Za luty 2026 roku przedsiębiorcy po raz pierwszy złożyli JPK w wersji nr 3, która zawiera nowe oznaczenia zaimplementowane na okoliczność fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Pojawiły się trzy nowe znaczniki: OFF, BFK i DI. Poniżej prezentujemy kluczowe informacje w jakich sytuacjach należy zastosować każdy z nich!
Procedury wystawiania faktur w KSEF determinują wybór znacznika
W celu sprawnego poruszania się w obszarze nowych znaczników OFF, BFK i DI, kluczowe jest sklasyfikowanie i omówienie procedur (trybów) wystawiania faktur w KSeF. Każdy tryb unormowany został inną podstawą prawną, a jego zastosowanie wiąże się z koniecznością wyboru odpowiedniego znacznika:
- Tryb online – art. 106na ustawy o VAT – podstawowy tryb wystawiania faktur w KSeF, gdzie faktury wysyłane są na bieżąco (w tym samym dniu) do KSeF.
- Tryb offline24 – art. 106nda ustawy o VAT – faktura wystawiana jest w formie elektronicznej, jednakże najpóźniej w kolejnym dniu roboczym powinna zostać przesłana do KSeF. Faktura wystawiona w trybie offline24 powinna posiadać dwa kody QR.
- Tryb offline – art. 106nh ustawy o VAT – niedostępność KSeF ogłoszona w BIP MF (np. prace serwisowe). Faktura wystawiana w formie elektronicznej z obowiązkiem przesłania do KSeF w ciągu 1 dnia roboczego od dnia zakończenia niedostępności KSeF. Faktura powinna posiadać dwa kody QR.
- Tryb awaryjny – art. 106nf ustawy o VAT – awaria KSeF ogłoszona w BIP MF i oprogramowaniu interfejsowym. Faktura wystawiana w formie elektronicznej z obowiązkiem przesłania do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii KSeF. Faktura powinna posiadać dwa kody QR.
- Awaria całkowita KSeF – art. 106ng ustawy o VAT – awaria KSeF ogłoszona w środkach społecznego (masowego) przekazu. Faktura wystawiana w tradycyjnej formie (elektronicznej lub papierowej) bez obowiązku przesyłania jej do KSeF. Faktura nie posiada kodu QR.
Nazwy znaczników oraz ogólne omówienie zasad ich stosowania w relacji do procedur wystawiania faktur w KSeF
Omówiwszy pięć trybów wystawiania faktur przechodzimy do zaprezentowania znaczników. Do faktury należy przyporządkować jeden z poniższych znaczników w sytuacji, gdy została ona wystawiona poza KSeF i nie posiada numeru KSeF:
- OFF – stosujemy wyłącznie dla 4 trybu, tj. awarii KSeF, pod warunkiem, gdy faktura na dzień złożenia JPK nie posiada numeru KSeF. Podatnik nie ma obowiązku korygowania JPK po nadaniu numeru KSeF w zakresie faktur przesłanych do systemu po zakończeniu awarii,
- BFK – faktura elektroniczna lub w postaci papierowej, czyli faktura nie przesłana do KSeF i nie posiadająca numeru KSeF. Oznaczenie stosujemy także w przypadku faktur wystawionych w trybie nr 5, tj. okresie całkowitej awarii KSeF,
- DI – dowód inny niż faktura, czyli m.in. raport z kasy fiskalnej, czy dowód wewnętrzny. DI oznaczmy dokumenty nieobjęte znacznikiem OFF i BFK, a także faktury wystawione w trybie 2 (offline24) i trybie 3 (offline), które na dzień przesłania JPK nie posiadają numeru KSeF. Po nadaniu numeru KSeF fakturom przesłanym do KSeF, które zostały wystawione w trybie offline 24 lub offline należy skorygować JPK poprzez usunięcie znacznika DI i zamieszczenie numeru KSeF.
Szersze wyjaśnienie znaczników zamieszczono w Broszurze informacyjnej dot. struktury JPK_VAT z deklaracją [JPK_V7M(3), JPK_V7K(3)] dostępnej na stronie internetowej podatki.gov.pl.
ISTOTNE:
W przypadku, gdy dana faktura nie zawiera w JPK numeru KSeF, alternatywnie znacznika OFF, BFK, czy DI, bramka Ministerstwa Finansów nie przyjmie JPK_VAT.
WNT, WDT, import usług, faktury do 450 zł (paragony z NIP), bilety autostradowe czyli nietypowe i wątpliwe sytuacje w stosowaniu znaczników
Informacje przytoczone we wspomnianej powyżej broszurze informacyjnej nie precyzują wielu praktycznych przypadków, z którymi podatnicy mierzą się przygotowując JPK. Poniżej prezentujemy rodzaje dokumentów/transakcji, do których należy przyporządkować określone rodzaje znaczników:
- wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów i import usług: jeżeli wykazywane są w ewidencji na podstawie: a) dokumentu źródłowego, np. faktury zagranicznej, dokumentu z odprawy celnej (w przypadku tzw. nietransakcyjnego WNT, tj. przemieszczenia towaru do Polski po odprawie celnej dokonanej w innym niż Polska państwie członkowskim) to: DI, b) dowodu wewnętrznego to: DI oraz WEW,
- wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów – oznaczenie BFK w przypadku, gdy faktura jest wystawiona poza KSeF,
- faktury do 450 zł z NIP, faktury z drukarki fiskalnej – oznaczenie BFK,
- bilety autostradowe (paragony za autostradę) – oznaczenie BFK,
- faktury wystawione przed wejściem w życie KSeF (np. w styczniu), a rozliczane w VAT po 1 lutym – oznaczenie BFK.
Powyższe informacje zostały zweryfikowane w Krajowej Informacji Skarbowej w marcu 2026 roku.
Sankcje za nieprawidłowe stosowanie znaczników w JPK VAT
Kończąc rozważania w przedmiocie oznaczeń w JPK podkreślić należy, iż nieprawidłowe stosowanie znaczników może skończyć się dla podatnika sankcją. W tym zakresie obowiązuje art. 109 ust. 3h ustawy o VAT, który daje naczelnikowi urzędu skarbowego prawo do nałożenia, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną w wysokości 500 zł za każdy błąd. Sankcje za uchybienia w KSeF nie obowiązują w 2026 roku, jednakże kary za błędy w JPK nie zostały odroczone!