Nota czy faktura korygująca?

Kiedy należy wystawić notę korygującą a kiedy fakturę korygującą? To pytanie codziennie zadaje sobie wielu podatników. Jest to o tyle istotna sprawa, gdyż są momenty, w których wykluczone jest korygowanie nieprawidłowych danych notą korygującą. Są też wyjątkowe sytuacje, w których podatnik powinien użyć wyłącznie faktury korygującej, choć rodzaj danych wskazuje na możliwość użycia noty. Warto, więc poznać reguły i sytuacje właściwe dla wystawienia noty i faktury korygującej.

Czytaj dalej Nota czy faktura korygująca?

Faktura korygująca a przychody u sprzedawcy i koszty u nabywcy w podatku dochodowym od osób fizycznych

Odpowiedni moment zaksięgowania faktury korygującej ma niebagatelny wpływ na wysokość zaliczki na podatek dochodowy. Od właściwego ujęcia faktury korygującej zależy także prawidłowe rozliczenie podatku VAT. W niniejszej publikacji za główny kierunek obrano wyjaśnienie momentu ujęcia faktury korygującej i skutków podatkowych w podatku dochodowym, jakie ona wywołuje.

Co to jest faktura korygująca sprzedaż?

Faktura korygująca sprzedaż towarów lub usług jest to faktura przy pomocy, której podatnik ma możliwość poprawić błędy natury formalnej na fakturze pierwotnej albo skorygować wartość wynikającą z faktury pierwotnej a powstałą w wyniku zdarzeń powstałych po wystawieniu faktury pierwotnej.

Należy podkreślić, że faktura korygująca nie wpływa w żaden sposób na operację gospodarczą udokumentowaną fakturą pierwotną a jedynie koryguje niektóre jej dane.

Kiedy należy wystawić fakturę korygującą?

W tym miejscu należy uwzględnić art. 106j ust. 1 ustawy o VAT, w której prawodawca określa, że podatnik powinien wystawić fakturę korygującą, jeżeli po wystawieniu faktury pierwotnej:

  1. stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku VAT lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury,
  2. udzielono rabatu,
  3. udzielono opustów i obniżek cen,
  4. klient zwrócił sprzedawcy towary, opakowania,
  5. sprzedawca zwrócił nabywcy część lub całość otrzymanej wcześniej zaliczki,
  6. podwyższono cenę.

Obligatoryjne elementy faktury korygującej

W art. 106j ust. 2 ustawy o VAT ustawodawca określa obowiązkowe elementy faktury korygującej. Są nimi:

  1. słowo faktura korygująca albo korekta,
  2. numer kolejny faktur korygującej wraz z datą jej wystawienia,
  3. dane zawarte w fakturze pierwotnej, której dotyczy faktura korygująca:
  1. data wystawienia,
  2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
  3. imię i nazwisko, nazwa firmy oraz adres sprzedawcy i nabywcy,
  4. numer NIP sprzedawcy,
  5. numer NIP nabywcy,
  6. data sprzedaży towarów lub usług albo otrzymania zaliczki, jeżeli data ta jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
  7. nazwę, rodzaj towaru lub usługi objętych korektą,
  1. przyczyna korekty,
  2. kwota korekty podstawy opodatkowania (kwota netto) lub kwota korekty podatku VAT z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej – jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania (kwoty netto) lub kwoty podatku VAT,
  3. w przypadkach innych niż wskazane w pkt 5 – prawidłową treść korygowanych pozycji.

Dodatkowe elementy zbiorczej faktury korygującej

Czasem może mieć miejsce sytuacja, w której sprzedawca zamierza udzielić rabatów, opustów czy obniżek cen dla wszystkich towarów (usług) sprzedanych w danym okresie czasu na rzecz jednego odbiorcy.

Wtedy faktura korygująca powinna dodatkowo zawierać okres czasu, do którego odnosi się udzielany opust lub obniżka cen a jednocześnie nie musi zawierać nazwy, rodzaju towaru, usługi (objętych korektą) oraz numeru NIP nabywcy i daty sprzedaży (otrzymania zaliczki).

Faktura korygująca tylko w odniesieniu do faktury pierwotnej

Jedną z podstawowych zasad wystawiania faktur korygujących jest to, że podatnik ma prawo ją wystawić tylko, wtedy gdy wcześniej wystawił fakturę pierwotną.

Zatem faktura korygująca:

  1. odnosi się do danych wynikających z faktury pierwotnej oraz
  2. powoduje skorygowanie danych ujętych na fakturze pierwotnej.

Nie ma możliwości wystawienia faktury korygującej bez uprzedniego wystawienia faktury pierwotnej.

Przyczyna wystawienia faktury korygującej

Jednym z obowiązkowych (bardzo ważnych) elementów faktury korygującej jest przyczyna jej wystawienia (przyczyna korekta). Podatnik sprzedawca nie może wystawić faktury korygującej bez podania przyczyny korekty, ponieważ taka faktura będzie z punktu prawno-formalnego wystawiona nieprawidłowo.

Faktura korygująca nie zawierająca przyczyny korekty może zostać podważona przez organ podatkowy w trakcie czynności sprawdzających czy kontroli skarbowej. Może zostać także odrzucona przez kontrahenta albo, co gorsze w nieprawidłowy sposób zaksięgowana i rozliczona podatkowo. Dlaczego?

