Przedsiębiorcy podróżujący w celach firmowych ponoszą wydatki w postaci opłaty za przejazd płatnymi odcinakami autostrad. Dowód poniesienia opłaty nie zawiera numeru NIP kupującego, co z kolei rodzi pytanie o możliwość zaliczenia tego typu wydatku w koszty podatkowe.
Opłata za przejazd autostradą jako faktura
Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.
Jak wynika z przywołanych wyżej przepisów – co do zasady – podatnik VAT jest zobowiązany wystawiać fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług na rzecz innego podatnika. Zatem ustawodawca nie nakłada na podatników obowiązku wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż realizowaną na rzecz podmiotów niebędących podatnikami VAT.
Należy zauważyć, że podatnik nie może dowolnie wybierać, czy dokonuje zakupu na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, czy też występuje w charakterze konsumenta. To znaczy, jeżeli w momencie dokonywania zakupu dany podmiot występuje w charakterze konsumenta i nabywa określony towar lub usługę, jako konsument, wówczas nie ma możliwości późniejszej zmiany tego charakteru zakupu. Towar lub usługa nabyta na potrzeby osobiste lub prywatne nie może z czasem przekształcić się w zakup służący działalności gospodarczej z punktu widzenia VAT.
Nabywca w momencie realizowania zakupów dokonuje ich kwalifikacji jako związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. W tym bowiem momencie określa czy dokonuje zakupów działając w charakterze podatnika.
Jeśli występuje on jako podatnik VAT, to przedstawia sprzedawcy swój numer identyfikujący go na potrzeby podatku w taki sposób, aby sprzedaż towarów lub usług była właściwie udokumentowana – albo fakturą albo paragonem z tym numerem pozwalającym na ewentualne późniejsze prawidłowe wystawienie do tego paragonu faktury zawierającej ten numer.
Przypomnijmy, że zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy VAT ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Obligatoryjne elementy faktury określa art. 106e ust. 1 ustawy VAT, gdzie w pkt 4 i pkt 5 wskazano, że faktura powinna zawierać:
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a oraz pkt 25;
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b.
Jednocześnie jednak jak stanowi art. 106o ustawy – minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e, oraz zakres tych danych, uwzględniając:
1. konieczność zapewnienia odpowiedniego dokumentowania dostawy towarów lub świadczenia usług i identyfikacji czynności dokonanych przez niektóre kategorie podatników;
2. niską wartość transakcji lub specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą lub rodzajem wykonywanych czynności.
Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w ww. przepisie ustawy, w rozporządzeniu w sprawie wystawiania faktur określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.
W § 3 pkt 4 ww. rozporządzenia podano, że faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na dowolną odległość, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:
a) numer i datę wystawienia,
b) imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
c) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
d) informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
e) kwotę podatku,
f) kwotę należności ogółem.
Jeżeli zatem otrzymywany przez nabywcę dokument zakupowy zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument zakupowy nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.
W tym miejscu warto też zwrócić uwagę na treść art. 106b ust. 5 ustawy VAT, który podaje, że w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.
Zgodne jednak z treścią ustawy wprowadzającej art. 106b ust. 5 ustawy w sytuacji, gdy podatnik dokonujący sprzedaży nie będzie miał technicznej możliwości wpisania numeru identyfikującego na paragonie, nabywca powinien zadeklarować w momencie dokonywania zakupu, że nabywa towar lub usługę, jako podatnik – w takiej sytuacji sprzedawca nie powinien rejestrować zakupu na kasie rejestrującej, tylko powinien od razu wystawić fakturę. Proponowana zmiana przepisów nie będzie zatem skutkowała koniecznością wymiany kas rejestrujących przez podatników, natomiast konieczna może się okazać zmiana procedur stosowanych przez podatników.
WAŻNE
Dokument potwierdzający poniesienie opłaty za przejazd autostradą nie musi zawierać NIP nabywcy. Jednocześnie taki dokument jest kwalifikowany jako faktura w rozumieniu przepisów ustawy VAT.
Przejazd autostradą stanowi koszt uzyskania przychodu
Przechodząc na grunt podatku PIT oraz przepisów rozporządzenia w sprawie prowadzenia PKPiR należy wskazać, że zgodnie z § 11 ust. 1 rozporządzenia zapisy w księdze są dokonywane w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.
Jednocześnie w myśl § 11 ust. 3 pkt 1 ww. aktu podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami.
W rezultacie należy stwierdzić, że skoro dokument potwierdzający poniesienie opłaty za przejazd autostradą jest równoznaczny z fakturą to taki dokument może być podstawą do zaksięgowania poniesionego wydatku w kosztach uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób fizycznych.