Pomimo, iż docelowo KSeF ma dotyczyć wszystkich podatników to jednak przepisy obowiązujące od 1 lutego 2026 roku przewidują w tym zakresie pewne wyjątki. Nie jest zobowiązanym do korzystania z KSeF podatnik, który nie ma ani siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w kraju. W związku z tym poniżej wyjaśnimy w jaki sposób należy interpretować pojęcie stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.
Obowiązek wystawiania e-faktur
W myśl art. 106ga ust. 1 ustawy VAT podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Jednocześnie zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 1-2 ustawy obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:
1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.
W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej. Ww. podatnicy mogą – na zasadzie dobrowolności – wystawiać faktury ustrukturyzowane.
Przepis art. 106ga ust. 1 ustawy, który obowiązuje od 1 lutego 2026 r. wskazuje, że podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Jednocześnie ustęp 2 pkt 1 powoływanego przepisu przewiduje wyłączenie z tego obowiązku tych podmiotów, które nie posiadają w Polsce siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. W ust. 2 pkt 2 wskazano natomiast, że obowiązku korzystania z KSeF nie ma podmiot, który co prawa ma miejsce stałego prowadzenia działalności gospodarczej w kraju ale nie bierze ono udziału w dostawie towarów lub w świadczeniu usługi.
Definicja „stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej”
Przepisy dotyczące KSeF nie wyjaśniają wskazanego pojęcia. Również sama ustawa VAT nie definiuje tego zwrotu. W tym zakresie należy sięgnąć do art. 11 ust. 1 rozporządzenia wykonawczego 282/2011 do unijnej Dyrektywy VAT.
Ww. przepis podaje, że „stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej” oznacza dowolne miejsce – inne niż miejsce siedziby działalności gospodarczej podatnika – które charakteryzuje się wystarczającą stałością oraz odpowiednią strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, by umożliwić mu odbiór i wykorzystywanie usług świadczonych do własnych potrzeb tego stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.
Zgodnie z ugruntowanym stanowiskiem o stałym miejscu prowadzenia działalności gospodarczej można mówić jeżeli występuje odpowiednia struktura w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, niezbędna do prowadzenia działalności gospodarczej oraz istnieje pewna minimalna skala działalności gospodarczej, która pozwala na uznanie, że działalność podatnika w tym miejscu nie jest prowadzona w sposób okresowy, jak również działalność z tego miejsca jest prowadzona w sposób samodzielny w stosunku do działalności siedziby przedsiębiorstwa.
Powyższe wskazuje, że stałe miejsce prowadzenia działalności charakteryzować się musi pewnym określonym stopniem zaangażowania, które pozwala na uznanie, że działalność prowadzona jest w tym miejscu nie w sposób przemijający, czy też okresowy. Konieczna jest zatem pewna określona minimalna skala działalności, która stanowi zewnętrzną oznakę, że działalność w tym miejscu prowadzona jest stale. Innymi słowy, dla uznania, że określone miejsce prowadzenia działalności ma charakter stały, konieczne jest istnienie w tym miejscu infrastruktury technicznej oraz personelu ludzkiego, który samodzielnie może świadczyć określone czynności.
W interpretacji indywidualnej z dnia 27 maja 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.153.2025.1.RST, Dyrektor KIS uznał, że niemiecka spółka prowadząca dystrybucję felg, która korzysta w Polsce z magazynu oraz usług logistycznych świadczonych przez zewnętrzną firmę, nie posiada w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Podkreślono, że spółka nie ma w Polsce własnego zaplecza technicznego ani personalnego, nie sprawuje faktycznej kontroli nad infrastrukturą i personelem usługodawców, a wszelkie decyzje operacyjne podejmowane są przez centralę w Niemczech. Sama rejestracja dla celów VAT w Polsce nie przesądza o powstaniu samodzielnego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej – konieczne jest bowiem dysponowanie lokalnymi zasobami technicznymi i personalnymi w taki sposób, jakby były one własnością podatnika.
Natomiast w interpretacji Dyrektora KIS z dnia 11.12.2025 r., nr 0114-KDIP1-2.4012.657.2025.2.MW, czytamy, że kwestię otrzymywania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF reguluje przepis art. 106gb ust. 4 ustawy który wskazuje m.in. że w przypadku gdy nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Zatem, skoro Spółka nie posiada/nie będzie posiadać stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce to na podstawie art. 106gb ust. 4 pkt 2 ustawy nie będzie zobowiązana do odbioru faktur od polskich podmiotów przy użyciu KSeF. Jednocześnie Spółka powinna uzgodnić z danym podmiotem inny sposób odbioru ustrukturyzowanej faktury.
WAŻNE
Zagraniczny podatnik dokonujący czynności opodatkowanych na terenie Polski nie ma obowiązku korzystania z KSeF (ani w zakresie wystawiania ani też odbierania e-faktur) jeżeli nie posiada na terenie kraju stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.
Podsumowując powyższe należy stwierdzić, że ustawa VAT nie wprowadziła na potrzeby stosowania KSeF odrębnej definicji stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. W tym zakresie nadal należy posiłkować się pojęciami zawartymi w unijnym rozporządzeniu wykonawczym 282/2011.