Nieprawidłowe dane na fakturze wystawionej w KSEF

Podatnik prowadzący działalność nie może wystawić faktury ustrukturyzowanej w KSEF według innego wzoru niż ten, który jest tam udostępniony.

Niemniej wystawiona przez podatnika faktura ustrukturyzowana może zawierać błędy wymagające korekty. W jaki sposób poprawić nieprawidłowe dane na fakturze wystawionej w KSEF?

Krajowy System e-Faktur

Krajowy System e-Faktur to system elektroniczny zarządzany przez Szefa KAS, który umożliwia przedsiębiorcom wystawianie faktur ustrukturyzowanych i przekazywanie ich do odbiorcy w KSEF. Zgodnie z art. 106nd ust. 2 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dalej ustawą o VAT) KSEF realizuje określone zadania takie jak:

1. nadawanie, modyfikacja uprawnień do korzystania z KSEF oraz powiadamianie podmiotów o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSEF lub ich odebraniu,
2. uwierzytelnienie oraz weryfikacja uprawnień do korzystania z KSEF,
3. wystawianie, odbieranie, przechowywanie, podgląd oraz oznaczanie faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym w KSEF,
4. analiza i kontrola prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych,
5. powiadamianie podmiotów uprawnionych o dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w KSEF oraz dacie i czasie jego przydzielenia,
6. powiadamianie o dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z wzorem faktury widniejącym w KSEF oraz o możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności KSEF,
7. powiadamianie innych podmiotów o braku uprawnień do korzystania z KSEF.

Warto zaznaczyć, iż faktury ustrukturyzowane wystawione w KSEF będą przechowywane, w KSEF przez okres 10 lat.

ISTOTNE:

Możliwość otrzymywania przez odbiorcę faktur ustrukturyzowanych w KSEF (wystawionych i przesłanych przez sprzedawcę) musi być przez niego najpierw zaakceptowana.

ISTOTNE:

Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSEF.

Z kolei fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za otrzymaną przy użyciu KSEF w dniu przydzielenia w tym systemie (unikalnego) numeru identyfikującego tę fakturę.

Nieprawidłowe dane na fakturze wystawionej w KSEF

Podatnicy prowadzących działalność gospodarczą mają obowiązek udokumentować dokonaną sprzedaż towarów lub usług fakturą sprzedaży.

Zdarza się niekiedy, że na fakturze występują błędy formalne lub błędy dotyczące różnego rodzaju kwot. Różnego rodzaju błędy z uwagi na sposób ich korekty można podzielić na:

1. wpływające na podstawę opodatkowania,
2. niewpływające na podstawę opodatkowania.

Narzędziem poprawiającym te błędy jest faktura korygująca.

ISTOTNE:

Do faktury w postaci ustrukturyzowanej można wystawić tylko fakturę korygującą w postaci także ustrukturyzowanej.

Obowiązek stosowania KSEF nie wpłynął na ogóle zasady wystawiania faktur korygujących. Niemniej patrząc na detale, zaszły istotne zmiany w niektórych sytuacjach, a konkretnie w sytuacjach zaksięgowania faktur korygujących in minus.

Kiedy więc należy wystawić obowiązkowo fakturę korygującą?

Jak widać ogólne zasady wystawiania faktur korygujących nie zmienił się i nie jest planowane dokonywanie takich zmian.

Faktura korygująca powinna zawierać:

• numer kolejny oraz datę jej wystawienia,
• numer identyfikujący fakturę w KSEF, której dotyczy faktura korygująca, z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie został nadany numer identyfikujący w KSEF,
• datę wystawienia,
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika – sprzedawcy i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• numer NIP podatnika – sprzedawcy,
• numer NIP nabywcy,
• nazwa (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą,
• jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej,
• w przypadkach innych zmiana podstawy opodatkowania lub kwoty podatku VAT należnego – prawidłową treść korygowanych pozycji.

Faktura korygująca może zawierać:

1) wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo „KOREKTA”,

2) przyczynę korekty.

Faktura korygująca wystawiona w KSEF a ewidencja VAT

Omawiając kwestię ujęcia faktur korygujących (ustrukturyzowanych) należy spojrzeć na to na dwa sposoby:

1. korekta informacji zawartych na fakturze pierwotnej, przy czym informacje te nie wpływają na podstawę opodatkowania,
2. korekta informacji, kwot zawartych na fakturze pierwotnej wpływających na podstawę opodatkowania.

