Zagraniczna podróż służbowa przedsiębiorcy

Opublikowano: 2022-06-03

Coraz częściej w zagraniczną podróż służbową udają się sami przedsiębiorcy. Zasady jakie panują przy jej rozliczaniu są odmienne od reguł właściwych dla krajowych podróży służbowych.

Jakie więc zasady obowiązują w kwestii rozliczania zagranicznych podróży służbowej przedsiębiorcy? Co jest istotne aby podatnik mógł ująć w kosztach poniesione wydatki z owej podróży?

Zagraniczna podróż służbowa – co należy określić

Podobnie jak przed krajową podróżą przedsiębiorca musi ustalić kilka istotnych danych takich jak:

  • miejsce docelowe podróży służbowej, którym może być kilka krajów za granicą,
  • kraj lub kraje zagraniczne przez które będzie odbywać się podróż służbowa,
  • trasa podróży służbowej,
  • cel odbycia podróży służbowej związany wyłącznie z prowadzoną działalnością,
  • data rozpoczęcia i zakończenia podróży,
  • środek lokomocji, środki lokomocji.

ISTOTNE:

Co niezwykle ważne, podróż służbowa przedsiębiorcy nie musi zaczynać się i kończyć w siedzibie firmy.

ISTOTNE:

Czas trwania zagranicznej podróży służbowej ustala się w sposób odmienny od krajowej podróży służbowej.

Nie mniej do czasu trwania zagranicznej podróży służbowej przedsiębiorca doliczy czas trwania dojazdu na odcinku od miejsca rozpoczęcia podróży do granicy Polski oraz przy powrocie od granicy polskiej do miejsca zakończenia podróży.

Czas ten powinien być ustalony według zasad rozliczania krajowej podróży służbowej.

Ustalenie czasu trwania zagranicznej podróży służbowej w zależności od środka lokomocji
Lądowy Lotniczy Morski
Od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju Od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju Od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego

Dieta przysługująca przedsiębiorcy w czasie zagranicznej podróży służbowej

Przedsiębiorcy za czas odbycia zagranicznej podróży służbowej przysługuje dieta służąca pokryciu kosztów wyżywienia. Koszty wyżywienia w czasie podróży służbowej niezależnie jak udokumentowane nie będą stanowić kosztów firmowych. Odpowiednikiem ustawowych tych kosztów jest właśnie dieta.

Należy pamiętać, iż kwota zagranicznej diety nie będzie stała ale będzie uzależniona od:

  1. kwoty diety obowiązującej w docelowym państwie (państwach) podróży zagranicznej,
  2. czasu trwania zagranicznej podróży służbowej.

Zagraniczna podróż służbowa przedsiębiorcy może odbywać się do jednego, dwóch lub więcej zagranicznych państw a więc przedsiębiorca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

Kwoty diet za dobę w niektórych krajach
Nazwa państwa Waluta Kwota diety za dobę
Australia AUD 88
Belgia EUR 48
Bułgaria EUR 40
Chiny EUR 55
Czechy EUR 41
Francja EUR 50
Luksemburg EUR 48
Niemcy EUR 49
Norwegia NOK 451
USA USD 59
Szwajcaria CHF 88
Szwecja SEK 459
Wielka Brytania GBP 35

ISTOTNE:

Przedsiębiorca nie zaliczy do kosztów firmowych wydatków związanych z wyżywieniem w czasie trwania podróży służbowej. Koszty wyżywienia zostały zaklasyfikowane przez ustawodawcę właśnie jako kwota diety.

Dobowa kwota diety ujęta w kosztach firmowych nie może przekroczyć dobowej stawki kraju, lub krajów docelowych zagranicznej podróży służbowej.

ISTOTNE:

Przedsiębiorca przeliczy wartość naliczonej diety według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia dowodu rozliczenia podróży służbowej czyli druku delegacji (rozliczenia delegacji zagranicznej).

Wysokość diety uzależniona jest również od czasu trwania zagranicznej podróży służbowej. Zaprezentowano to w poniższej tabeli.

Dieta a czas trwania zagranicznej podróży służbowej
Pełna doba podróży służbowej
Dieta przysługuje w pełnej wysokości w kwocie obowiązującej dla państwa lub państw będących celem zagranicznej podróży służbowej
Niepełna doba podróży służbowej
Czas trwania podróży do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety
Czas trwania podróży ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety
Czas trwania podróży ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości

Przedsiębiorca korzysta z publicznych środków transportu w czasie zagranicznej podróży służbowej

Przedsiębiorca w czasie podróży służbowej może korzystać z publicznych środków transportu (samolot, pociąg, autokar, bus, tramwaj, inne). Aby wydatki mogły zostać ujęte w kosztach firmy wymagają prawidłowego udokumentowania rachunkiem lub fakturą.

ISTOTNE:

Ryczałt za dojazdy w podróży służbowej nie przysługuje przedsiębiorcy. Przysługuje jedynie pracownikowi. Przedsiębiorca nie jest objęty limitami ryczałtu za dojazd, którymi objęty jest pracownik.

