji, płatnicy są zobligowani do sporządzenia i złożenia w organie podatkowym również innych dokumentów, do których należą:

  • IFT-1/IFT-1R – informacja o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez osoby fizyczne niemające w Polsce miejsca zamieszkania,
  • IFT-2/IFT-2R – Informacja o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez podatników podatku dochodowego od osób prawnych niemających siedziby lub zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,

(obowiązek składania powyższych informacji wynika m.in. z pobierania tzw. podatku u źródła),

  • PIT-8C – informacja o niektórych dochodach z kapitałów pieniężnych (papiery wartościowe, dywidendy etc.),
  • PIT-8AR – deklaracja roczna o zryczałtowanym podatku dochodowym (dot. umów cywilnoprawnych jeżeli kwota należności określona w umowie zawartej z osobą niebędącą pracownikiem płatnika nie przekracza 200 zł),
  • PIT-R – informacja o wypłaconych podatnikowi kwotach z tytułu pełnienia obowiązków społecznych i obywatelskich,
  • PIT-11K – informacja o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy przekazywanych przez komorników sądowych lub inny podmiot niebędący następcą prawnym zakładu pracy.

Planowanie likwidacji działalności gospodarczej należy więc rozszerzyć o terminowe zrealizowanie obowiązków wynikających z funkcji płatnika, jeżeli podmiot takowe funkcje pełnił w danym roku podatkowym. Zaniedbania na tym gruncie mogą zrodzić negatywne skutki finansowe i karne.

Niezłożenie przed końcem działalności gospodarczej właściwych dokumentów może zrodzić sankcje karnoskarbowe

Płatnik, który nie składa w terminie wymaganych informacji podatkowych może zostać ukarany na podstawie art. 80 ustawy z dnia 10 września 1999 roku Kodeks krany skarbowy karą grzywny do 180 stawek dziennych.

Zgodnie z przywołaną wyżej ustawą Ustalając stawkę dzienną, sąd bierze pod uwagę dochody sprawcy, jego warunki osobiste, rodzinne, stosunki majątkowe i możliwości zarobkowe; stawka dzienna nie może być niższa od jednej trzydziestej części minimalnego wynagrodzenia ani też przekraczać jej czterystukrotności.

Zatem w 2023 roku (przyjmując wynagrodzenie minimalne obowiązujące od lipca w kwocie 3 600 zł brutto), stawka dzienna kształtuje się w przedziale od 120 zł do 48 000 zł). Minimalna grzywna w stawkach dziennych wynosi 10 stawek, czyli w 2023 roku 1 200 zł. W wypadku mniejszej wagi w rozumieniu kodeksu, sprawca czynu zabronionego podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

Czynny żal czyli zaniechanie ukarania sprawcy czynu zabronionego

Płatnik likwidujący działalność gospodarczą, który przed dniem jej zakończenia nie złoży w organie podatkowym odpowiednich dokumentów i/lub nie dostarczy ich podatnikowi, dopuści się tym samym czynu zabronionego w rozumieniu ustawy Kodeks karny skarbowy.

Od negatywnych sankcji, w przypadku nieterminowego złożenia informacji/deklaracji, uchronić się można składając tzw. czynny żal. Instytucja czynnego żalu wynika z art. 16 ustawy Kodeks karny skarbowy. Przepis ten wskazuje, iż Nie podlega karze za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe sprawca, który po popełnieniu czynu zabronionego zawiadomił o tym organ powołany do ścigania, ujawniając istotne okoliczności tego czynu, w szczególności osoby współdziałające w jego popełnieniu. Korzystając z czynnego żalu konieczne jest złożenie brakujących informacji/deklaracji oraz uiszczenie ewentualnego zaległego podatku.

Czynny żal należy złożyć na piśmie w dowolnym urzędzie skarbowym. W 2023 roku po zmianie organizacji Krajowej Administracji Skarbowej powstały wątpliwości, gdzie należy kierować czynne żale, bowiem w każdym województwie wyznaczony został jeden urząd skarbowy do wykonywania zadań mi.in w zakresie spraw dot. przestępstw i wykroczeń skarbowych, pełniący rolę „organu powołanego do ścigania”. Ministerstwo Finansów rozwiało wątpliwości i potwierdziło, że składnie czynnych żalów należy procedować na dotychczasowych zasadach poprzez kierowanie ich do dowolnego urzędu skarbowego (rekomendowane jest składanie czynnego żalu w urzędzie skarbowym właściwym dla podatnika).

Należy mieć jednak na względzie fakt, iż czynny żal może w pewnych okolicznościach nie przynieść oczekiwanych rezultatów, w szczególności gdy organ ścigania miał już wyraźnie udokumentowaną wiadomość o popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego.

Autor: Łukasz Kluczyński