Przedsiębiorcy często zakładają, że jeśli wydatek ma związek z firmą, to bez problemu mogą odliczyć podatek VAT od faktury go dokumentującej. Przy usługach gastronomicznych ta zasada w ogóle nie działa. Jest to wyjątek i właśnie on jest źródłem większości błędów.
Obiad z kontrahentem, spotkanie biznesowe w restauracji to częste przypadki, w których podatnicy zamawiają różne posiłki. Czy odliczenie VAT od nabycia posiłków jest możliwe?
Usługa gastronomiczna
W ustawie z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dalej ustawą o VAT) nie występuje definicja wyjaśniająca istotę usługi gastronomicznej.
W wyroku TSUE z dnia 22 kwietnia 2021 r. w sprawie o sygn. C-703/19 wyjaśniono, że:
(…) Interpretacja klasyfikacji PKWiU odbywa się poprzez odniesienie się do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 grudnia 2007 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (Dz.U. z 2007 r., nr 251, poz. 1885), a w szczególności do jej działu ex 56 i zawartych w nim podklas.
Dział ten obejmuje działalność usługową związaną z zapewnianiem pełnego wyżywienia przeznaczonego do bezpośredniej konsumpcji w restauracjach, włączając restauracje samoobsługowe i oferujące posiłki „na wynos”, z miejscami lub bez miejsc do siedzenia.
Nie jest tu istotny rodzaj obiektu serwującego posiłki, ale fakt, że są one przeznaczone do bezpośredniej konsumpcji. Podklasa 56.10.A, zatytułowana „Restauracje i inne stałe placówki gastronomiczne”, obejmuje przygotowywanie i podawanie posiłków gościom siedzącym przy stołach lub gościom dokonującym własnego wyboru potraw z wystawionego menu, bez względu na to, czy spożywają oni przygotowywane posiłki na miejscu, biorą je na wynos, czy są one im dostarczane.
Podklasa ta obejmuje działalność: restauracji, kawiarni, restauracji typu fast food, barów mlecznych, barów szybkiej obsługi, lodziarni, pizzerii, miejsc z żywnością na wynos, restauracyjną lub barową prowadzoną w środkach transportu wykonywaną przez oddzielne jednostki. (…)”.
Zidentyfikowanie usługi jako usługi gastronomicznej ma określone konsekwencje na gruncie przepisów ustawy o VAT.
Prawo do odliczenia podatku VAT
Prawo do odliczenia podatku VAT przysługuje tylko z otrzymanej faktury.
Najprościej mówiąc prawo to oznacza pomniejszenie podatku VAT wykazanego od dokonanej sprzedaży o kwotę podatku VAT od dokonanych zakupów.
Prawo do odliczenia podatku VAT (z otrzymanej faktury) posiada wyłącznie podatnik, który jest zarejestrowanym, czynnym (aktywnym) podatnikiem VAT.
Podatnik zwolniony z VAT nie ma prawa do odliczenia podatku VAT.
Na mocy art. 86 ust. 1 ustawy o VAT prawo do odliczenia podatku VAT u nabywcy – czynnego podatnika powstaje wtedy, gdy:
- nabyte przez niego towary, usługi zostały przeznaczone do wykonania sprzedaży towarów, usług podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT, oraz
- nie wystąpiły negatywne przesłanki wykluczające to prawo.
Można powiedzieć, że prawo do odliczenia podatku VAT powstaje wtedy, kiedy zakupy do działalności zostały przeznaczone do wykonania sprzedaży, która jest opodatkowana stawką VAT od 0% do 23%.
ISTOTNE:
Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT prawo do odliczenia podatku VAT u nabywcy z otrzymanej przez niego faktury powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek opodatkowania podatkiem VAT u sprzedawcy w stosunku do dokonanej sprzedaży.
Obowiązek opodatkowania VAT dokonanej sprzedaży u sprzedawcy powstanie:
- w dacie sprzedaży,
- w dacie otrzymania zaliczki,
- w dacie otrzymania należności,
- niekiedy wyjątkowo w dacie wystawienia faktury, ale tylko w przypadku sprzedaży usług takich jak m.in.: najem, dzierżawa, leasing czy usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, pozostałych.
Obowiązek podatkowy w VAT u sprzedawcy może też nastąpić w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego, jeżeli taki sposób rozliczenia został ustanowiony w umowie lub fakturze. Obowiązek ten może również nastąpić także w ostatnim dniu terminu płatności za fakturę.
Nabywca, który ma prawo do odliczenia podatku VAT może to prawo zrealizować, ale dopiero w określonym momencie czasu.
ISTOTNE:
Realizacji prawa, czyli faktyczne odliczenie podatku VAT z otrzymanej faktury czynny podatnik VAT może dokonać nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.
