Kiedy należy wystawić paragon z numerem NIP odbiorcy a kiedy nie? To pytanie nieustannie zadaje sobie bardzo wielu przedsiębiorców prowadzących ewidencję sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej.
Przypadków konieczności, dobrowolności wystawienia paragonu z NIP jest wiele. Na co należy szczególnie uważać w takich sytuacjach?
Paragon z NIP, paragon bez NIP
Niemal wszyscy przedsiębiorcy wiedzą, co to jest faktura uproszczona. W powszechnym wyjaśnieniu jest to faktura, która zawiera mniej elementów niż faktura standardowa.
Niemniej fakturą uproszczoną będzie również paragon z numerem NIP nabywcy, który może opiewać maksymalnie na wartość transakcji 450 zł brutto lub 100 EUR.
W nawiązaniu do art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dalej ustawą o VAT) w przypadku, gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro sprzedawca ma prawo wystawić tzw. fakturę uproszczoną, która nie zawiera wszystkich elementów faktury standardowej takich jak:
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
- stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9,
- sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.
– pod warunkiem, że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku VAT jak i inne pozostałe obligatoryjne dane dla faktury sprzedaży.
ISTOTNE:
Fakturę uproszczoną stanowi także paragon z numerem NIP nabywcy i oczywiście z numerem NIP sprzedawcy wraz jego danymi siedziby firmy (oraz pozostałymi wymaganymi danymi), jeżeli wartość transakcji nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro.
ISTOTNE:
Do paragonu z NIP nabywcy nie należy wystawiać jakiejkolwiek faktury, bowiem paragon z NIP nabywcy jest już fakturą uproszczoną.
ISTOTNE:
Paragon bez NIP nie stanowi faktury uproszczonej.
Uwaga – nie w każdym przypadku można wystawić paragon z NIP nabywcy
Niezwykle ważną kwestią jest to, że paragon z NIP nie można wystawić dla każdej transakcji sprzedaży towarów lub usług.
ISTOTNE:
Faktur uproszczonych w (w tym paragonów z NIP do 450 zł) nie można wystawiać dla dokumentowania poniższych transakcji:
- wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość (w tym otrzymanej zaliczki),
- sprzedaży na odległość towarów importowanych (w tym otrzymanej zaliczki),
- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (w tym otrzymanej zaliczki),
- sprzedaży, dla której nie jest na fakturze podawany numer NIP (nabywcami mogą być niektóre instytucje publiczne czy podmioty zagraniczne),
- sprzedaży towarów lub usług (w tym otrzymanych zaliczek), dla których obowiązek podatkowy w VAT powstaje w dacie wystawienia faktury (usługi budowlane, najem, dzierżawa, leasing, stałe usługi prawne, biurowe, usługi ochrony, pozostałe),
- dotyczących zapłaty za dostawę towarów dokonywaną na rzecz podatnika ułatwiającego dostawy towarów oraz przez tego podatnika,
- dostawy towarów i świadczenia usług dokonywanych przez podatnika posiadającego na terytorium RP siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, z którego dokonywana jest dana sprzedaż, w przypadku, gdy miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium RP, a osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca towaru lub usługobiorca i faktura dokumentująca te czynności nie jest wystawiana przez tego nabywcę lub usługobiorcę w imieniu i na rzecz podatnika.
Sprzedawca będący podatnikiem zwolnionym z VAT podmiotowo lub przedmiotowo także nie ma obowiązku wystawiać faktur sprzedaży w tym faktur uproszczonych (paragon z NIP) poza jednym wyjątkiem. Jeżeli nabywca zażąda jej wystawienia i zgłosi te żądanie w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty to sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę.
ISTOTNE:
Podatnik nie jest zobligowany do wystawienia faktury sprzedaży, gdy zarówno sprzedaż jak towarów lub usług i otrzymanie zaliczek na ich poczet (całości należności) nastąpiły w tym samym miesiącu.
Paragon z NIP nabywcy przeznaczony jest dla firmy
Pierwsza podstawowa zasada w kwestii paragonów z NIP nabywcy (do 450 zł) dotyczy tego, iż jest on wystawiany po prostu dla firmy, a więc dla osoby fizycznej, osoby prawnej, jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej prowadzącej działalność gospodarczą.
