Opublikowano: 2022-05-27
Pracodawca może wydać polecenie pracownikowi do realizacji zadania służbowego poza jego miejscem pracy bądź stałym miejscem prowadzenia działalności, stałą siedzibą pracodawcy.
Przepisy regulujące jakie benefity i zwroty przysługują pracownikowi w związku z odbywaną podróżą służbową występują w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Jednak w podróż służbową może udać się również sam przedsiębiorca. Na co wówczas powinien zwrócić uwagę?
Podróż służbowa – co należy określić
Poza oczywistymi danymi wyjazdu służbowego takimi jak nazwa, imię i nazwisko oraz status przedsiębiorcy – podstawowe informacje podróży służbowej jakie powinien określić przedsiębiorca to:
- miejsce (miejsca) docelowe podróży służbowej inne niż miejsce prowadzenia działalności,
- trasa podróży służbowej,
- cel odbycia podróży służbowej związany wyłącznie z prowadzoną działalnością,
- data rozpoczęcia podróży i zakończenia podróży,
- środek lokomocji, środki lokomocji.
ISTOTNE:
Podróż służbowa przedsiębiorcy nie musi zaczynać się i kończyć w siedzibie firmy.
Dieta przysługująca przedsiębiorcy w czasie krajowej podróży służbowej
Jak mówi rozdział 2 ww. rozporządzenia przedsiębiorcy przysługuje dieta za czas podróży służbowej. Przeznaczona ona jest na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Kwota diety wynosi w 2022r. 30 zł za dobę podróży.
Kwota diety jest uzależniona od czasu trwania podróży służbowej. Uwidoczniono to w poniższej tabeli.
| Dieta a czas trwania podróży służbowej | |
| podróż trwa nie dłużej niż dobę | podróż trwa dłużej niż dobę |
| Podróż trwa mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje | Za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę |
| Podróż trwa od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety | Podróż trwa do 8 godzin – przysługuje 50% diety |
| Podróż trwa ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości | Podróż trwa ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości |
ISTOTNE:
Przedsiębiorca nie zaliczy do kosztów firmowych wydatków związanych z wyżywieniem w czasie trwania podróży służbowej. Koszty wyżywienia zostały zaklasyfikowane przez ustawodawcę właśnie jako kwota diety.
Ponadto dobowa kwota diety ujęta w kosztach firmowych nie może przekroczyć dobowej (ustawowej) stawki 30 zł.
Publiczne środki transportu w czasie krajowej podróży służbowej
Przedsiębiorca odbywając podróż służbową może skorzystać z publicznych środków transportu (samolot, pociąg, autokar, bus, tramwaj, inne). Wydatki za korzystanie z tych środków w czasie podróży może zaliczyć do kosztów firmowych. Ponownie najważniejsze w tej sytuacji jest prawidłowe udokumentowanie tych wydatków. Przedsiębiorca musi postarać się o rachunki, faktury, bilety. Księgowaniu w koszty firmy będzie podlegał
ISTOTNE:
Księgowaniu w koszty firmy będzie podlegał bilet PKP (bez konieczności ubiegania się o fakturę), jeżeli trasa przejazdu jest dłuższa niż 50 km.
ISTOTNE:
Ryczałt za dojazdy w podróży służbowej nie przysługuje przedsiębiorcy. Przysługuje jedynie pracownikowi. Przedsiębiorca nie jest objęty limitami ryczałtu za dojazd, którymi objęty jest pracownik.
Krajowa podróż służbowa firmowych samochodem
Przedsiębiorca może udać się w podróż służbową samochodem stanowiącym środek trwały w prowadzonej przez siebie działalności.
W takim wypadku do kosztów firmowych podróży służbowej zaliczy zarówno wydatki dotyczące paliwa, napraw i czyszczenia pojazdu, nabycia części do pojazdu i innych związanych z jego użytkowaniem w czasie tej podróży.
Kosztem firmowym będą także bilety za parkingi, postoje, przejazdy autostradą, winiety i inne.
ISTOTNE:
Na podstawie otrzymanego paragonu za przejazd autostradą przedsiębiorca odliczy podatek VAT tak jak z faktury pod warunkiem, że owy paragon zawiera niezbędne, ustawowe elementy faktury.
ISTOTNE:
Podróż służbowa firmowym samochodem to możliwość ujęcia 75% wydatków z dokumentów za eksploatację auta. Ujęcie 100% wydatków w koszty firmy możliwe jest tylko gdy przedsiębiorca prowadzi ewidencję przebiegu kilometrów (dla celów VAT) i użytkuje samochód wyłącznie na cele firmowe.
Krajowa podróż służbowa prywatnym samochodem przedsiębiorcy
Nic nie stoi na przeszkodzie aby przedsiębiorca udał się w podróż służbową swoim prywatnym samochodem.
W takim wypadku do kosztów firmowych podróży służbowej zaliczy zarówno wydatki dotyczące paliwa, napraw i czyszczenia pojazdu, nabycia części do pojazdu i innych związanych z jego użytkowaniem.
Kosztem firmowym będą także bilety za parkingi, postoje, przejazdy autostradą, winiety i inne.
ISTOTNE:
Podróż służbowa prywatnym samochodem to możliwość ujęcia jedynie 20% wydatków z dokumentów związanych z eksploatacją auta.
Koszty noclegu występujące w czasie krajowej podróży służbowej przedsiębiorcy
Wydatki na nocleg jakie przedsiębiorca poniesie w trakcie odbywania krajowej podróży służbowej może zaliczyć w koszty firmy. Nocleg może odbyć się w hotelu, pensjonacie, wynajmowanym mieszkaniu. Kluczowe w tym wypadku jest uzyskanie dokumentu potwierdzającego skorzystanie z usługi noclegowej przez przedsiębiorcę a więc rachunku lub faktury.
ISTOTNE:
Ryczałt za nocleg nie przysługuje przedsiębiorcy. Przysługuje jedynie pracownikowi. Przedsiębiorca nie jest objęty limitami ryczałtu za nocleg, którymi objęty jest pracownik.
ISTOTNE:
Przedsiębiorcy nie będzie przysługiwało odliczenie podatku VAT z faktury za usługi noclegowe.
Pozostałe wydatki przedsiębiorcy
Warto podkreślić, iż przedsiębiorca może do kosztów firmowych podróży służbowej ująć także i inne wydatki związane z daną podróżą.
Przykładem mogą być tu m.in.:
- opłaty za różnego rodzaju wstęp na imprezy branżowe,
- opłaty za wstęp na szkolenia,
- opłaty za wstęp na targi,
- inne opłaty.
Kluczowe w tym wypadku jest to, iż tego typu opłaty pojawiające się w trakcie trwania podróży służbowej muszą być związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.