Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów podatnik może przekazać nabywcy wizualizację faktury wystawionej w KSeF. Poniżej przyjrzymy się bliżej temu zagadnieniu oraz zastanowimy się jaki jest status wizualizacji faktury w świetle przepisów ustawy VAT.
Wizualizacja faktury wystawionej w KSeF
Tytułem wstępu wskażmy, że według art. 106gb ust. 1 ustawy VAT faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Zgodnie z treścią art. 106gb ust. 5 ustawy podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze, w przypadku:
- udostępnienia jej nabywcy, o którym mowa w ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, lub
- użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.
Choć wystawianie oraz otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych odbywa się poprzez KSeF to jednak podatnicy mają możliwość przesyłania kontrahentom wizualizację faktury w formacie PDF.
Wizualizacja PDF stanowi odzwierciedlenie wystawionej w KSeF faktury, tj. zawiera takie same obowiązkowe dane, jak wystawiona wcześniej faktura ustrukturyzowana. Ponadto na wizualizacji warto umieścić numer KSeF faktury, datę przesłania faktury do KSeF oraz kod weryfikacyjny (tzw. kod QR), o którym mowa w art. 106gb ust. 5.
Wizualizacja PDF może zawierać – oprócz danych obowiązkowych znajdujących się na fakturze ustrukturyzowanej – dodatkowe dane, które nie będą wpływać na klasyfikację przedmiotu transakcji.
WAŻNE
Zgodnie z Podręcznikiem KSeF 2.0 Nie jest zalecane postępowanie polegające na przesyłaniu do KSeF pliku xml zawierającego tylko podstawowe dane wymagane przepisami, przy jednoczesnym wskazywaniu wszystkich danych dodatkowych tylko na wizualizacji, tj. na fakturze użytej poza KSeF (np. terminów czy formy płatności, numeru rachunku bankowego czy dodatkowych informacji o przedmiocie transakcji). Taki sposób postępowania uniemożliwia nabywcy zapisanie wszystkich danych faktury w systemie z uwagi na ich brak w treści pliku XML.
Wizualizacja nie jest odrębna fakturą względem e-faktury wystawionej w KSeF
W dalszej kolejności wskażmy, że faktury ustrukturyzowane (tj. wystawiane przy użyciu KSeF) przyjmują format XML zgodny ze strukturą logiczną FA (3). Udostępnienie kontrahentom tych faktur poza KSeF wymaga dokonania wizualizacji plików XML w czytelnym dla odbiorcy formacie (w zależności od preferencji nabywcy). Ponadto należy zwrócić uwagę, że struktura logiczna FA (3) umożliwia prezentację dodatkowych danych w formie ustrukturyzowanej (np. w polu DodatkowyOpis czy elementach tj. Platnosc, Rozliczenie, WarunkiTransakcji).
Przepisy ustawy nie określają wymogów jakie powinny spełniać dokumenty stanowiące wizualizacje faktur ustrukturyzowanych. Jednak warunkiem koniecznym jest zachowanie merytorycznej zgodności pomiędzy wizualizacją a danymi zapisanymi w pliku XML. Zatem dane zamieszczane w wizualizacji powinny być spójne z danymi zawartymi na fakturze wystawionej za pomocą KSeF.
W związku z tym Dyrektor KIS w interpretacji z dnia 31.12.2025 r. nr 0114‑KDIP1‑3.4012.843.2025.1.KP wskazał, że jeżeli wizualizacje PDF:
- w pełni odzwierciedlają treść faktury ustrukturyzowanej,
- zawierają kod QR z numerem KSeF,
- są jedynie udostępnieniem faktury poza KSeF,
– to stanowią kolejny egzemplarz tej samej faktury, a nie odrębny dokument.
Jednocześnie jak już wskazano struktura logiczna FA (3) umożliwia prezentację dodatkowych danych w formie ustrukturyzowanej. Jeśli więc zostaną one umieszczone na fakturze w KSeF powinny znaleźć odzwierciedlenie także w jej wizualizacji. Jeżeli w pliku XML wypełnione zostaną dane w elemencie „Rozliczenie”, a nie zostaną one wskazane na wizualizacji, może to wprowadzić nabywcę w błąd, co do ostatecznej kwoty do zapłaty za towar/usługę.
W tym zakresie warto zatem przywołać treść interpretacji Dyrektora KIS z dnia 30.04.2026 r., nr 0114-KDIP1-1.4012.84.2026.2.EW:
„W przedmiotowej sprawie informacje podane na wizualizacji udostępnionej przez sprzedawcę nie będą zgodne z wizualizacją, którą nabywca wygeneruje np. w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 lub w swoim programie komercyjnym. Wątpliwości budzi też wskazany sposób prezentowania danych zawartych w fakturze ustrukturyzowanej w inny sposób, tj. przykładowo zamiast nagłówka „opis pozycji” może pojawić się nagłówek „nazwa produktu”. Struktura logiczna FA (3) zawiera element „FaWiersz”, w którym znajduje się m.in. pole „P_7” dotyczące nazwy towaru lub usługi. Natomiast nie zawiera pola „opis pozycji”, który został wskazany we wniosku przez podatnika.
Zatem w ww. sytuacji, gdy Wizualizacja PDF będzie zwierała wszystkie kluczowe dane dla faktury, a jednocześnie będzie się różnić od faktury ustrukturyzowanej, może zostać uznana za odrębną fakturę, o której mowa w art. 108 ustawy.”
Podsumowując powyższe w ocenie organów podatkowych wizualizacja faktury wystawionej w KSeF nie stanowi odrębnego dokumentu tylko jeżeli dokładnie odzwierciedla dane zawarte w e-fakturze. W innym przypadku taki dokument może zostać uznany za pustą fakturę w rozumieniu art. 108 ustawy VAT.