Zagraniczna podróż służbowa firmowym samochodem

Przedsiębiorca może udać się w podróż służbową samochodem stanowiącym środek trwały w prowadzonej działalności.

W takim wypadku do kosztów firmowych podróży służbowej przedsiębiorca zaliczy koszty paliwa, napraw i czyszczenia pojazdu, nabycia części do pojazdu i innych związanych z jego użytkowaniem.

Kosztem firmowym będą także bilety za parkingi, postoje, przejazdy autostradą, winiety i inne.

ISTOTNE:

Podróż służbowa firmowym samochodem to możliwość ujęcia 75% wydatków z dokumentów dotyczących eksploatacji auta.

100% wydatków w koszty firmy tylko gdy przedsiębiorca prowadzi ewidencję przebiegu kilometrów i użytkuje samochód wyłącznie na cele firmowe.

Zagraniczna podróż służbowa prywatnym samochodem przedsiębiorcy

Przedsiębiorca może zdecydować się na wyjazd w zagraniczną podróż służbową swoim prywatnym samochodem. Do kosztów firmowych zagranicznej podróży służbowej zaliczy wówczas zarówno wydatki dotyczące paliwa, napraw i czyszczenia pojazdu, nabycia części do pojazdu i innych związanych z jego użytkowaniem.

Kosztem firmowym będą także bilety za parkingi, postoje, przejazdy autostradą, winiety i inne.

ISTOTNE:

Podróż służbowa prywatnym samochodem to możliwość ujęcia jedynie 20% wydatków z dokumentów związanych z eksploatacją auta.

Koszty noclegu występujące w czasie podróży służbowej przedsiębiorcy

Wydatki na nocleg jakie przedsiębiorca poniesie w trakcie odbywania podróży służbowej może zaliczyć w koszty firmy. Najważniejsze aby przedsiębiorca uzyskał dokument typu fakturę lub rachunek potwierdzający nabycie usług noclegowych.

ISTOTNE:

Ryczałt za nocleg nie przysługuje przedsiębiorcy. Przysługuje jedynie pracownikowi. Przedsiębiorca nie jest także objęty limitami ryczałtu za nocleg, którymi objęty jest pracownik.

Pozostałe wydatki przedsiębiorcy

Warto podkreślić, iż przedsiębiorca może do kosztów firmowych podróży służbowej ująć także i inne wydatki związane z daną podróżą.

Przykładem mogą być tu m.in.:

  • opłaty za różnego rodzaju wstęp na imprezy branżowe,
  • opłaty za wstęp na szkolenia,
  • opłaty za wstęp na targi,
  • inne opłaty.

Kluczowe w tym wypadku jest to, iż tego typu opłaty pojawiające się w trakcie trwania podróży służbowej muszą być związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

ISTOTNE:

Wszelkie poniesione, udokumentowane zagranicznymi rachunkami, fakturami, biletami wydatki przedsiębiorca przeliczy według średniego kursu NBP ogłoszonego w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień wystawienia dokumentu kosztowego.

Krajowa podróż służbowa przedsiębiorcy

Opublikowano: 2022-05-27

Pracodawca może wydać polecenie pracownikowi do realizacji zadania służbowego poza jego miejscem pracy bądź stałym miejscem prowadzenia działalności, stałą siedzibą pracodawcy.

Przepisy regulujące jakie benefity i zwroty przysługują pracownikowi w związku z odbywaną podróżą służbową występują w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Jednak w podróż służbową może udać się również sam przedsiębiorca. Na co wówczas powinien zwrócić uwagę?

Podróż służbowa – co należy określić

Poza oczywistymi danymi wyjazdu służbowego takimi jak nazwa, imię i nazwisko oraz status przedsiębiorcy – podstawowe informacje podróży służbowej jakie powinien określić przedsiębiorca to:

  • miejsce (miejsca) docelowe podróży służbowej inne niż miejsce prowadzenia działalności,
  • trasa podróży służbowej,
  • cel odbycia podróży służbowej związany wyłącznie z prowadzoną działalnością,
  • data rozpoczęcia podróży i zakończenia podróży,
  • środek lokomocji, środki lokomocji.

ISTOTNE:

Podróż służbowa przedsiębiorcy nie musi zaczynać się i kończyć w siedzibie firmy.

Dieta przysługująca przedsiębiorcy w czasie krajowej podróży służbowej

Jak mówi rozdział 2 ww. rozporządzenia przedsiębiorcy przysługuje dieta za czas podróży służbowej. Przeznaczona ona jest na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Kwota diety wynosi w 2022r. 30 zł za dobę podróży.

Kwota diety jest uzależniona od czasu trwania podróży służbowej. Uwidoczniono to w poniższej tabeli.