Przedsiębiorcą, który posiada i posługuje się numerem NIP (właściwym numerem identyfikacyjnym dla niego jest numer NIP) jest:
- osoba fizyczna samodzielnie prowadząca działalność gospodarczą,
- wspólnik spółek osobowych typy cywilna, jawna, partnerska,
- wspólnik spółek kapitałowych,
- osoba prawna,
- pozostałe podmioty (państwowe).
Paragonu z numerem NIP nabywcy nie należy wystawiać dla konsumentów. Co więcej, gdy wartość transakcji przekracza 450 zł wówczas sprzedawca ma obowiązek wystawić standardową fakturę sprzedaży. Nie może wówczas wystawić paragonu z numerem NIP.
Przy czym należy podkreślić bardzo ważną rzecz. Sprzedawca jeszcze przed wystawieniem jakiegokolwiek dokumentu sprzedaży – faktury standardowej, paragonu, paragonu do 450 zł powinien wiedzieć, w jakich charakterze występują nabywca.
Chodzi o to, gdy nabywca kupuje dany towar lub usługę to ma obowiązek poinformować o tym sprzedawcę (jeszcze przed wystawieniem dokumentu sprzedaży), że kupuje, jako:
- konsument, albo
- firma lub instytucja, organizacja lub inny podmiot.
Jest to niezwykle ważne, bowiem gdy nabywca poda błędny swój status dla danej transakcji zakupu wtedy wystawiony przez sprzedawcę dokument będzie nieprawidłowy.
Przykład 1
Sprzedawca wystawił konsumentowi paragon z NIP o wartości 300 zł brutto. Konsument ten wcześniej brał fakturę od danego sprzedawcy (kupował, jako firma) stąd sprzedawca znał jego numer NIP i automatycznie (w pośpiechu) wystawił nabywcy paragon z jego numerem NIP (fakturę uproszczoną) pomimo tego, że nabywca poinformował sprzedawcę, że dziś kupuje jako konsument.
W tej sytuacji paragon z numerem NIP nabywcy nie powinien być wystawiony. Jeżeli jednak został już wystawiony sprzedawca ma prawo wystawić fakturę korygującą w której nie ujmie numeru NIP, a jako przyczynę korekty poda – ujęcie numeru NIP.
Przykład 2
Sprzedawca wystawił odbiorcy omyłkowo paragon bez NIP o wartości 250 zł. Po wystawieniu odbiorca stwierdził, że chciał paragon z numerem NIP.
Odbiorca zawsze do tej pory brał fakturę natomiast sprzedawca po prostu zapomniał o tej zależności i wobec braku informacji od odbiorcy wystawił paragon bez NIP (jak dla konsumenta).
W takich okolicznościach sprzedawca nie może anulować danego paragonu i nie może wystawić faktury standardowej z NIP.
Może wystawić jedynie fakturę standardową – imienną, czyli bez numeru NIP.
Potwierdza to m.in. interpretacja indywidualna z dnia 25.10.2024r. o sygn. 0114-KDIP1-3.4012.572.2024.2.PRM :
„(…) Z opisu sprawy wynika, że prowadzi Pani zakład pogrzebowy. 90% klientów to osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. Sprzedaż dokonywana na rzecz ww. osób dokumentowana jest paragonem fiskalnym. Jeżeli natomiast zmarły był osobą bezrobotną, nie był ubezpieczony lub jest osobą nieznaną koszty pogrzebu ponosi opieka społeczna, dla której za świadczone przez Panią usługi wystawiana jest faktura. W wyniku pośpiechu usługa wykonana na rzecz opieki społecznej została błędnie udokumentowana paragonem fiskalnym bez numeru NIP nabywcy, zamiast fakturą.
W opisanej sytuacji nie można mówić o wystąpieniu oczywistej omyłki. Oczywistą omyłką dotyczącą numeru NIP nabywcy może być błąd polegający np. na braku jednej cyfry, przestawieniu cyfr bądź pomyłka w jednej cyfrze i nie może być utożsamiany z uzupełnieniem brakującego numeru NIP na paragonie fiskalnym czy zmianą numeru NIP na innego podatnika.
