Opublikowano: 2021-10-15
W dzisiejszym obrocie gospodarczym powszechnie przez przedsiębiorców stosowane jest narzędzie dokumentowania transakcji sprzedaży – faktura sprzedaży.
Formy faktury sprzedaży jakie są stosowane to faktura elektroniczna czy wciąż papierowa.
Już w październiku 2021r. weszła do obiegu gospodarczego wśród przedsiębiorców nowa forma faktury sprzedaży zwana fakturą strukturyzowaną. Jakimi cechami i wymogami charakteryzuje się ta postać faktury sprzedaży? O tym i o wielu innych kwestiach opowiedziano w niniejszej publikacji.
Czym jest faktura strukturyzowana
Faktura strukturyzowana jest dokumentem w postaci tylko elektronicznej. Faktura ta będzie udostępniona w postaci schematu (pliku) przez Krajową Administrację Skarbową (KAS).
Wystawienie faktury będzie odbywać się za pośrednictwem systemu KSEF (Krajowy System e-Faktur) albo za pomocą systemów finansowo-księgowych lub innych pochodnych, które zostaną zintegrowane z systemem KSEF poprzez udostępnioną przez KAS wtyczkę.
Już sama cecha tej faktury – udostępnienie i wystawienie w systemie administracji skarbowej KSEF spowoduje, iż faktura będzie wystawiana według ujednoliconego wzoru dla wszystkich (oczywiście z możliwymi modyfikacjami z uwagi na specyfikę sprzedaży krajowej i zagranicznej) co będzie cechowało integralnością jej wszystkich elementów.
Póki co dobrowolnie
Faktura strukturyzowana przez pewien czas ma być dobrowolną opcją. Zatem przedsiębiorcy będą mogli nadal za pośrednictwem swoich narzędzi wystawiać fakturę sprzedaży w dotychczasowym kształcie.
ISTOTNE:
Co istotne, przekazanie faktury kupującemu w formie ustrukturyzowanej wymaga wcześniejszej zgody odbiorcy.
Czym jest KSEF
Krajowy system e-Faktur jest centralnym systemem zarządzanym przez KAS, udostępniającym podatnikom narzędzie do wystawiania faktur strukturyzowanych według ujednoliconego wzoru oraz końcówki do oprogramowania stosowanego przez firmy.
Pozwala przechowywać, archiwizować oraz udostępniać do wglądu osobom uwierzytelnionym wystawione faktury strukturyzowane.
Ponadto będzie umożliwiał wysyłanie faktury strukturyzowanej do odbiorcy, ale również odbiór takiej faktury przez odbiorcę.
Będzie także spełniał funkcje kontrolne dla organów skarbowych, które będą mogły bezpośrednio porównać dane wynikające z wystawianych faktur z plikiem JPK_V7.
Faktura to nie nota
Tylko faktury sprzedaży będą mogły być wystawiane w formie strukturyzowanej. Nie będzie możliwości wystawiania w tej postaci noty korygującej.
Najważniejsze przymioty faktury strukturyzowanej
Przedsiębiorca, który chce już od 1 października 2021r. rozpocząć wystawianie faktur sprzedaży w formie ustrukturyzowanej ma obowiązek o tym powiadomić właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
Faktura strukturyzowana posiada określone cechy dokumentu elektronicznego co w połączeniu z systemem KSEF uwypukla poniższe cechy:
- Użytkownik systemu KSEF (oprogramowania zintegrowanego systemu finansowo-księgowego) będzie musiał wpierw uwierzytelnić swoją osobę zanim rozpocznie wystawianie faktur strukturyzowanych, uwierzytelnienie może odbyć się za pomocą profilu zaufanego albo kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
- Wystawianie faktury strukturyzowanej, jej edycja, późniejszy dostęp do niej, odbiór faktury będzie możliwy wyłącznie za pomocą systemu KSEF albo za jego pośrednictwem w przypadku wystawiania faktur z systemów finansowo-księgowych,
- Faktury będą mogły być zapisywane, udostępniane, przesyłane, odbierane a uwierzytelniony użytkownik będzie dysponował narzędziem na wzór skrzynki nadawczo-odbiorczej umożliwiającej odbiór i wysyłkę faktur strukturyzowanych,
- Skrzynka nadawczo-odbiorcza faktur strukturyzowanych systemu KSEF będzie rejestrowała całą drogę faktury, co spowoduje przypisanie daty otrzymania faktury w momencie udostępnienia jej odbiorcy za pomocą KSEF,
- KSEF będzie przydzielał unikalny numer identyfikujący fakturę.
ISTOTNE:
Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą nie będą mieli obowiązku zgłaszania rozpoczęcia wystawiania faktur strukturyzowanych, jeżeli nie udzielą upoważnienia do wystawiania faktur strukturyzowanych osobom trzecim.
Szybszy zwrot podatku VAT
Przedsiębiorcy, którzy będą wystawiać faktury w formie strukturyzowanej będą mogli wnioskować o zwrot VAT w szybszym standardowym terminie 40 dni (zamiast 60 dni).
ISTOTNE:
Jednak warunkami skorzystania z tego terminu będzie, aby przedsiębiorca był czynnym podatnikiem VAT, miał zgłoszony rachunek na białej liście, wystawiał wyłącznie faktury strukturyzowane za okres składnia wniosku o zwrot VAT a ponadto kwota nadwyżki podatku VAT z poprzednich okresów nie może przekroczyć 3.000 zł.
Korekta VAT in minus bez dokumentacji uzgodnienia warunków
Podatnicy, którzy po wystawieniu faktury strukturyzowanej udzielą rabatu, zwrócą nabywcy zaliczkę lub całość należności bądź otrzymają zwrot towarów – będą zobligowani do wystawienia faktury korygującej. Jak wiadomo od 2021r. warunkiem w tych wypadkach ujęcia faktury korygującej sprzedaży in minus ewidencji JPK_V7 jest posiadanie dokumentacji o uzgodnieniu z nabywcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania i podatku VAT.
Podatnik, który wystawił strukturyzowaną fakturę korygującą in minus nie musi dysponować w ogóle tą dokumentacją.
Ujęcie strukturyzowanej faktury korygującej in minus nastąpi:
- Po stronie sprzedawcy – w miesiącu wystawienia faktury (w KSEF),
- Po stronie nabywcy – w miesiącu jej otrzymania (udostępnienia nabywcy w KSEF).