Niektórzy podatnicy mają już obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych zawierającej pewien zakres danych na potrzeby wygenerowania struktury JPK_ST, pomimo tego, iż przekazanie tej struktury do organu podatkowego nastąpi dopiero w 2027 roku. Warto więc już sięgnąć do informacji w zakresie standardu danych i nie tylko wymaganych na okoliczność przesyłania ewidencji środków trwałych, czyli struktury JPK_ST.
Składnik majątku będący środkiem trwałym w ewidencji środków trwałych
W nawiązaniu do art. 22a ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 zwanej dalej ustawy o PIT) składnik majątku stanowiący środek trwały w działalności gospodarczej podatnika musi wypełniać poniższe, ustawowe warunki:
- stanowić własność lub współwłasność podatnika,
- być zakupiony ze środków podatnika,
- zostać nabyty na cele prowadzonej działalności gospodarczej.
- być kompletny i zdatny do użytku w momencie przyjęcia do używania,
- być używany w działalności powyżej 12 miesięcy.
Środek trwały może zostać zakupiony na cele prowadzonej działalności gospodarczej z zamiarem jego przeznaczenia na wynajem, dzierżawę, leasing lub czynność o podobnym charakterze.
ISTOTNE:
Nabyte na podstawie różnej formy prawnej (na własność albo współwłasność) składniki majątku zaklasyfikowane przez podatnika, jako środki trwałe muszą zostać (poza pewnymi wyjątkami) wprowadzone do ewidencji środków trwałych nawet, jeżeli nie podlegają amortyzacji.
W następnym kroku podatnik ma obowiązek ustalić wartość początkową nabytego do działalności środka trwałego. Sposób ustalenia wartości początkowej środka trwałego zależy od sposobu nabycia środka trwałego. W przypadku przykładowo:
- odpłatnego nabycia wartością początkową będzie cena nabycia środka trwałego a jeżeli był używany przez podatnika przed wprowadzeniem ich do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych i nie był wcześniej amortyzowany – cena jego nabycia, nie wyższa jednak od jego wartości rynkowej,
- nabycia w drodze spadku, darowizny lub w inny nieodpłatny sposób wartością początkową będzie wartość rynkowa z dnia nabycia, chyba, że umowa darowizny albo umowa o nieodpłatnym przekazaniu określa tę wartość w niższej wysokości,
- otrzymania środka trwałego w związku z likwidacją spółki lub osoby prawnej wartością początkową będzie ustalona przez podatnika wartość poszczególnych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, nie wyższa jednak od ich wartości rynkowej.
Natomiast gdy podatnik sam wytworzył środek trwały to wartością początkową będzie koszt wytworzenia tego środka trwałego, do którego podatnik zaliczy m.in. materiały, media, różnego rodzaju usługi, wynagrodzenia pracowników (składki ZUS), opłaty, odsetki od kredytu, jeżeli był wzięty, ale tylko do dnia przekazania środka trwałego do używania, pozwolenia, inne wydatki.
JPK_ST czyli ewidencja środków trwałych
Struktura JPK_ST jest częścią struktur JPK_PKPiR oraz JPK_EWP zawierająca prawie wszystkie informacje wynikające z prowadzonej przez podatnika ewidencji środków trwałych.
JPK_ST to struktura o takim samym standardzie jak dobrze już znana podatnikom struktura JPK_V7X, czyli ewidencja i deklaracja VAT. Zresztą struktury te muszą być tożsame, aby elektroniczny system analityczny administracji skarbowej mógł realizować funkcję kontrolną tzn., aby szybko mógł powiązać konkretną fakturę (KSEF) z ewidencją VAT – JPK_V7X oraz z ewidencją środków trwałych – JPK_ST a także z ewidencją PKPiR – JPK_PKPiR lub ewidencją przychodów – JPK_EWP.
Struktura JPK_ST zawiera informacje wynikające z ewidencji środków trwałych a więc składników majątku zaklasyfikowanych przez podatnika, jako środki trwałe i wprowadzonych do ewidencji środków trwałych zgodnie z ww. art. 22a ustawy o PIT. Warto w tym miejscu wskazać, które konkretnie środki trwałe będzie zawierać struktura JPK_ST.
