Opublikowano: 2023-08-25
W sierpniu 2023 roku Prezydent podpisał ustawę dotyczącą obowiązku stosowania faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Zmieni się niemal wszystko, począwszy od sposobu emitowania faktur, a na ich odbieraniu i doręczaniu kończąc. Co za tym idzie (za pewnymi wyjątkami) całkowicie znikną z obrotu faktury papierowe, a ich miejsce zastąpią tzw. faktury ustrukturyzowane. Jakie zmiany jeszcze czekają podatników, oraz kto i kiedy musi się na nie przygotować? – o tym poniżej.
Czym jest KSeF i od kiedy należy go obowiązkowo stosować?
Obowiązek stosowania KSeF zgodnie z podpisaną przez Prezydenta ustawą z dnia 16 czerwca 2023r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 poz. 1598) obejmie podatników VAT czynnych z dniem 1 lipca 2024r., natomiast podatników VAT zwolnionych z dniem 1 stycznia 2025r.
Obowiązek ten polegać będzie na konieczności wystawiania tzw. faktur ustrukturyzowanych, czyli faktur wystawionych przy użyciu KSeF, który jest systemem teleinformatycznym. System ten służy nie tylko wystawieniu faktur. Dodatkowo KSeF umożliwia odbieranie faktur ustrukturyzowanych (czyli faktur w formie elektronicznego pliku XML) oraz ich przechowywanie, a także nadawanie, zmianę lub odbieranie uprawnień do korzystania z systemu. Inaczej rzecz ujmując wystawienie faktury ustrukturyzowanej polegać będzie na wyemitowaniu jej np. za pośrednictwem dotychczasowego systemu księgowego i wysyłce do KSeF analogicznie jak wysłanie pliku JPK. Faktura trafi do KSeF, gdzie nabywca za pośrednictwem systemu będzie mógł taką fakturę pobrać.
Choć podatnicy VAT zwolnieni będą zobligowani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych dopiero od 1 stycznia 2025r., realnie będą korzystać z KSeF od 1 lipca 2024 roku w związku z koniecznością odbierania faktur emitowanych przez kontrahentów. Na marginesie dodać należy, że KSeF został już uruchomiony z początkiem 2022 roku, jednak funkcjonuje do tej pory na zasadnie dobrowolności. Przed 1 lipca 2024 roku sprzedawca może (nie musi) wystawiać faktur ustrukturyzowanych, z kolei nabywa może (nie musi) godzić się na przyjmowanie takich faktur. Z dniem 1 lipca 2024 roku obowiązek stosowania KSeF oznacza konieczność wystawiania faktur ustrukturyzowanych, natomiast kupujący nie ma wyboru i musi taką fakturę ustrukturyzowaną przyjąć.
Stosowanie KSeF oznacza niemal całkowitą likwidację tzw. faktur papierowych (poza pewnymi wyjątkami które przedstawimy poniżej). Zniknie proceder „podmieniania faktur”, bowiem faktura przesłana do KSeF będzie mogła zostać zmieniona jednie w trybie korekty. Ponadto zlikwidowana zostanie możliwość wystawiania not korygujących. Nie będzie także możliwości wstecznego wystawiania faktur. Zgodnie bowiem z art. 106na ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF.
Jak w praktyce będzie wyglądać obieg dokumentów w związku z obowiązkiem stosowania KSeF?
Obligatoryjne stosowanie KSeF oznacza, że systemy finansowo-księgowe podatników będą skoordynowane z KSeF, tzn. wystawione faktury będą przesyłane do KSeF za pośrednictwem programu komputerowego. Każda faktura będzie posiadała numer identyfikujący dany dokument, a na okoliczność przyjęcia do KSeF każda faktura otrzyma UPO (urzędowe poświadczenie odbioru).
Z kolei dostęp do faktur będzie możliwy również tylko i wyłącznie przez KSeF. Dostęp ten będzie posiadać wyłącznie sam podatnik lub inne osoby upoważnione np. biuro rachunkowe, czy bezpośredni pracownicy przedsiębiorcy. W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi (np. spółki z o.o.), podmiot ten będzie zobligowany do wskazania osoby fizycznej upoważnionej do korzystania z KSeF w imieniu podmiotu. Wskazywanie osób upoważnionych do korzystania z KSeF tj. nadanie uprawnień oraz ich odbieranie umożliwia dokument ZAW-FA lub kwalifikowana pieczęć elektroniczna.
Dostosowanie narzędzi informatycznych do nowej rzeczywistości to pierwsza kwestia, jednak w szczególności większe podmioty muszą przygotować się na rewolucję w obiegu dokumentów np. w rozliczeniach z pracownikami, weryfikacji dokumentów pod kątem formalnym i merytorycznym, czy wreszcie sposobem ich ewidencjonowania (księgowania w systemie). W tym miejscu należy podkreślić, że KSeF niesie ze sobą zarówno aspekty pozytywne (m.in. faktury nie będą się gubić), ale też negatywne – do KSeF mogą wpływać przez pomyłkę (lub nie, np. wyłudzenia) faktury nie dotyczące danego przedsiębiorstwa.
Kiedy wystawianie faktur za pośrednictwem KSeF nie jest obowiązkowe? Kto nie musi korzystać z systemu?
Zgodnie z art. 106ga ust. 2 obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF nie dotyczy:
- podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju.Zagraniczne podmioty nie będą więc zobligowane do korzystania z KSeF, jednak polski podmiot wystawiający fakturę np. dla niemieckiego podmiotu w ramach WDT musi wystawić fakturę ustrukturyzowaną za pośrednictwem KSeF. Z kolei faktury emitowane przez zagranicznych kontrahentów będą nadal otrzymywane i księgowane na dotychczasowych zasadach,
- podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.
- podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9 ustawy o VAT, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach (procedura nieunijna dla podmiotów zagranicznych, międzynarodowy okazjonalnych przewóz drogowy osób, szczególna procedura dotycząca sprzedaży na odległość towarów importowanych),
- faktur wystawianych na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej,
- przypadków odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s, tj. odrębnych rozporządzeń ws wystawiania faktur w których znajdują się odstępstwa od standardowych reguł np. paragon za autostradę będzie w dalszym ciągu uznawany za fakturę bez obowiązku przesyłania jej do KSeF.
Inne problemy związane z obowiązkiem stosowania KSeF
W kolejnych wpisach naszego bloga zaprezentujemy pozostałe istotne z punktu widzenia przedsiębiorców zagadnienia związane z obowiązkiem stosowania KSeF. Przyjrzymy się m.in. kwestii związanej z wystawianiem faktur w okresie awarii KSeF, modyfikacji przepisów na gruncie wystawiania faktur korygujących, czy też zagadnieniu wykonywania przelewów za faktury ustrukturyzowane. Poruszymy także kwestie sankcji za niedostosowanie się do nowych regulacji związanych z funkcjonowaniem KSeF.
Autor- Łukasz Kluczyński