Przedsiębiorcy podejmują różne działania na rzecz zwiększenia skali sprzedaży wykonywanych usług.
Jedną z dróg jest próba ekspansji na rynki unijne. Zanim jednak polski przedsiębiorca dokona sprzedaży swojej usługi na rzecz kontrahenta z UE spoza Polski musi wiedzieć o rejestracji do wykonywania transakcji unijnych (VAT-UE).
I tutaj należy bardzo uważać, bowiem o statusie VAT przedsiębiorcy i od rodzaju dokonywanych w przyszłości transakcji unijnych zależy sposób oznaczenia opcji w formularzu rejestracyjnym VAT-R jak i rodzaj składanej deklaracji VAT rozliczającej transakcje unijne. To jednak nie wszystko.
Czym jest świadczenie usług na rzecz kontrahentów z UE
Świadczenie usług na rzecz firm z UE to wykonywanie usług, które będą opodatkowane podatkiem VAT w kraju odbiorcy usługi a w przypadku konsumentów w kraju sprzedawcy usługi.
Świadczenie usług na rzecz firm z UE wymaga uprzedniej rejestracji do realizacji transakcji unijnych.
Oczywiście świadczenie usług może odbywać się również na rzecz firm z siedzibą poza terytorium UE. Ta tematyka będzie przedmiotem odrębnej publikacji.
Obowiązek ustalenia miejsca świadczenia wyłącznie dla celów VAT
Sprzedawca usługi na rzecz firmy z UE (także nabywca) ma obowiązek ustalić kraj, w którym tą usługę należy opodatkować podatkiem VAT (ustalenie miejsca świadczenia dla celów VAT).
Miejsce świadczenia dla celów VAT to nie miejsce faktycznego wykonania tej usługi. Miejsce świadczenia dla celów VAT to kraj, w którym ta usługa będzie opodatkowana podatkiem VAT.
Na mocy art. 28b ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dalej ustawą o VAT) podatnik wykonujący usługę dla firmy z siedzibą poza terytorium RP, ale na terytorium UE ustala miejsce świadczenia dla celów VAT:
- miejsce, w którym podatnik będący usługobiorcą posiada siedzibę działalności gospodarczej,
- stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej usługobiorcy, jeżeli usługi są świadczone dla tego stałego miejsca prowadzenia działalności, które znajduje się w innym miejscu niż jego siedziba działalności,
- stałe miejsce zamieszkania lub zwykłe miejsce pobytu usługobiorcy, gdy nie posiada on siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności.
ISTOTNE:
Jeżeli polski przedsiębiorca świadczy usługi na rzecz kontrahenta z UE, który posiada w jednym z państw UE, ale poza terytorium RP to sprzedaż tej usługi nie podlega opodatkowaniu VAT.
Zgodnie z powyższą zasadą, gdy polski przedsiębiorca świadczy usługę dla unijnego przedsiębiorcy z siedzibą poza Polską, wówczas miejscem świadczenia dla celów VAT – miejsce opodatkowania podatkiem VAT danej usługi jest miejsce (kraj) siedziby nabywcy usługi.
Natomiast, gdy polski przedsiębiorca sprzedaje usługę na rzecz podmiotów niebędących podatnikami np. na rzecz konsumentów, wówczas miejscem (krajem) opodatkowania VAT danej usługi będzie państwo, w którym to sprzedawca usług posiada:
- siedzibę działalności gospodarczej albo
- stałe miejsce prowadzenia działalności, jeżeli usługi są świadczone ze stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej sprzedawcy usług znajdującego się w innym miejscu niż jego siedziba działalności gospodarczej, albo
- stałe miejsce zamieszkania lub zwykłe miejsce pobytu, jeżeli usługodawca nie posiada siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.
Zatem w powyższej sytuacji to sprzedawca będzie zobowiązany do opodatkowania i rozliczenia podatku VAT od sprzedawanej usługi.
Zanim podatnik sprzeda usługę dla firmy z UE musi dokonać rejestracji
Niezależnie czy polski przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT czy podatnikiem zwolnionym z VAT podmiotowo albo w całości przedmiotowo – ma obowiązek jeszcze przed pierwszą sprzedażą usługi na rzecz firmy z siedzibą w UE poza Polską dokonać rejestracji dla wykonywania transakcji unijnych (do VAT-UE).
