Prowadzenie firmy we własnym mieszkaniu przez większość przedsiębiorców postrzegana jest jako możliwość poczynienia znaczących oszczędności. Część wydatków poniesionych na utrzymanie nieruchomości, może zostać zakwalifikowana jako koszt uzyskania przychodu, a więc pomniejszyć zobowiązania podatkowe firmy. Należy jednak pamiętać, że rozwiązanie to ma również swoje negatywne strony.
Miejsce zamieszkania, a miejsce wykonywania działalności gospodarczej.
Rejestrując jednoosobową działalność gospodarczą, we wniosku rejestracyjnym CEIDG-1 w sekcji 04, podane zostaje miejsce zamieszkania przedsiębiorcy. Jest to również domniemane główne miejsce wykonywania działalności. Potwierdzają to zapisy rubryki 10, gdzie jeżeli nie zostanie ona wypełniona, za główne miejsce wykonywania działalności uznaje się adres zamieszkania.
Nie każda działalność związana jest z koniecznością posiadania wydzielonej powierzchni na jej prowadzenie (przedstawiciele handlowi, firmy z sektora usług internetowych, itp.) Nie ma w związku z tym takiego obowiązku. Osoby, które się na to zdecydują mogą liczyć na szereg korzyści z tego wypływających, ale powinny również być świadome dodatkowych obowiązków.
Prowadzisz działalność w mieszkaniu? Zapłacisz wyższy podatek od nieruchomości.
Zanim zaczniemy uznawać poszczególne wydatki mieszkaniowe jako koszty firmy, należy zgłosić w Urzędzie Gminy część lokalu, która będzie wykorzystywana na potrzeby działalności. Uwaga! Wiąże się to z wyższym podatkiem od nieruchomości. Wyższy podatek, jest płacony tylko od części wykorzystywanej na potrzeby prowadzonej działalności i może nawet trzydziestokrotnie przewyższać ten zwykły.
Mimo wszystko, zazwyczaj jest to rozwiązanie opłacalne dla przedsiębiorcy.
Wybierając jako miejsce prowadzenia działalności własne mieszkanie, nie trzeba ponosić wydatków związanych z dojazdem do biura, czy też najmem lokalu, a poniesione koszty można zaksięgować. Ponieważ lokal przeznaczamy w części, a nawet głównie do celów mieszkaniowych, nie jest możliwe uznanie całości wydatków jako kosztów firmy. Należy wówczas zastosować wskaźnik proporcji.
Ustalenie wskaźnika procentowego.
Szacując wartość proporcji, według której uznawane będą mieszkaniowe wydatki firmowe, należy przeliczyć jaki jest stosunek powierzchni przeznaczonej na działalność do całkowitej powierzchni nieruchomości.
Proporcja [%] = (metraż powierzchni na działalność [m2] / metraż całego lokalu [m2]) x 100%
Przykład:
Posiadając mieszkanie o powierzchni 70 m² i przeznaczając na potrzeby działalności pokój 10 m², należy podzielić przez siebie obie wartości, aby otrzymać procent powierzchni użytkowanej na potrzeby firmy: 10 : 70 x 100% = 14,3%
Przyjętą proporcję należy regularnie stosować przy kwalifikowaniu wydatków mieszkaniowych.
Przekazując do księgowania dokument stanowiący koszt rozliczany z użyciem proporcji, należy załączyć do dokumentu uwagę z informacją o stosowanym wskaźniku procentowym.
Przykład:
Otrzymawszy rachunek za energię elektryczną w wysokości 150 zł, wg wskaźnika proporcji 14,3%, do rejestrów księgowych można dopisać koszt w wielkości 150 zł x 14,3% = 21,45 zł
Gdy jesteśmy czynnymi płatnikami VAT, wówczas podstawą do odliczenia będzie kwota netto. Należy zaznaczyć, że podstawę zapisów księgowych stanowią tzw. dowody wewnętrzne, sporządzane na podstawie rachunków i faktur. Powinny one zawierać datę oraz podpis osoby, która bezpośrednio dokonała wydatków, a także nazwę przedmiotu wydatku.
Dla których wydatków stosować proporcję?
Opłaty, dla który nożna stosować wskaźnik proporcji to przede wszystkim opłaty stałe: czynsz, gaz, energia, woda, oraz Internet, telefon, czy TV.
Prowadzenie działalności w mieszkaniu najczęściej związane jest również z koniecznością zakupu odpowiedniego wyposażenia. Mogą być to meble biurowe, fotele, segregatory, itp. Wyposażenie biurowe może stanowić koszty działalności. Należy jednak pamiętać, że jeżeli wartość początkowa mebli przekracza 3 500 zł, to koszty te będą stanowić środki trwałe, na podstawie których dokonywane będą okresowe odpisy amortyzacyjne .
Samo mieszkanie może być również środkiem trwałym, a jego wartość amortyzowana. Odpisów można dokonywać miesięcznie, kwartalnie bądź jednorazowo na zakończenie roku. Amortyzacja lokalu jest możliwa także w przypadku, gdy jest ono obciążone kredytem hipotecznym. Wówczas dodatkowo odsetki od rat można wliczać w koszty.
Wydatki mogące stanowić koszty w całości.
Do wydatków stanowiących koszt w pełnej wartości, wliczyć można remont części mieszkania, którą przystosowujemy na potrzeby działalności.
Istnieje również możliwość uznania podatku od nieruchomości jak i podatku gruntowego w kosztach działalności. Podstawą sporządzenia dowodu wewnętrznego będzie decyzja Urzędu Gminy o wysokości podatku.
Podatek od nieruchomości na cele działalności gospodarczej jest wyższy niż podatek opłacany od nieruchomości mieszkaniowej. Do kosztów uzyskania zalicza się jedynie podatek w wyższej wysokości – czyli ten od części przeznaczonej na cele prowadzonej firmy.