Korekta informacji zawartych na fakturze pierwotnej, które nie wpływają na podstawę opodatkowania VAT i kwotę podatku VAT może być dokonana przez wystawienie faktury korygującej (ustrukturyzowanej).

Co więcej korekta ta może być dokonana przy pomocy noty korygującej, ale tylko do końca okresu nieobowiązkowego korzystania z KSEF a więc aktualnie do dnia 31 stycznia 2025r.

Fakturę korygującą (ustrukturyzowaną) poprawiająca informacje niewpływające na podstawę opodatkowania VAT i kwotę podatku VAT podatnik ujmuje w ewidencji VAT na bieżąco a więc w dacie wystawienia faktury korygującej.

Drugi rodzaj korekty to taka, która wpływa na podstawę opodatkowania i kwotę podatku VAT zawartą na fakturze pierwotnej.

Należy tutaj wymienić dwa generalne przypadki:

1. korekta wpływająca na zwiększenie podstawy opodatkowania i podatku VAT należnego z faktury (in plus),
2. korekta wpływająca na zmniejszenie podstawy opodatkowania i podatku VAT należnego z faktury (in minus).

W pierwszej sytuacji a więc gdy faktura korygująca (przyczyna korekty) powoduje zwiększenie podstawy opodatkowania i podatku VAT należnego z faktury (in plus) wówczas zastosowanie znajduje art. 29a ust. 17 ustawy o VAT. Przepis ten mówi, że gdy podstawa opodatkowania VAT (jak i kwota podatku VAT liczona od tej podstawy) uległa zwiększeniu, fakturę korygującą in plus należy ująć w ewidencji VAT sprzedaży (JPK_V7X) w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym zaistniała przyczyna zwiększenia podstawy opodatkowania.

I tutaj można wyróżnić dwa przypadki.

ISTOTNE:

Jeżeli przyczyną korekty (wystawienia faktury korygującej) in plus:

1. był błąd rachunkowy albo inna oczywista omyłka (przyczyna korekty występowała w dacie wystawienia faktury pierwotnej) wówczas fakturę korygującą in plus podatnik ujmie w ewidencji VAT – JPK_V7X w dacie wystawienia faktury pierwotnej,
2. był błąd, który miał miejsce już po dokonaniu dostawy towarów lub wykonaniu usługi wówczas fakturę korygującą in plus podatnik ujmie w ewidencji VAT – JPK_V7X w dacie wystawienia faktury korygującej a więc na bieżąco.

W drugiej sytuacji a więc gdy faktura korygująca (przyczyna korekty) powoduje zmniejszenie podstawy opodatkowania i podatku VAT należnego z faktury (in plus) sposób ujmowania faktury korygującej uległ zmianie w stosunku do faktur korygujących ustrukturyzowanych.

Jeżeli przyczyną korekty jest:

1. pomyłki w kwocie podatku na fakturze i wystawienia faktury korygującej do faktury, w której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna,
2. rabaty, opusty, obniżek cen,
3. wartość zwróconych towarów i opakowań,
4. zwrot nabywcy całości należności lub zalicz otrzymanych przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło,

– ujęcie faktury korygującej ustrukturyzowanej in minus następuje w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą w postaci faktury ustrukturyzowanej.

Na koniec warto wspomnieć o jeszcze dwóch istotnych przypadkach.

Faktura korygująca wystawiona poza KSEF i w czasie niedostępności KSEF

Może się zdarzyć, że podatnik wystawi fakturę korygującą in minus inną niż ustrukturyzowaną a więc poza KSEF. W takim wypadku księgowanie jej w ewidencji VAT należy dokonać w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym podatnik otrzymał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi.

Natomiast, gdy podatnik wystawił fakturę korygującą in minus w postaci faktury elektronicznej poza KSEF, zgodnie ze wzorem udostępnionym przez KSEF (wzór faktury ustrukturyzowanej):

1. także w czasie niedostępności KSEF (np. awarii) na rzecz nabywcy nieposiadającego siedziby w Polsce, konsumenta, podatnika zwolnionego z VAT w ramach SME i udostępnił ją temu nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSEF, albo
2. udostępnił ją nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSEF

– ujęcie tej faktury korygującej in minus podatnik może dokonać w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym podatnik przesłał fakturę korygującą do KSEF.