Rejestracji do wykonywania transakcji unijnych polski przedsiębiorca dokonuje przy pomocy formularza VAT-R.
W 2025r. formularz VAT-R występuję w wersji 18 i to tę wersję w 2025r. należy wypełnić.
Wysyłkę formularza VAT-R można dokonać elektronicznie albo w formie papierowej do właściwego urzędu skarbowego ze względu na adres zamieszkania (osoba fizyczna) albo adres siedziby (osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej).
Poza podstawowymi danymi adresowymi i identyfikacyjnymi podatnik musi zaznaczyć kwadrat, jakich transakcji będzie dokonywał i czy będzie je realizował, jako czynny podatnik VAT czy podatnik zwolniony z VAT. Poza tym musi wskazać jeszcze datę rozpoczęcia sprzedaży (lub zakupu) w ramach transakcji unijnych.
ISTOTNE:
Do transakcji unijnych zalicza się takie transakcje jak:
- wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów,
- wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów,
- import usług z od kontrahentów z siedzibą w UE poza terytorium RP,
- świadczenie usług na rzecz kontrahentów z UE z siedzibą w UE poza terytorium RP.
Należy podkreślić, iż status przedsiębiorcy względem podatku VAT ma spore znaczenie w kontekście zaznaczenia właściwego kwadratu. Zależność tę zaprezentowano w poniższej tabeli.
| Rejestracja do transakcji unijnych | |||
| Rodzaj transakcji | Podatnik zwolniony z VAT | Czynny podatnik VAT | Właściwa deklaracja VAT |
| Tylko WNT | Tabela C3. – INFORMACJE DOTYCZĄCE WYKONYWANIA TRANSAKCJI WEWNĄTRZWSPÓLNOTOWYCH. Kwadrat nr 69 | – | VAT-8 |
| Tylko import usług z UE, świadczenie usług do UE | Tabela C3. – INFORMACJE DOTYCZĄCE WYKONYWANIA TRANSAKCJI WEWNĄTRZWSPÓLNOTOWYCH. Kwadrat nr 70 | – | VAT-9M |
| WNT, WDT, import usług z UE, świadczenie usług do UE | – | Tabela C3. – INFORMACJE DOTYCZĄCE WYKONYWANIA TRANSAKCJI WEWNĄTRZWSPÓLNOTOWYCH. Kwadrat nr 68 | JPK_V7X (VAT-7) |
ISTOTNE:
Zarówno czynni podatnicy VAT jak i podatnicy zwolnieni z VAT, którzy zarejestrują się do dokonywania transakcji takich jak:
- WNT, oraz / lub
- świadczenie usług do UE
– mają obowiązek niezależnie od deklaracji VAT składania informacji podsumowującej VAT-UE ale tylko za miesiąc w którym dokonali ww. transakcji.
Czynni podatnicy VAT, którzy zarejestrowali się do WDT także mają obowiązek składania informacji podsumowującej VAT-UE także tylko za miesiąc w którym dokonali transakcji WDT.
ISTOTNE:
Podatnicy zwolnieni z VAT mogą zarejestrować się do realizacji takich transakcji jak WNT, import usług i świadczenie usług na rzecz kontrahentów z UE.
ISTOTNE:
Podatnicy zwolnieni z VAT zarejestrowani tylko do importu usług i świadczenia usług do UE składają deklarację VAT-9M ale uwaga w tej deklaracji wykazują tylko import usług. Świadczenie usług do UE nie wykazują w ogóle w żadnej deklaracji. Świadczenie usług do UE jest wykazywane jedynie w informacji podsumowującej VAT-UE składanej za miesiąc w którym nastąpiło to świadczenie.
Na koniec warto odnotować jeszcze jedną kwestię. Jeżeli podatnik zwolniony z VAT zaznaczy w VAT-R w tabeli C3. – INFORMACJE DOTYCZĄCE WYKONYWANIA TRANSAKCJI WEWNĄTRZWSPÓLNOTOWYCH – zarówno kwadrat nr 69 oraz kwadrat nr 70 wówczas właściwą deklaracją VAT będzie deklaracja VAT-8.