Nie tylko przedsiębiorcy specjalizujący się w wynajmie pojazdów samochodowych decydują się na ich wynajęcie. Coraz częściej dokonują tego przedsiębiorcy, których głównym przedmiotem działalności nie jest wynajem pojazdów samochodowych.
Jak w takich przypadkach wygląda prawo do odliczenia podatku VAT od wydatków dotyczących wynajmowanych pojazdów? Na co trzeba zwrócić szczególną uwagę? Na te wątpliwości i nie tylko odpowiedziano w niniejszej publikacji.
Wynajem pojazdów samochodowych
Wiele firm w Polsce specjalizuje się w wynajmie samochodów osobowych, ciężarowych, maszyn i urządzeń, innego typu ruchomości.
Do wyboru jest wiele typów wynajmu.
Do najpopularniejszych należą wynajmy krótkoterminowe i długoterminowe.
Jednak nie tylko firmy wynajmujące samochód mogą dokonywać tych czynności. Nawet, gdy główny przedmiot działalności jest inny a firma dysponuje kilkoma samochodami – może zdecydować się na wynajem jednego z posiadanych aut.
W pewnym momencie przedsiębiorcy wynajmujący samochody osobowe zadają sobie pytanie, co w sprawie odliczenia podatku VAT od wydatków dotyczących wynajmowanego samochodu osobowego?
Jeżeli mowa o samochodach zidentyfikowanych jako ciężarowe, nie ma problemu z pełnym odliczeniem podatku VAT z faktury dotyczącej wydatków eksploatacyjnych takiego samochodu.
Co w przypadku samochodów osobowych?
Odliczenie podatku VAT od nabycia i eksploatacji samochodów osobowych
Art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dalej ustawą o VAT) mówi o tym, iż gdy czynny podatnik VAT chce odliczyć podatek VAT naliczony z faktury dokumentującej poniesiony wydatek musi przeznaczyć owy wydatek oczywiście na cele prowadzonej działalności gospodarczej oraz:
- na sprzedaż, która jest opodatkowana VAT,
- na sprzedaż mieszaną, która jest jednocześnie opodatkowana i zwolniona (w takiej sytuacji przysługuje podatnikowi częściowe odliczenie VAT zgodnie ze stosowanych współczynnikiem VAT).
ISTOTNE:
Wydatki związane z pojazdami samochodowymi używanymi w działalności gospodarczej to:
- wydatki na zakup lub import (produkcję) tych pojazdów oraz ich części składowych,
- wydatki dotyczące używania tych pojazdów na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, związane z tą umową,
- wydatki na nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów.
Zgodnie natomiast z art. 86a ust. 1 ustawy o VAT czynny podatnik VAT ma prawo odliczyć 50% podatku VAT naliczonego z otrzymanej faktury dokumentującej poniesiony wydatek dotyczący pojazdu samochodowego, jeżeli dany pojazd samochodowy o DMC powyżej 3,5 tony nie jest używany wyłącznie w działalności gospodarczej (jest używany prywatnie oraz w działalności).
Powyższe ograniczenie prawa do kwoty stanowiącej 50% podatku VAT naliczonego z faktur za wydatki dotyczące pojazdów samochodowych nie dotyczy:
- pojazdów samochodowych, używanych w działalności konstrukcyjnie przeznaczonych do przewozu, co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie,
- pojazdów samochodowych, używanych w działalności, jeżeli konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne (pojazdy specjalne – koparka, żuraw, agregat, ładowarka, pojazdy samochodowe, inne niż osobowe, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków, jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu a także pojazdy samochodowe inne niż osobowe, mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą klasyfikowane na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków,
- pojazdów samochodowych innych niż wymienionych w punkcie 1 i 2 (np. samochody osobowe), jeżeli używane są wyłącznie w działalności gospodarczej (z wyłączeniem użytku prywatnego).
ISTOTNE:
Samochód osobowy jest uznawany za wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej, jeżeli sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu VAT, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.
ISTOTNE:
Jeżeli samochód osobowy wykorzystywany jest wyłącznie w działalności gospodarczej wówczas czynnemu podatnikowi VAT przysługuje pełne prawo do odliczenia podatku VAT z faktur dotyczących nabycia jak i wydatków eksploatacyjnych tego samochodu.