Środki trwałe zawarte w strukturze JPK_ST
W objaśnieniach do struktury JPK_ST prawodawca wspomina, iż w tej strukturze będą znajdować się niżej wymienione środki trwałe:
- zakupione odpłatnie,
- w budowie,
- wytworzone przez podatnika,
- otrzymane w darowiźnie albo w spadku,
- otrzymane w formie aportu,
- otrzymane w inny nieodpłatny sposób niż wyżej wymieniony,
- oddane do użytkowania w formie najmu, dzierżawy, leasingu, użyczenia lub na podstawie umowy o podobnym charakterze
– na cele prowadzonej działalności i wykorzystywane w prowadzonej działalności.
Powyższe oznacza, że podatnik musi w taki sposób prowadzić ewidencję środków trwałych, aby znajdowały się w niej ww. grupy środków trwałych.
Wystarczy natomiast, że podatnik będzie wprowadzał do ewidencji środków trwałych wszystkie składniki majątku wymagane właśnie przez art. 22a ustawy o PIT a przez strukturę JPK_ST przesyłał organom podatkowym powyżej wskazane grupy środków trwałych.
Podatnicy PIT zobowiązani do przekazywania struktury JPK_ST
Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych PIT, których dotyczy obowiązek przekazywania organom podatkowym struktur JPK_ST to osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą i prowadzące:
- ewidencją przychodów (forma opodatkowania: ryczałt),
- podatkową księgę przychodów i rozchodów (forma opodatkowania: podatek liniowy, skala podatkowa),
- księgi rachunkowe (forma opodatkowania: podatek liniowy, skala podatkowa).
Jak widać obowiązek przekazywania struktury JPK_ST nie dotyczy podatników stosujących wciąż formę opodatkowania – karta podatkowa.
Strukturę JPK_ST wyżej wymienieni podatnicy przekażą wraz ze strukturami plików odpowiednio:
- JPK_EWP – ewidencją przychodów (forma opodatkowania: ryczałt),
- JPK_PKPiR – podatkową księgę przychodów i rozchodów (forma opodatkowania: podatek liniowy, skala podatkowa),
- JPK_KR_PD – księgi rachunkowe (forma opodatkowania: podatek liniowy, skala podatkowa).
W tym miejscu należy podkreślić dwa różne terminy obowiązujące ww. podatników PIT tzn.:
- termin przekazania struktury JPK_ST,
- termin rozpoczęcia prowadzenia ewidencji środków trwałych zgodnie ze standardem danych, które muszą znaleźć się w przekazywanej strukturze JPK_ST albo JPK_ST_KR.
Terminy te przedstawiono w poniższych tabelach.
| Terminy przekazania struktury JPK_ST albo JPK_ST_KR do organu podatkowego | |
| Podatnik PIT | Terminy przekazania struktury JPK_ST albo JPK_ST_KR |
| Podatnicy PIT prowadzący księgi rachunkowe | W terminie złożenia zeznania rocznego PIT-36 albo PIT-36L |
| Pozostali podatnicy PIT prowadzący PKPiR albo ewidencję przychodów | W terminie złożenia zeznania rocznego PIT-36 albo PIT-36L albo PIT-28 |
Termin przekazywania ww. struktur to jedna sprawa.
Druga sprawa to termin rozpoczęcia prowadzenia ewidencji środków trwałych zawierających wszystkie dane potrzebne do wygenerowania i przekazania struktur JPK_ST albo JPK_ST_KR. Termin ten przedstawiono w poniższej tabeli.
| Terminy rozpoczęcia prowadzenia ewidencji środków trwałych zgodnie ze standardem danych właściwych dla struktury JPK_ST lub JPK_ST_KR | |
| Podatnik PIT | Termin |
| Podatnicy PIT będący czynnymi podatnikami VAT oraz zobowiązani do przesyłania miesięcznej ewidencji i deklaracji JPK_V7M, którzy prowadzą: księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ryczałt ewidencjonowany. |
Od dnia 01.01.2026 |
| Pozostali podatnicy PIT będący czynnymi podatnikami VAT albo podatnikami zwolnionymi z VAT, którzy prowadzą: księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ryczałt ewidencjonowany. |
Od dnia 01.01.2027 |
Jakie dane zawiera struktura JPK_ST albo JPK_ST_KR
Struktura JPK_ST albo JPK_ST_KR zawiera podstawowe dane takie jak: typ podatnika, dane siedziby lub zamieszkania podatnika, identyfikator podatkowy podatnika oraz jego REGON, dane kontaktowe podatnika, typ prowadzonej ewidencji, okres za który jest sporządzona struktura JPK_ST albo JPK_ST_KR, cel złożenia struktury – pierwsze złożenie, korekta, urząd skarbowy, do którego jest przekazywana struktura.
