Przedsiębiorcy wielokrotnie zastanawiają się czy potrzebują numeru VAT-UE. Czym właściwie jest numer VAT-UE? Do czego służy? Jak go uzyskać? I w końcu, kto tak naprawdę go potrzebuje? Na te i wiele innych pytań odpowiedziano w niniejszej publikacji.
Czym jest numer VAT-UE
Numer VAT-UE to tak naprawdę dotychczasowy numer NIP podatnika prowadzącego działalność uznaną za działalność gospodarczą z dodanym przedrostkiem „PL” (w przypadku podatnika z siedzibą w Polsce).
Przedrostek „PL” oznacza kraj nadania numeru VAT-UE, czyli w tej sytuacji Polskę.
Przykładowy (oczywiście fikcyjny) numer VAT-UE firmy z siedzibą w Polsce to PL999-999-99-99.
Jeżeli firma posiada siedzibę np. w Niemczech to numer VAT-UE rozpoczyna się od przedrostka „DE”. Numery VAT-UE pozostałych krajów UE tak samo posiadają przedrostki właściwe dla unijnego kraju nadania numeru VAT-UE.
Do czego służy numer VAT-UE
Numer VAT-UE stanowi identyfikator podatkowy podatnika realizującego transakcje unijne, czyli informuje nabywcę, Urząd Skarbowy oraz inne instytucje o tym, że sprzedawca jest zarejestrowanym podatnikiem VAT unijnym.
Zarejestrowany podatnik VAT-UE oznacza wypełnienie warunku formalnego dla rozliczania przeprowadzonych transakcji unijnych. Numer VAT-UE umożliwia rozliczanie na gruncie podatku VAT przeprowadzonych transakcji unijnych według właściwych dla nich zasad rozliczania.
Jeżeli podatnik nie jest zarejestrowany, jako podatnik VAT-UE, może wprawdzie zrealizować transakcję o cechach transakcji unijnej, jednak z uwagi na brak formalny (brak numeru VAT-UE) nie może go rozliczyć na gruncie podatku VAT według zasad rozliczenia VAT właściwych dla transakcji unijnych.
To z kolei może się wiązać z obowiązkiem doliczenia podatku VAT według polskiej stawki VAT, ale także z innymi możliwymi konsekwencjami.
Jakich transakcji dotyczy numer VAT-UE
Zarówno czynny podatnik VAT jak i zwolniony z VAT (podmiotowo lub przedmiotowo) ma obowiązek jeszcze przed dokonaniem pierwszej sprzedaży towarów lub usług na rzecz firm posiadających siedzibę w UE (poza terytorium RP) rejestracji do realizowania transakcji unijnych (rejestracji z zamiarem otrzymania numeru VAT-UE).
ISTOTNE:
Aby uzyskać numer VAT-UE, który stanowi dla sprzedawcy identyfikator podatkowy dla transakcji unijnych musi on złożyć formularz VAT-R do właściwego urzędu skarbowego ze względu na:
- adres zamieszkania – osoba fizyczna prowadząca działalność,
- adres siedziby – spółka, inne podmioty.
W 2026r. wciąż obowiązuje wzór formularza VAT-R w wersji 18.
Formularz VAT-R podatnik może:
- złożyć osobiście we właściwym urzędzie skarbowym,
- wysłać elektronicznie albo w formie papierowej do właściwego urzędu skarbowego.
Wypełniając formularz VAT-R (poza podstawowymi danymi adresowymi i identyfikacyjnymi) podatnik ma obowiązek określenia (zaznaczenia odpowiednich kwadratów), które transakcje unijne będzie realizował i od kiedy rozpocznie ich realizacje.
Podatnik (czynny albo zwolniony z VAT), który złożył formularz VAT-R, w którym zaznaczył, iż chce dokonywać transakcji unijnych od konkretnej daty może realizować:
- świadczenie usług dla firm posiadających siedzibę w krajach UE innych niż Polska,
- wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (zakup towarów od firm posiadających siedzibę poza Polską),
- wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (sprzedaż towarów do firm posiadających siedzibę poza Polską),
- import usług od kontrahentów z siedzibą w UE poza terytorium RP (zakup usług od firm posiadających siedzibę poza Polską).