Odliczenie VAT od nabycia usługi gastronomicznej
Prawo do odliczenia podatku VAT nie przysługuje czynnemu podatnikowi VAT, jeżeli:
- przeznacza zakupy na cele prywatne,
- miały miejsce okoliczności wymienione w art. 88 ustawy o VAT, które wykluczają odliczenie podatku VAT np. faktury niedokumentujące faktycznej transakcji, faktury niedokumentujące w ogóle żadnej transakcji, faktury wystawione przez podmiot nieistniejący, faktury dokumentujące transakcje zwolnione z VAT lub niepodlegające opodatkowaniu VAT, korekty faktur stwierdzające fikcję.
Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT nie można odliczyć podatku VAT od faktur za nabyte usługi gastronomiczne.
Czynny podatnik VAT wyjątkowo może odliczyć podatek VAT od nabycia usługi gastronomicznej w sytuacji nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.
W pozostałych przypadkach nie może zrealizować tego prawa.
Nie ma przy tym znaczenia to, że nabyty posiłek w restauracji był potrzebny do prowadzenia działalności i dotyczył rozmów handlowych, szkoleń, spotkań biznesowych, innych ważnych spotkań firmowych a więc wystąpił związek wydatku z działalnością gospodarczą.
Podatek VAT z faktury za nabyte usługi gastronomiczne, co do zasady nie podlega odliczeniu.
Powyższe potwierdzają liczne stanowiska organów podatkowych. Przykładowo w interpretacji indywidualnej z dnia 21.04.2026r. o sygn. 0114-KDIP1-3.4012.168.2026.1.JG Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że:
„(…) Powołany przepis art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy jest jednoznaczny i nie nasuwa wątpliwości interpretacyjnych.
W szczególności nie rozróżnia sytuacji, w której nabywca usług gastronomicznych działa, jako ostateczny konsument, czy też nabywa je w celu dalszej odsprzedaży, bądź odsprzedaje, jako usługę składową świadczenia kompleksowego.
Skoro zatem nabyte przez Państwa usługi gastronomiczne mieścić się będą w zakresie usług wskazanych w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy, do których nie stosuje się obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku, Spółce nie będzie przysługiwało prawo do skorzystania z odliczenia podatku wykazanego na otrzymanych fakturach, pomimo faktu, że usługi te związane są z czynnościami opodatkowanymi.
Wobec powyższego nabyta przez Państwa usługa gastronomiczna, która stanowi jeden z elementów usługi zorganizowania spotkania dla pracowników Państwa klienta, mieści się w zakresie usług wskazanych w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy, do których nie stosuje się obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku, zatem nie będzie Państwu przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia usługi gastronomicznej, pomimo że usługa ta jak Państwo wskazali jest związana z czynnościami opodatkowanymi.
Jednocześnie należy zauważyć, że w opisanej sytuacji, wbrew stanowisku Spółki, nie dochodzi do odsprzedaży usług gastronomicznych. Do odsprzedaży usług, o której mowa w art. 8 ust. 2a ustawy, dochodzi wtedy, gdy podatnik zakupuje usługę w swoim imieniu na rzecz osoby trzeciej, a następnie tą samą usługę odsprzedaje. Przeniesienie kosztów nabycia usługi, dotyczy wyłącznie usługi, jaką nabywca nabył w celu odsprzedaży w postaci takiego samego świadczenia.
W niniejszej sprawie Spółka dokonuje zakupu usług gastronomicznych i dokonuje odsprzedaży usługi zorganizowania spotkania dla pracowników klienta Spółki, zatem odsprzedaje ona inną usługę niż gastronomiczna. Usługa gastronomiczna jest jedynie jedną ze składowych świadczonej przez Spółkę usługi. (…)”.
Catering to nie to samo, co gastronomia
Organy podatkowe od wielu lat wskazują, że usługa cateringowa nie jest usługą gastronomiczną. Catering polega na przygotowaniu i dostarczeniu posiłków do wskazanego miejsca. W takim przypadku nie obowiązuje regulacja z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT.
W interpretacji indywidualnej z dnia 26.05.2026r. o sygn. 0114-KDIP1-1.4012.150.2026.5.IZ/AWY Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że:
„(…) Należy wskazać, że ustawa o podatku od towarów i usług nie definiuje ani pojęcia usług gastronomicznych, ani pojęcia usług cateringowych.
Posiłkując się, zatem definicją zawartą w Słowniku Języka Polskiego PWN przyjąć należy, że usługa gastronomiczna polega na przygotowaniu i podaniu posiłku w miejscu, w którym jest on przyrządzany, tj. w restauracji czy innym lokalu.
Catering oznacza natomiast dostarczenie przygotowanych posiłków w miejsce wskazane przez zamawiającego, np. do siedziby spółki. W świetle powyższego uznać należy, że catering różni się od usług gastronomicznych.