| Samochód osobowy uznany za używany tylko w działalności gospodarczej u czynnego podatnika VAT | |
| Lp. | Warunki |
| 1. | Samochód osobowy faktycznie jest używany tylko w działalności gospodarczej (bez użytku prywatnego) |
| 2. | Samochód osobowy został zgłoszony do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26, jako samochód używany tylko w działalności gospodarczej w terminie do 25-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik poniósł pierwszy wydatek związany z tym samochodem, nie później jednak niż w dniu przesłania ewidencji i deklaracji JPK_V7 |
| 3. | Dla samochodu używanego tylko w działalności gospodarczej i zgłoszonego w urzędzie skarbowym czynny podatnik VAT prowadzi ewidencję kilometrów VAT |
| 4. | Dla samochodu używanego tylko w działalności gospodarczej i zgłoszonego w urzędzie skarbowym czynny podatnik VAT ułożył i stosuje zasady wykluczające jakikolwiek inny jego użytek niż w prowadzonej działalności |
Wynajem samochodu osobowego a prawo do odliczenia 100% VAT
Wobec niektórych przedsiębiorców prawodawca zastosował pewne wyjątki w kwestii możliwości odliczenia pełnego podatku VAT w odniesieniu do wydatków dotyczących samochodów osobowych.
O co konkretnie chodzi?
W art. 86a ust. 5 ustawy o VAT prawodawca mówi, że w niektórych przypadkach nie trzeba prowadzić ewidencji przebiegu kilometrów VAT.
Chodzi tu o przypadki takie jak:
- przeznaczenie samochodu osobowego do odsprzedaży, jeżeli odprzedaż ta stanowi przedmiot działalności podatnika,
- przeznaczenie samochodu osobowego na sprzedaż, w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika, jeżeli sprzedaż ta stanowi przedmiot działalności podatnika,
- przeznaczenie samochodu osobowego na wynajem, dzierżawę, leasing, jeżeli oddanie w odpłatne używanie tego pojazdu stanowi przedmiot działalności podatnika.
ISTOTNE:
Jeżeli podatnik przeznacza samochód osobowy na wynajem i nie użytkuje go pomiędzy okresami wynajmu (poza niezbędnymi wydatkami, bez których pojazd nie może być przeznaczony do dalszego wynajmu) wówczas nie ma obowiązku:
- zgłaszać go do urzędu skarbowego przy pomocy formularza VAT-26,
- prowadzić dla niego ewidencji kilometrów VAT.
ISTOTNE:
Organy podatkowe stoją na stanowisku, iż nie ma kluczowego znaczenia to, że przedmiot działalności podatnika widniejące we wpisie działalności CEIDG albo KRS nie stanowi wynajmu, dzierżawy, leasingu.
Najważniejszy jest stan faktyczny tzn., iż rzeczywiście dany samochód osobowy jest oddany w wynajem i nie jest eksploatowany przez wynajmującego.
Należy podkreślić jednak jedną bardzo ważną rzecz. Art. 86a ust. 5 ustawy o VAT wskazuje, że zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji kilometrów VAT nie dotyczy przypadku, w którym pojazdy samochodowe będą wykorzystywane nawet tymczasowo do innych celów niż do wynajmu (np. użytek służbowy podatnika, dojazd do klienta itd.).
Jeżeli pomiędzy wynajmami podatnik wykorzystuje pojazd samochodowy do innych celów służbowych, wówczas nie może zastosować zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji kilometrów VAT.
W takiej sytuacji, aby odliczyć 100% podatku VAT naliczonego od wydatków dot. tego pojazdu podatnik musi prowadzić ewidencję kilometrów VAT jak i dokonać jego zgłoszenia do urzędu skarbowego za pomocą formularza VAT-26.
Na koniec nie można zapomnieć o jeszcze jednej kwestii. Czynni podatnicy VAT, którzy mają pełne prawo do odliczenia podatku VAT od wydatków na nabycie i eksploatację pojazdów samochodowych mają również prawo do ujęcia wydatków w wysokości 100% poniesionych kosztów (100% z kwoty netto) z faktur dotyczących tych pojazdów.
Jeżeli natomiast nie przysługuje im pełne prawo do odliczenia VAT a jedynie odliczenie 50% od ww. wydatków wówczas mogą oni ująć w kosztach uzyskania przychodów wydatki w wysokości 75% z (kwoty netto + 50% nieodliczalnego VAT).
Powyższe dotyczy pojazdów samochodowych:
- zakup,
- najem, dzierżawa, leasing,
- wniesienie oświadczeniem pojazdu do działalności,
- aport pojazdu do działalności,
- inne formy.
Jeżeli podatnik używa w działalności swój samochód prywatny wówczas może on:
- odliczyć 50% (50% z kwoty netto + 50% nieodliczalnego VAT) podatku VAT z faktur za wydatki eksploatacyjne dotyczące tego pojazdu,
- ująć w kosztach jedynie 20% (20% z kwoty netto + 50% nieodliczalnego VAT) z faktur za wydatki eksploatacyjne dotyczące tego pojazdu.
A jak to jest w przypadku podatnika zwolnionego z VAT? Ta sprawa będzie poruszona w odrębnej publikacji.