Wystawienie faktury przed dostawą towarów lub świadczeniem usług jest ustawowo dopuszczalne. Przedsiębiorca ma taką możliwość i może jak najbardziej z niej skorzystać jeżeli zachodzi taka potrzeba.
Powinien jednak pamiętać o pewnych istotnych kwestiach z tym związanych, może bowiem narazić się na negatywne konsekwencje w przypadku kontroli skarbowej.
Faktura sprzedaży
Faktura sprzedaży do podstawowy dokument potwierdzający wystąpienie operacji gospodarczej w obrocie gospodarczym pomiędzy konkretnymi stronami danej transakcji.
Faktura sprzedaży powinna zawierać poniższe elementy:
| Obligatoryjne dane na fakturze sprzedaży | |
| Lp. | Wykaz danych |
| 1. | Data wystawienia |
| 2. | Numer faktury |
| 3. | Numer NIP sprzedawcy |
| 4. | Imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy |
| 5. | Numer NIP nabywcy |
| 6. | Data sprzedaży towarów, wykonania usługi (jeżeli jest inna niż data wystawienia), otrzymania zaliczki |
| 7. | Nazwa (rodzaj) towaru lub usługi |
| 8. | Miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług |
| 9. | Cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku VAT (cenę jednostkową netto) |
| 10. | Kwota wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto |
| 11. | Wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku VAT (wartość sprzedaży netto) |
| 12. | Stawka podatku VAT albo stawka podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych |
| 13. | Suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku VAT i sprzedaż zwolnioną od podatku VAT |
| 14. | Kwota podatku VAT od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku VAT |
| 15. | Kwota należności ogółem |
| 16. | Pozostałe elementy wymagane w zależności od rodzaju transakcji |
Fakturę sprzedaży zobowiązany wystawić jest podatnik (prowadzący działalność), który dokonuje sprzedaży towarów lub usług.
Kiedy należy wystawić fakturę sprzedaży
W nawiązaniu do art. 106i ustawy o VAT podatnik wystawia fakturę sprzedaży nie później niż 15-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.
ISTOTNE:
Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi podatnik otrzymał całość lub część zapłaty fakturę wystawia nie później niż 15-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.
Fakturę wystawia się nie później niż:
- 30-tego dnia od dnia wykonania usług – w przypadku świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych,
- 60-tego dnia od dnia wydania towarów – w przypadku dostawy książek drukowanych (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i 4903 00 00) – z wyłączeniem map i ulotek – oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych (CN 4902), z wyjątkiem dostaw towarów stanowiących nieodpłatne świadczenie dokonywanych na rzecz podatnika ułatwiającego dostawy towarów oraz przez tego podatnika,
- 90-tego dnia od dnia wykonania czynności – w czynności polegających na drukowaniu książek (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i 4903 00 00) – z wyłączeniem map i ulotek – oraz gazet, czasopism i magazynów (CN 4902), z wyjątkiem importu usług,
- z upływem terminu płatności określonym na fakturze albo umowie – w przypadku dostaw towarów lub świadczenia usług dla których obowiązek opodatkowania w VAT powstaje w dacie wystawienia faktury.
W przypadku zgłoszenia żądania wystawienia faktury w okresie 3 miesięcy podatnik wystawia fakturę:
- nie później niż 15-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę albo otrzymano zaliczkę lub całość należności przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi – jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty,
- nie później niż 15-tego dnia od dnia zgłoszenia ww. żądania – jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.
Faktura wystawiona przed dostawą towarów lub świadczeniem usług
Może się zdarzyć, że przedsiębiorca będzie musiał albo będzie po prostu chciał wystawić fakturę sprzedaży jeszcze przed dokonaniem dostawy towarów lub realizacji usługi. Może tego dokonać niemniej powinien uważać na kilka istotnych kwestii.
Pierwszym przypadkiem w którym czynny podatnik VAT wręcz musi wystawić fakturę sprzedaży jest otrzymanie zaliczki przed wykonaniem usługi albo dokonaniem dostawy towarów. Czynny podatnik VAT, który otrzyma zaliczkę a nie wykonał usługi lub nie dostarczył towarów ma obowiązek wystawić fakturę sprzedaży. Fakturę tę wystawia najdalej do 15-tego dnia miesiąca następnego po miesiącu otrzymania zaliczki. To jeszcze nie wszystko.
Czynny podatnik VAT może przecież z góry otrzymać całość należności przed wykonaniem usługi albo dokonaniem dostawy towarów.
W takiej sytuacji fakturę sprzedaży czynny podatnik VAT wystawia najdalej do 15-tego dnia miesiąca następnego po miesiącu otrzymania całości należności.