Pojęcie „usług gastronomicznych” rozumiane jest wąsko. Jego zakres znaczeniowy pokrywa się z tym określonym w art. 6 ust. 1 rozporządzenia wykonawczego Rady (UE) nr 282/2011 z dnia 15 marca 2011 r. ustanawiające środki wykonawcze do dyrektywy 2006/112 (Dz.Urz.UE.L 77 z 23 marca 2011 r. str. 1 z późn. zm.) dla „usług restauracyjnych”, które zdefiniowane zostały, jako świadczone w lokalu należącym do usługodawcy usługi polegające na dostarczaniu gotowej lub niegotowej żywności i napojów, przeznaczonych do spożycia przez ludzi, wraz z odpowiednimi usługami wspomagającymi pozwalającymi na ich natychmiastowe spożycie. Dostarczanie żywności lub napojów albo też żywności i napojów stanowić ma przy tym jedynie element większej całości, w której przeważać powinny usługi.
Podobnie wypowiedział się również Trybunał Sprawiedliwości UE w wyroku w sprawie C-231/94 Faalborg-Gelting. W powyższym orzeczeniu TSUE udzielił odpowiedzi na pytanie, kiedy mamy do czynienia z usługą restauracyjną, a kiedy ze sprzedażą żywności „na wynos”, tj. de facto z dostawą towarów.
Jak zauważył TSUE, usługa restauracyjna jest rezultatem szeregu czynności, począwszy od gotowania potrawy do jej serwowania, przy czym jednocześnie do dyspozycji klienta pozostaje infrastruktura, w tym jadalnia z pomieszczeniami sąsiadującymi (np. szatnia), umeblowanie i zastawa stołowa.
Osoby, które w ramach wykonywania swojego zawodu pracują w restauracjach, wykonują na rzecz nabywcy posiłków wiele czynności, takich jak nakrywanie do stołu, doradzanie klientowi i objaśnianie szczegółów dotyczących posiłków w menu, podawanie do stołu i sprzątanie po zakończeniu konsumpcji.
Usługi restauracyjne charakteryzuje, zatem cały zespół cech i czynności, przy czym dostawa posiłku jest jedynie częścią usługi, choć stanowi dominujący element. Zatem należy je klasyfikować dla celów VAT, jako świadczenie usług.
Jednocześnie TSUE podkreślił, że sytuacja wygląda odmiennie, jeśli transakcja dotyczy posiłków „na wynos” i nie obejmuje usługi mającej na celu uzyskanie wzrostu konsumpcji na miejscu przy odpowiednim podaniu potrawy. Wtedy mamy do czynienia z dostawą towarów (tj. żywności). (…)”.
Jeżeli zakup cateringu służy działalności opodatkowanej VAT nabywca ma prawo do odliczenia podatku VAT od faktury za catering na zasadach ogólnych z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. Stanowisko to jest konsekwentnie potwierdzane w interpretacjach indywidualnych.
Jeżeli podatnik – nabywca przykładowo:
- organizuje szkolenie dla pracowników oraz zamawia catering do sali konferencyjnej wówczas ma prawo do odliczenia VAT z faktury za ten catering,
- organizuje imprezę integracyjną dla pracowników i współpracowników oraz zamawia catering na tą imprezę wówczas ma prawo do odliczenia VAT z faktury za ten catering,
- organizuje spotkanie firmowe lub konferencję lub inne tego typu spotkanie w firmie oraz zamawia catering do firmy wówczas ma prawo do odliczenia VAT z faktury za ten catering,
– jeżeli nabyty catering ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz jest przeznaczony na realizację sprzedaży opodatkowanej podatkiem VAT.
Potwierdzają to liczne stanowiska organów podatkowych. Przykładowo w interpretacji indywidualnej z dnia 05.04.2022r. o sygn. 0111-KDIB3-1.4012.13.2022.1.AB Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazuje, że:
„(…) Usługi restauracyjne i cateringowe, choć bardzo podobne, nie są tożsame. Ich różnice są bardzo istotne z punktu widzenia podatku VAT.
Dodatkowo należy zwrócić uwagę na tezy wynikające z wyroku TSUE z dnia 11 grudnia 2008 r. sygn. C-371/07, w którym stwierdzono między innymi, że nieodpłatne wydawanie posiłków przez przedsiębiorstwo w jego siedzibie, co do zasady służy zaspokojeniu prywatnych potrzeb pracowników, chyba, że ma na celu zapewnienie sprawnego i nieprzerwanego przebiegu spotkań służbowych.
W świetle powyższego przyjąć należy, że wyłączenie, o którym mowa w art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. b ustawy o VAT dotyczy tylko usług gastronomicznych rozumianych, jako usługi restauracyjne. Nie obejmuje ono natomiast usług cateringowych. (…)”.