W zakresie nabycia i wprowadzenia środka trwałego albo wartości niematerialnej i prawnej do ewidencji środków trwałych struktura JPK_ST (JPK_ST_KR) zawiera informacje takie jak:
- data nabycia lub wytworzenia środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,
- data zakończenia prac rozwojowych zaliczanych do wartości niematerialnych i prawnych (w JPK_ST_KR występuje dodatkowo data ujęcia w księgach rachunkowych udokumentowanego przyjęcia zakończonych prac rozwojowych, jako obiektu inwentarzowego),
- data przyjęcia środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej do używania,
- numer dokumentu na podstawie, którego przyjęto środek trwały lub wartość niematerialną i prawną (w JPK_ST_KR występuje dodatkowo numer dokumentu OT, na podstawie, którego wprowadzono środek trwały lub wartość niematerialną i prawną do ewidencji środków trwałych),
- rodzaju dokumentu stwierdzającego nabycie albo wytworzenie – umowa sprzedaży, darowizna, wkład niepieniężny, wytworzenie, faktura VAT, inne),
- nazwa środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,
- symbol klasyfikacji środków trwałych z Klasyfikacji Środków Trwałych,
- w strukturze JPK_ST_KR dodatkowo zawarty jest nr inwentarzowy środka trwałego.
W zakresie wartości początkowej, metody amortyzacji, stawki amortyzacyjnej dotyczącej środka trwałego albo wartości niematerialnej i prawnej struktura JPK_ST (JPK_ST_KR) zawiera informacje takie jak:
- wartość początkowa podatkowa,
- zaktualizowana wartość początkowa podatkowa na skutek wystąpienia określonego zdarzenia np. ulepszenie, utrata wartości, inne,
- stawka amortyzacyjna podatkowa wynikająca z Klasyfikacji Środków Trwałych (także po korekcie wartości początkowej lub odpisów – nie występuje w JPK_ST u podatników na ryczałcie),
- metoda amortyzacji: liniowa, degresywna, jednorazowa, indywidualna stawka, brak amortyzacji (nie występuje w JPK_ST u podatników na ryczałcie),
- suma podatkowych odpisów amortyzacyjnych dla danego roku oraz dla całego okresu amortyzacji (nie występuje w JPK_ST u podatników na ryczałcie),
- zaktualizowana kwota odpisów amortyzacyjnych wraz ze zmianą wartości początkowej dla amortyzacji podatkowej (zwiększenie albo zmniejszenie, nie występuje w JPK_ST u podatników na ryczałcie),
- w strukturze JPK_ST_KR zawarta jest zarówno wartość początkowa podatkowa jak i bilansowa oraz jej zaktualizowana wartość, odpisy amortyzacyjne bilansowe i podatkowe wraz z aktualizacją ich wartości, kwota odpisów wg stanu na ostatni dzień roku poprzedzającego rozpoczęcie ewidencji środków trwałych, częstotliwość odpisów – miesięczny, kwartalny, roczny, inny, brak odpisu, kwoty odpisów NKUP, stawka amortyzacyjna rachunkowa w ujęciu procentowym i kwotowym.
W zakresie likwidacji środka trwałego albo wartości niematerialnej i prawnej struktura JPK_ST (JPK_ST_KR) zawiera informacje takie jak:
- data likwidacji – sprzedaży, darowizny, wycofania, kradzieży, stwierdzenia niedoboru, data innej przyczyny likwidacji,
- w strukturze JPK_ST_KR zawarta jest dodatkowo data wykreślenia z ewidencji,
- przyczyna likwidacji środka trwałego, czyli wykreślenia środka trwałego z ewidencji środków trwałych – sprzedaż, darowizna, wycofanie, kradzież, stwierdzenie niedoboru, inna przyczyna likwidacji (w strukturze JPK_ST_KR występuje jeszcze taka przyczyna likwidacji jak przekwalifikowanie środka trwałego do innej grupy aktywów jak i przekazanie środka trwałego tytułem wkładu niepieniężnego),
- numer dokumentu stwierdzającego wykreślenie z ewidencji środków trwałych,
- numer dokumentu w KSEF potwierdzającego zbycie,
- reklasyfikacja.
Na koniec warto powiedzieć o jeszcze jednej bardzo ważnej kwestii. W przypadku środków trwałych wprowadzonych do ewidencji środków trwałych przed dniem 1 stycznia 2025r. podatnik będzie zobowiązany przekazać w strukturze JPK_ST albo JPK_ST_KR informacje o tych środkach w zakresie, w jakim występują w ewidencji środków trwałych na dzień 1 stycznia 2025r.