Drugim istotnym przypadkiem w którym czynny podatnik VAT może dobrowolnie wystawić fakturę sprzedaży jest po prostu wystawienie faktury przed dokonaniem dostawy towarów lub realizacją usługi ale również przed otrzymaniem zaliczki czy całości należności. Przypadek ten jest szczególny ponieważ podatnik wystawia fakturę przed wszystkimi zdarzeniami implikującymi go opodatkowania podatkiem VAT.
I tutaj należy przypomnieć o bardzo ważnej zasadzie.
ISTOTNE:
Faktury sprzedaży nie mogą być wystawione wcześniej niż 60-tego dnia przed:
- dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi (nie dotyczy niektórych usług gdy dla rozliczenia danej transakcji określono okresy rozliczeniowe), albo
- otrzymaniem zaliczki lub całości należności jeszcze przed dokonaniem dostawy towaru lub realizacją usługi.
Zasada ta jasno wskazuje, że faktura sprzedaży nie może być wystawiona wcześniej niż 60-tego dnia przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi albo otrzymaniem zaliczki lub należności.
Wyjątkiem od powyższej reguły są następujące usługi, dla których faktury mogą być wystawione nawet przed 60-tym dniem przed wykonaniem.
| Usługi, towary, których sprzedaż może być udokumentowana fakturą wystawioną nawet przed 60-tym dniem przed ich sprzedażą | ||
| Usługi (także dostawa towarów) dla których ustalono okresy rozliczeniowe | Dostawa towarów na rzecz podatnika ułatwiającego dostawę towarów | Pozostałe towary i usługi |
| Usługi, dla których w związku z jej świadczeniem ustalano następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń. | Dostawa towarów dokonywana na rzecz podatnika ułatwiającego dostawy towarów oraz przez tego podatnika i dotyczące: SOTI (dotycząca towarów odpowiadających równowartości 150 euro), WSTO, dostawa towarów na terytorium RP, nieodpłatna dostawa towarów na terytorium RP. | Dostawa energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego. Świadczenie usług: telekomunikacyjnych, wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy o VAT (usługi zarządzania, finansowe, ubezpieczeniowe, inne), najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego – z wyjątkiem usług nabywanych w ramach importu usług. |
Tak więc faktura sprzedaży nie może być wystawiona wcześniej niż 60-tego dnia przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi albo otrzymaniem zaliczki lub należności (poza ww. wyjątkami).
W pozostałych przypadkach wystawienie faktury jeszcze wcześniej niż 60-tego dnia będzie odbierane negatywnie przez organy skarbowe, które będą wskazywać w tym wypadku na wystawienie tzw. pustej faktury. Pusta faktura widziana jest jako faktura (dokument sprzedaży) niedokumentująca żadnej transakcji.
Powyższe potwierdza stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej o sygn. 0114-KDIP1-3.4012.472.2025.1.KP z dnia 23.07.2025r. w którym to wskazuje, że
„(…) Zgodnie z art. 106i ust. 7 faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 60. dnia przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi; otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty (poza wyjątkami).
Zgodnie z zasadą podatku wykazanego w fakturze: w przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.
Zgodnie z art. 103 ust. 1 ustawy, podatnicy oraz podmioty wymienione w art. 108 są obowiązani, bez wezwania naczelnika urzędu skarbowego, do obliczania i wpłacania podatku za okresy miesięczne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy, na rachunek urzędu skarbowego, z zastrzeżeniem ust. 1a-4 oraz art. 33 i art. 33b.
Wystawienie faktury, która nie odzwierciedla rzeczywistych zdarzeń gospodarczych, niezależnie od tego, czy została uwzględniona w rejestrach podatkowych, powoduje obowiązek zapłaty wykazanego w niej podatku VAT zgodnie z art. 108 ust. 1 ustawy o VAT. Każdy podatnik, który wystawia fakturę z wykazanym podatkiem, musi zapłacić ten podatek, bez względu na przyczynę nieprawidłowego wystawienia faktury.
Zatem w sytuacji gdy faktura została wystawiona wcześniej niż 60 dni przed dokonaniem dostawy towaru i została wprowadzona do obrotu prawnego przez przekazanie jej Spółce, wówczas należy ją uznać jako wystawioną niezgodnie z ww. art. 106i ust. 7 ustawy o VAT. Wówczas to na wystawcy faktury ciążyć będzie obowiązek wystawienia faktury korygującej stosownie do art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT, który obliguje podatnika do wystawienia faktury korygującej w sytuacji stwierdzenia pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury. (…)”.