E-Doręczenia zastępują stopniowo tradycyjną korespondencję papierową i stają się nową rzeczywistością także dla przedsiębiorców zarejestrowanych w CEiDG. Nowe firmy zakładane po 1 stycznia 2025 r. lub aktualizujące wpisy po 30 czerwca 2025 r. zostały już „przymuszone” do założenia adresu do e-Doręczeń. Pozostali przedsiębiorcy zarejestrowani w CEiDG do 31 grudnia 2024 r., którzy jeszcze nie modyfikowali wpisu winni zarejestrować adres do e-Doręczeń najpóźniej 1 października 2026 r. Czym są e-Doręczenia i dlaczego są niezwykle istotne w prowadzeniu spraw firmy? Szczegóły poniżej!
Czym jest adres do e-Doręczeń, jak go założyć i dlaczego jest niezwykle ważny?
E-Doręczenia stanowią alternatywę dla tradycyjnych przesyłek pocztowych, stąd monitorowanie skrzynki jest niezwykle istotne, bowiem przeoczenie informacji o nowej korespondencji może nieść za sobą daleko idące konsekwencje. Przedsiębiorca może dla przykładu nie wnieść odwołania od decyzji organu podatkowego, czy ZUS.
Założenie skrzynki do e-Doręczeń jest dość proste. Wystarczy podać podstawowe dane oraz adres e-mail, na który będą przychodzić m.in. informacje o oczekującej korespondencji. Niepodjęta korespondencja zostanie uznana za doręczoną w dniu następującym po upływie 14 dni od dnia przygotowania przesyłki do pobrania przez adresata (jeżeli ostatni dzień terminu odbioru wypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy to ten termin zostaje przedłużony do kolejnego dnia roboczego).
Skrzynkę można założyć poprzez aktualizację wpisu CEiDG za pośrednictwem portalu biznes.gov.pl. Skrzynkę można także aktywować za pośrednictwem platformy/aplikacji mObywatel lub korzystając z bezpośredniej strony internetowej https://edoreczenia.gov.pl/. Adres skrzynki do e-doręczeń winien także ujawnić się wraz z pozostałymi danymi przedsiębiorcy w CEiDG.
Znaczna baza pytań i odpowiedzi w zakresie usługi e-Doręczenia dostępna jest pod adresem https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/pytania-i-odpowiedzi. W zakresie pomocy technicznej wsparcie można uzyskać na infolinii lub za pomocą formularza kontaktowego.
Z kolei aktem prawnym normującym doręczenia elektroniczne jest ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.
ISTOTNE:
Adresu do e-Doręczeń nie należy mylić z adresem e-mail. Adres e-Doręczeń ma następującą strukturę AE:PL-XXXXX-XXXXX-YYYYY-XX
Jak w praktyce wygląda e-doręczanie korespondencji?
Informacja o nowej korespondencji udostępniana jest za pośrednictwem wiadomości e-mail, który został wskazany podczas aktywowania skrzynki do e-Doręczeń. Nadawcą takiej wiadomości jest aktualnie Poczta Polska, która na chwilę obecną pełni rolę tzw. operatora wyznaczonego. Możliwe jest więc przeoczenie takiej wiadomości, zwłaszcza jeśli korzysta się z usług tego operatora w szerszym zakresie np. zamawiając kuriera.
Informacja mailowa zawiera m.in. numer przesyłki, adres do e-doręczeń, na który wpłynęła korespondencja, pouczenie o dacie doręczenia przesyłki oraz linki do stron internetowych biznes.gov.pl oraz e-doręczenia.gov.pl, gdzie można podjąć przesyłkę.
Z informacji pozyskanych na infolinii wynika, iż trwają praca nad dodatkową formą powiadamiania o nowej korespondencji za pomocą telefonu komórkowego, zapewne w formie wiadomości SMS.
ISTOTNE:
Monitorowanie e-Doręczeń jest niezwykle ważną kwestią, stąd umożliwiono wyznaczenie administratora, który będzie również miał możliwość korzystania ze skrzynki i zarządzania nią. Istnieje możliwość wyznaczenia kilku administratorów.
Aktualnie za brak adresu do e-Doręczeń kar nie ma. Co zrobi urząd, gdy nie odnajdzie adresu przedsiębiorcy?
E-doręczenia choć obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców od 1 października 2026 r. to jednak bez sankcji. Inaczej rzecz ujmując nie ma przepisów prawa, które przewidywałaby jakiekolwiek sankcje za brak adresu do e-doręczeń.
W praktyce system prędzej czy później wymusi aktywowanie adresu: aktualizacja wpisu CEiDG bez aktywowania e-Doręczeń nie będzie możliwa. Także organ chcący nadać korespondencję może wywołać presję na przedsiębiorcy, aby ten założył skrzynkę do e-doręczeń.
Niemniej jednak w sytuacji, gdy przedsiębiorca nie będzie posiadał adresu do e-Doręczeń podmiot publiczny może zastosować tzw. wysyłkę hybrydową tj. zarejestruje przesyłkę elektronicznie, jednakże zostanie ona wydrukowana i doręczona papierowo w sposób tradycyjny.
e-Doręczenia to nie tylko urzędy. Korespondencja pomiędzy przedsiębiorcami także możliwa, choć już odpłatna!
Zasadniczo główną rolą e-Doręczeń jest komunikowanie się podmiotów publicznych (urzędów) pomiędzy sobą, a także pomiędzy zobligowanymi do tego podmiotami niepublicznymi (firmy, czy osoby wykonujące zawody zaufania publicznego). Podkreślić jednak należy, iż e-Doręczenia umożliwiają wysyłkę korespondencji także w relacji firma-firma. W tej sytuacji wymagana jest aktywacja usługi dodatkowej, a korespondencja kierowana do podmiotu niepublicznego wymaga uiszczenia opłaty. Ważne jest ponadto to, aby obie firmy miały adresy do e-Doręczeń u operatora wyznaczonego (Poczty Polskiej S.A.) w ramach usługi dodatkowej lub u kwalifikowanego dostawcy usług.
Autor: Łukasz Kluczyński