W VAT-R podatnik ubiegający się o numer VAT-UE może wybrać, które transakcje unijne będzie realizować. Przedstawia to poniższa tabela
| Warianty wyboru transakcji unijnych w formularzu VAT-R na gruncie wnioskowania o numer VAT-UE | |||||
| Podatnik zwolniony z VAT | Czynny podatnik VAT | ||||
| Rodzaj transakcji unijnej | Co zaznaczyć w VAT-R(18) |
Deklaracja VAT rozliczająca transakcje unijne | Rodzaj transakcji unijnej | Co zaznaczyć w VAT-R(18) | Deklaracja VAT rozliczająca transakcje unijne |
| Tylko WNT | Tabela C3. – INFORMACJE DOTYCZĄCE WYKONYWANIA TRANSAKCJI WEWNĄTRZ-WSPÓLNOTOWYCH Kwadrat nr 69 | VAT-8 + Informacja VAT-UE |
WNT, WDT, import usług z UE, świadczenie usług do UE | Tabela C3. – INFORMACJE DOTYCZĄCE WYKONYWANIA TRANSAKCJI WEWNĄTRZ-WSPÓLNOTOWYCH. Kwadrat nr 68 | JPK_V7X |
| WNT, import usług z UE świadczenie usług do UE | Tabela C3. – INFORMACJE DOTYCZĄCE WYKONYWANIA TRANSAKCJI WEWNĄTRZ-WSPÓLNOTOWYCH. Kwadrat nr 69 i kwadrat nr 70 | VAT-8 (bez świadczenia usług do UE) + informacja VAT-UE (tylko dla WNT i świadczenia usług do UE) |
|||
Warto podkreślić, iż gdy podatnik zwolniony z VAT zaznaczy tylko kwadrat nr 70 w tabeli C3 formularza VAT-R wówczas będzie mógł realizować wyłącznie:
- import usług z UE, oraz
- świadczenia usług do UE.
To oznacza, że gdy podatnik będzie dokonywał tylko importu usług właściwą deklaracją VAT rozliczającą te transakcje będzie VAT-9M i nie będzie miał obowiązku składania informacji podsumowującej VAT-UE.
Jeżeli jednak obok importu usług będzie wykonywał świadczenie usług dla kontrahentów z UE (albo tylko świadczenie usług dla UE) wówczas nie będzie tej transakcji wykazywał w deklaracji VAT-9M, w której podatnik wykaże tylko import usług natomiast dodatkowo będzie miał obowiązek złożenia informacji podsumowującej VAT-UE, w której to z kolei wykaże tylko świadczenie usług do UE.
ISTOTNE:
Podatnik składając formularz VAT-R, w którym zaznacza ww. kwadraty dotyczące rozpoczęcia dokonywania transakcji unijnych musi dodatkowo wpisać przewidywaną datę ich rozpoczęcia.
Kto potrzebuje numeru VAT-UE
Numer VAT-UE jest potrzebny polskiemu podatnikowi (posiadającemu siedzibę firmy w Polsce), który chce dokonywać:
- świadczenia usług dla firm posiadających siedzibę w krajach UE innych niż Polska,
- wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów,
- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
- importu usług od kontrahentów z siedzibą w UE poza terytorium RP.
Numer VAT-UE powinien pozyskać jeszcze przed pierwszą sprzedażą w ramach ww. transakcji.
Czynny podatnik VAT może zarejestrować się (poprzez złożenie formularza VAT-R) jednocześnie do realizacji wszystkich ww. transakcji unijnych. Nie ma on możliwość rejestracji tylko do jednej, dwóch lub trzech wybranych transakcji.
Natomiast podatnik zwolniony z VAT może zarejestrować się (poprzez złożenie formularza VAT-R):
- jednocześnie do realizacji wszystkich ww. transakcji unijnych poza wewnątrzwspólnotową dostawą towarów, którą może realizować tylko zarejestrowany, czynny podatnik VAT, albo
- do realizacji tylko WNT, albo
- do realizacji tylko importu usług oraz świadczenia usług dla kontrahentów z UE.