Błędy na gruncie faktur wysyłanych do KSeF wymagają każdorazowo wyemitowania faktury korygującej. Jest to jedyna droga do naprawy ewentualnych pomyłek. Sytuacja komplikuje się, gdy na fakturze wskazano całkowicie błędnego nabywcę, tj. wskazano błędny NIP. Jakie kroki należy podjąć, aby w sposób prawidłowy wykazać transakcję z błędnym kontrahentem? – szczegóły poniżej!
Faktura na błędny podmiot – tylko korekta do zera
Nie ma możliwości anulowania faktury wysłanej do KSeF, a fakturę wystawioną na błędnego nabywcę (błędny NIP) należy „wyzerować”, a następnie wystawić nowy dokument. Wyzerowanie faktury oznacza skorygowanie pierwotnego dokumentu do zera.
Prawidłowość takiego sposobu postępowania potwierdza Ministerstwo Finansów w ogólnodostępnych materiałach, m.in. w sekcji pytania i odpowiedzi do KSeF, czy też w podręczniku KseF 2.0 cz. II „Wystawianie i otrzymywanie faktur”. Kluczowy w tym zakresie fragment brzmi następująco:
„Anulowanie faktury nie jest możliwe również w przypadku, gdy faktura została wystawiona na błędnego nabywcę (błędny identyfikator podatkowy NIP w polu Podmiot2/DaneIdentyfikacyjne/NIP). W tej sytuacji należy wystawić fakturę korygującą „do zera” i nową fakturę pierwotną zawierającą poprawne dane (w tym poprawny identyfikator podatkowy NIP) nabywcy.”
Taki sposób postępowania wzbudza jednak u podatników wiele wątpliwości i nastręcza kilka kluczowych pytań:
- czy fakturę pierwotną (wystawioną na błędnego nabywcę) należy ujmować w JPK VAT,
- czy nową (prawidłową) fakturę należy uwzględnić w pierwotnej ewidencji JPK_VAT.
Odpowiedzi na powyższe pytania odnajdziemy w najnowszych interpretacjach indywidualnych.
Korekta do zera i nowa faktura – w jaki sposób zaewidencjonować dokumenty w JPK_VAT? Przykład interpretacji indywidualnej
Opis procedury korygowania faktury pierwotnej na okoliczność zamieszczenia błędnego numeru NIP oprzemy na interpretacji indywidualnej, sygn. 0114-KDIP1-1.4012.344.2026.1.EW z dnia 15 czerwca 2026 roku, wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.
Zgodnie z zaprezentowanym i zaaprobowanym przez organ interpretacyjny stanowiskiem, korygowanie faktury z błędnym NIP należy przeprowadzić i zaewidencjonować w JPK wg następującego schematu:
- Faktura pierwotna z błędnym NIP wykazywana jest w ewidencji JPK_VAT zgodnie z obowiązkiem podatkowym (fakturę należy zaewidencjonować analogicznie jak każdą inną fakturę sprzedaży),
- Fakturę korygującą dokument pierwotny do zera należy zaprezentować w tym samym JPK, w którym rozliczono fakturę pierwotną. Zapis ten będzie mieć charakter stornujący i zniweluje wartość sprzedaży z błędnej faktury,
- Nową fakturę (z prawidłowym numerem NIP) należy zaewidencjonować w JPK_VAT w okresie, w którym wystąpiła sprzedaż, czyli w pierwotnej deklaracji,
– w tym przypadku, podatnik w okresie wystąpienia obowiązku podatkowego wykaże 3 zapisy w JPK_VAT: pierwszy błędny (faktura pierwotna z błędnym NIP), drugi stornujący (faktura korekta „do zera”) i trzeci prawidłowy (faktura z właściwym numerem NIP).
Organ interpretacyjny uzasadnił swoje stanowisko w ten sposób, iż nieprawidłowość w wystawieniu faktury pierwotnej istniała już w momencie wystawienia pierwszego dokumentu. W sytuacji, gdy dochodzi do wystąpienia tzw. oczywistej pomyłki, skutki takiej pomyłki należy niwelować w pierwotnej deklaracji (nie natomiast na bieżąco, tj. w dacie wystawienia korekty).
Zawinienie sprzedawcy opóźni odliczenie podatku VAT u nabywcy
Jedyna forma korekty błędnego NIPu akceptowana przez fiskusa w dobie KSeF, to jak wskazano powyżej wystawienie korekty „do zera” i wystawienie nowej faktury. Zasadniczo korekta „do zera” eliminuje pierwotny dokument z obiegu, stąd nabywca nie odliczy z niego podatku naliczonego. Dopiero nowa faktura (z prawidłowym NIPem) będzie stanowić dla nabywcy pełnoprawny dokument do odliczenia podatku VAT, która może zostać wystawiona z dużym (np. kilkumiesięcznym) opóźnieniem. To z pewnością wpłynie na płynność finansową nabywcy, który znacznie później pomniejszy VAT należny.
Nietrudno sobie jednak wyobrazić sytuację, w której sprzedawca wystawia fakturę dokonując pomyłki w jednej cyfrze NIPu nabywcy (pozostałe dane będą prawidłowe). Faktura ta nie trafia do KSeF nabywcy, jednakże sprzedawca udostępnia dokument w formie PDF. W dotychczasowym stanie prawnym (sprzed KSeF) taka faktura umożliwiałaby odliczenie podatku VAT. Aktualnie odliczenie podatku VAT z faktury z błędnym NIPem byłoby kontrowersyjne, stąd w takim stanie faktycznym warto wystąpić z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej. Wątpliwości w takiej sytuacji rysują się na tle art. 106na ust. 3 ustawy o VAT, który stanowi, że:
„Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę”.
ISTOTNE:
KSeF nie weryfikuje w żaden sposób prawidłowości danych zawartych na fakturach np. w zakresie poprawności NIP nabywcy. KSeF w aktualnym działaniu „przyjmuje” także faktury wystawione na samego siebie, gdzie w sekcji sprzedawca i nabywca znajduje się ten sam podmiot – wystawca faktury.
Korygowanie faktury do zera i wystawienie nowej faktury może naruszać przepisy o terminach wystawiania faktur
Zdaniem autora problematyka korygowania faktur „do zera” połączona z emisją nowej faktury (niekiedy ze znacznym opóźnieniem) może narażać podatnika na zarzut wystawienia faktury niezgodnie z obowiązującymi terminami. Ogólna zasada stanowi, iż fakturę wystawia się nie później niż 15-tego dnia kolejnego miesiąca. Choć fiskus w interpretacjach wskazuje na prawidłowość takiego postępowania, całkowitą pewność dla podatników może przynieść stosowna zmiana przepisów prawa podatkowego lub wydanie przez Ministra Finansów interpretacji ogólnej w tym zakresie.
Autor: Łukasz Kluczyński