Dieta a czas trwania podróży służbowej
podróż trwa nie dłużej niż dobę podróż trwa dłużej niż dobę
Podróż trwa mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje Za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę
Podróż trwa od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety Podróż trwa do 8 godzin – przysługuje 50% diety
Podróż trwa ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości Podróż trwa ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości

ISTOTNE:

Przedsiębiorca nie zaliczy do kosztów firmowych wydatków związanych z wyżywieniem w czasie trwania podróży służbowej. Koszty wyżywienia zostały zaklasyfikowane przez ustawodawcę właśnie jako kwota diety.

Ponadto dobowa kwota diety ujęta w kosztach firmowych nie może przekroczyć dobowej (ustawowej) stawki 30 zł.

Publiczne środki transportu w czasie krajowej podróży służbowej

Przedsiębiorca odbywając podróż służbową może skorzystać z publicznych środków transportu (samolot, pociąg, autokar, bus, tramwaj, inne). Wydatki za korzystanie z tych środków w czasie podróży może zaliczyć do kosztów firmowych. Ponownie najważniejsze w tej sytuacji jest prawidłowe udokumentowanie tych wydatków. Przedsiębiorca musi postarać się o rachunki, faktury, bilety. Księgowaniu w koszty firmy będzie podlegał

ISTOTNE:

Księgowaniu w koszty firmy będzie podlegał bilet PKP (bez konieczności ubiegania się o fakturę), jeżeli trasa przejazdu jest dłuższa niż 50 km.

ISTOTNE:

Ryczałt za dojazdy w podróży służbowej nie przysługuje przedsiębiorcy. Przysługuje jedynie pracownikowi. Przedsiębiorca nie jest objęty limitami ryczałtu za dojazd, którymi objęty jest pracownik.

Krajowa podróż służbowa firmowych samochodem

Przedsiębiorca może udać się w podróż służbową samochodem stanowiącym środek trwały w prowadzonej przez siebie działalności.

W takim wypadku do kosztów firmowych podróży służbowej zaliczy zarówno wydatki dotyczące paliwa, napraw i czyszczenia pojazdu, nabycia części do pojazdu i innych związanych z jego użytkowaniem w czasie tej podróży.

Kosztem firmowym będą także bilety za parkingi, postoje, przejazdy autostradą, winiety i inne.

ISTOTNE:

Na podstawie otrzymanego paragonu za przejazd autostradą przedsiębiorca odliczy podatek VAT tak jak z faktury pod warunkiem, że owy paragon zawiera niezbędne, ustawowe elementy faktury.

ISTOTNE:

Podróż służbowa firmowym samochodem to możliwość ujęcia 75% wydatków z dokumentów za eksploatację auta. Ujęcie 100% wydatków w koszty firmy możliwe jest tylko gdy przedsiębiorca prowadzi ewidencję przebiegu kilometrów (dla celów VAT) i użytkuje samochód wyłącznie na cele firmowe.

Krajowa podróż służbowa prywatnym samochodem przedsiębiorcy

Nic nie stoi na przeszkodzie aby przedsiębiorca udał się w podróż służbową swoim prywatnym samochodem.

W takim wypadku do kosztów firmowych podróży służbowej zaliczy zarówno wydatki dotyczące paliwa, napraw i czyszczenia pojazdu, nabycia części do pojazdu i innych związanych z jego użytkowaniem.

Kosztem firmowym będą także bilety za parkingi, postoje, przejazdy autostradą, winiety i inne.

ISTOTNE:

Podróż służbowa prywatnym samochodem to możliwość ujęcia jedynie 20% wydatków z dokumentów związanych z eksploatacją auta.

Koszty noclegu występujące w czasie krajowej podróży służbowej przedsiębiorcy

Wydatki na nocleg jakie przedsiębiorca poniesie w trakcie odbywania krajowej podróży służbowej może zaliczyć w koszty firmy. Nocleg może odbyć się w hotelu, pensjonacie, wynajmowanym mieszkaniu. Kluczowe w tym wypadku jest uzyskanie dokumentu potwierdzającego skorzystanie z usługi noclegowej przez przedsiębiorcę a więc rachunku lub faktury.

ISTOTNE:

Ryczałt za nocleg nie przysługuje przedsiębiorcy. Przysługuje jedynie pracownikowi. Przedsiębiorca nie jest objęty limitami ryczałtu za nocleg, którymi objęty jest pracownik.

ISTOTNE:

Przedsiębiorcy nie będzie przysługiwało odliczenie podatku VAT z faktury za usługi noclegowe.

Pozostałe wydatki przedsiębiorcy

Warto podkreślić, iż przedsiębiorca może do kosztów firmowych podróży służbowej ująć także i inne wydatki związane z daną podróżą.

Przykładem mogą być tu m.in.:

  • opłaty za różnego rodzaju wstęp na imprezy branżowe,
  • opłaty za wstęp na szkolenia,
  • opłaty za wstęp na targi,
  • inne opłaty.

Kluczowe w tym wypadku jest to, iż tego typu opłaty pojawiające się w trakcie trwania podróży służbowej muszą być związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.