Od rodzaju przyczyny korekty zależy czy podatnik ujmie fakturę korygującą na bieżąco czy będzie zobowiązany cofnąć się do okresu wystawienia faktury pierwotnej. Dlatego niezwykle ważnym, obowiązkowym elementem faktury korygującej jest przyczyna korekty.

Przyczynę korekty można podzielić na dwa typy:

  1. oczywistą omyłkę lub błąd rachunkowy istniejące już w momencie wystawienia pierwotnej faktury sprzedaży,
  2. inne zdarzenia powstałe po wystawieniu pierwotnej faktury sprzedaży.

Poprzez oczywistą omyłkę można rozumieć np. pomyłkę w cenie, ilości towaru, stawce VAT, kursie waluty, inne.

Z kolei pozostałymi przyczynami korekty mogą być udzielenie rabatów, upustów, zwrot towarów (reklamacje), zmiana ceny na skutek jej podwyższenia, zwrócenie należności lub zaliczki.

Bardziej dotkliwe skutki korekty odczują podatnicy w przypadku faktur korygujących sprzedaż, których przyczyną wystawienia była oczywista omyłka lub błąd rachunkowy, o czym poniżej.

Potwierdzenie otrzymania faktury korygującej

W przypadku, gdy sprzedawca wystawi fakturę korygująca sprzedaży czy to zwiększającą czy też zmniejszającą przychody, to nie ma on obowiązku ubiegania się czy też oczekiwania na potwierdzenie odbioru faktury korygującej.

Za to dysponowanie takim potwierdzeniem obligatoryjne jest dla celów VAT, ale o tym w drugiej części publikacji traktującej o wpływie faktury korygującej sprzedaż na rozliczenie podatku VAT.

Skutki zaksięgowania faktury korygującej sprzedaż u podatnika sprzedawcy

W art. 14 ust. 1m ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwanej dalej ustawą o PIT stwierdzono, że gdy przyczyną korekty jest błąd rachunkowy lub inna oczywista pomyłka, to fakturę korygującą sprzedaż, (która zwiększa lub zmniejsza wykazaną łączną kwotę sprzedaży netto) sprzedawca ujmuje poprzez zwiększenie albo zmniejszenie przychodów o kwotę korekty wykazanej na fakturze korygującej w okresie sprzedaży, którego dotyczy faktura pierwotna sprzedaży.

Jeżeli natomiast przyczyna korekty jest inna niż błąd rachunkowy lub inna oczywista pomyłka np. zwrot towarów, rabaty, upusty, podwyższenie ceny, zwrot całości należności (otrzymanie zapłaty 100% należności przed dostawą towarów lub wykonaniem usługi i wystawieniem faktury), wówczas faktura korygująca księgowana jest, jako zmniejszenie lub zwiększenie przychodów (o kwotę korekty wykazaną na fakturze korygującej) osiągniętych w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca.

Warto zaznaczyć, że jeżeli w okresie rozliczeniowym, w którym podatnik sprzedawca ma obowiązek ująć fakturę korygującą (zmniejszającą lub zwiększająca przychody) nie uzyskał żadnych przychodów lub za małe w stosunku do kwoty korekty, to ma on obowiązek powiększenia kosztów o kwotę, o którą nie zostały pomniejszone przychody (o całość lub część kwoty korekty wynikającej z faktury korygującej sprzedaż).

Skutki zaksięgowania faktury korygującej sprzedaż u podatnika nabywcy

Nabywca otrzymując fakturę korygującą jest zobowiązany ująć ją odpowiednio w kosztach uzyskania przychodu swojej firmy.

Gdy otrzymana faktura korygująca dotyczy korekty kosztu (także odpisu amortyzacyjnego) niespowodowanej błędem rachunkowym lub inną oczywistą omyłką, to podatnik nabywca księguje fakturę, jako zmniejszenie lub zwiększenie kosztów w okresie, w którym ją otrzymał.

Jeżeli podatnik nabywca nie poniósł w danym okresie rozliczeniowym (korekty) w ogóle kosztów lub poniósł w kwocie mniejszej aniżeli wartość korekty, to dokonuje zwiększenia przychodów o sumę, jaką zabrało do pomniejszenia (powiększenia) kosztów.

Należy jednak zaznaczyć, że powyższej korekty kosztów nie dokonuje się, jeżeli koszty te dotyczą przedawnionych zobowiązań podatkowych albo cen transferowych.

Faktura korygująca w szczególnych przypadkach

W praktyce gospodarczej występują również inne okoliczności oddziaływania wystawionych przez podatnika sprzedawcę faktur korygujących na koszty u podatnika nabywcy. Są to m.in. korekty, które wystąpiły po:

  1. likwidacji pozarolniczej działalności gospodarczej przez nabywcę,
  2. zmianie formy opodatkowania (u nabywcy) na zryczałtowany podatek dochodowy.

Jeśli korekta kosztów następuje po likwidacji pozarolniczej działalności gospodarczej, wówczas pomniejszenie lub powiększenie kosztów podatnik nabywca dokonuje w ostatnim okresie rozliczeniowym przed likwidacją pozarolniczej działalności gospodarczej.

Jeżeli natomiast korekta kosztów następuje po zmianie formy opodatkowania na ryczałt, wtedy zmniejszenia lub zwiększenia kosztów podatnik nabywca dokonuje w ostatnim okresie rozliczeniowym przed zmianą formy opodatkowania na ryczałt.

Opublikowano: 2019-08-29