Brak numeru NIP nabywcy na paragonie fiskalnym nie stanowi, zatem oczywistej omyłki, o której mowa w ww. § 3 ust. 4 rozporządzenia, która mogłaby być ujęta w ewidencji opisanej w § 3 ust. 3 rozporządzenia.
Ww. ewidencja dotyczy zatem oczywistych pomyłek, które odnoszą się do wartości i przedmiotu sprzedaży. Nie można przyjąć, że korygowanie numeru NIP poprzez jego „uzupełnienie” (wobec braku tego numeru na paragonie) będzie stanowiło „oczywistą omyłkę” w zakresie wartości i przedmiotu sprzedaży, którą można zniwelować poprzez ujęcie w ww. ewidencji i ponowne zewidencjonowanie na kasie rejestrującej, a więc udokumentowanie kolejnym paragonem fiskalnym.
Przepis art. 106b ust. 5 ustawy wprowadza zasadę, zgodnie, z którą w przypadku sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, fakturę do paragonu fiskalnego na rzecz nabywcy posługującego się NIP (lub numerem podatku od wartości dodanej) wystawia się tylko w przypadku, gdy paragon dokumentujący tę sprzedaż zawiera ten numer.
W konsekwencji, do zaewidencjonowanej przez Panią za pomocą kasy rejestrującej, nawet pomyłkowo bądź w wyniku pośpiechu, sprzedaży na rzecz opieki społecznej tj. podmiotu gospodarczego, do paragonu dokumentującego tą sprzedaż bez nr NIP nabywcy, brak jest podstaw do korekty paragonu do „zera” w ewidencji oczywistych omyłek. W związku z powyższym stwierdzić należy, że zgodnie z art. 106b ust. 5 ustawy, nie ma Pani również prawa do wystawienia do paragonu bez NIP nabywcy, faktury zawierającej ten NIP. (…)”.
Kolejna fundamentalna sprawa to prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z paragonu z numerem NIP nabywcy.
Nabywca ma prawo odliczyć podatek VAT naliczony otrzymując paragon ze swoim numerem NIP (oczywiście paragon ten musi zawierać pozostałe elementy faktury uproszczonej) w sytuacji, gdy nabyte towary lub usługi są przeznaczone na sprzedaż opodatkowaną VAT.
Paragon bez numeru NIP nabywcy przeznaczony jest dla konsumenta
Przedsiębiorca, który ewidencjonuje sprzedaż przy pomocy kasy rejestrującej ma obowiązek wystawić paragon sprzedaży bez numeru NIP, jeżeli odbiorcą towarów lub usług jest konsument – osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej.
Paragon bez numeru NIP nabywcy przeznaczony jest dla konsumenta. Jest to niepełne stwierdzenie, bowiem paragon bez numeru NIP nabywcy wystawiony powinien być dla:
- konsumenta a więc osoby fizycznej nieprowadzącej żadnej działalności gospodarczej,
- osoby fizycznej, która prowadzi działalność, ale nabywa towar lub usługę prywatnie a więc na cele osobiste a nie na cele prowadzonej działalności.
Warto zaznaczyć, iż zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT konsument również może poprosić o wystawienie faktury sprzedaży, ale tak faktura także musi być bez numeru NIP a więc nabycie na cele osobiste, a nie firmowe.
Może to mieć miejsce na żądanie nabywcy towaru lub usługi, gdy dotyczy sprzedaży towarów lub usług:
- opodatkowanej VAT realizowanej przez czynnego podatnika VAT (w tym otrzymanych zaliczek),
- zwolnionej z VAT – (z wyłączeniem rolników ryczałtowych prowadzących działalność rolniczą).
– jeżeli nabywca wystosował żądanie w ciągu 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę albo nastąpił wpływ zaliczki lub całości należności. Po upływie ww. 3 miesięcy sprzedawca nie powinien już wystawiać faktury sprzedaży na żądanie, bowiem takie postępowanie będzie błędne.
Faktura na żądanie nie ma zastosowania do sprzedaży, dla której obowiązek podatkowy w VAT powstaje w dacie wystawienia faktury np. najem, dzierżawa, ochrona, usługi prawne, biurowe, budowlane, inne).