Opublikowano: 2023-11-23
Już w lipcu 2024 roku podatnicy będą zobowiązani do wystawiania faktur za pośrednictwem Krajowego Systemy e-Faktur (KSeF). Nowy obowiązek to również nowe sankcje, które będą nakładane na przedsiębiorców w związku z niestosowaniem się do nowych przepisów. Zaznaczyć należy, że po pierwsze nie wszystkie dokumenty będą wystawianie w KSeF, a ponadto od 1 lipca do 31 grudnia 2024 roku obowiązywać będą przepisy złagadzające, które pozwolą uniknąć surowych kar. Poniżej prezentujemy kto obowiązkowo będzie zobligowany do wystawiania faktur w KSeF i od kiedy może zostać realnie ukarany za uchybienia w tym zakresie.
Czym jest KSeF i co grozi podatnikom za niestosowanie się do jego wymogów?
Krajowy System e-Faktur to prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej system teleinformatyczny mający na celu przede wszystkim wystawianie, otrzymywanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Z kolei art. 106ga ustawy o VAT, w brzmieniu obowiązującym od 1 lipca 2024 roku, zawiera generalną zasadę, zgodnie z którą podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
Wystawienie faktury ustrukturyzowanej w KSeF będzie możliwe na dwa sposoby. Pierwsza opcja, to zalogowanie się bezpośrednio do KSeF, a następnie wystawienie faktury przy pomocy udostępnionego tam interfejsu. Druga opcja, to skorzystanie z zewnętrznego oprogramowania do wystawiania faktur za pomocą którego użytkownik wyśle fakturę do KSeF.
Sankcjonowane są trzy przypadki nie stosowania się do przepisów o KSeF, tj.:
- nie wystawienie faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF,
- wystawienie faktury niezgodnej ze wzorem faktury ustrukturyzowanej w okresie awarii, niedostępności, czy braku możliwości wystawienia faktury przy użyciu KSeF,
- nie przesłanie w wymaganym terminie faktur do KSeF w związku z awarią, niedostępnością, czy brakiem możliwości wystawienia faktury przy użyciu KSeF.
Ustawodawca przewidział dwa rodzaje kar uzależnione od rodzaju faktury wystawionej niezgodnie z przepisami:
- w przypadku faktur z wykazaną kwotą podatku VAT, podatnik może zostać ukarany karą pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF,
- w przypadku faktur bez wykazanej kwoty podatku (np. faktury wystawiane przed podmioty zwolnione z VAT), podatnik może zostać ukarany karą pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wynikającej z faktury wystawionej poza KSeF.
ISTOTNE:
Przepisy dotyczące kar za wystawianie faktur poza KSeF będą obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2025r. Podatnicy nie będą więc karani za uchybienia na gruncie KSeF w okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2024 roku.
Dokumenty które nie będą wystawiane w KSeF. Problem paragonów z NIP do kwoty 450 zł.
Szczegółowy zakres dokumentów, które nie muszą być obligatoryjnie wystawiane za pośrednictwem KSeF przedstawiliśmy w jednym z poprzednich wpisów (https://www.taxe.pl/blog/1855/ksef-2024-glowne-zalozenia-rewolucji-w-fakturowaniu/).
W niniejszym artykule szczególną uwagę poświęcimy dokumentom, które dotyczą faktur wystawianych przez krajowych przedsiębiorców. Nie będą oni zobligowani do wystawiania za pośrednictwem KSeF:
- faktur na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
- dokumentów uznawanych za faktury na podstawie odrębnych rozporządzeń. Według uzasadnienia do projektu ustawy, dokumentami uznawanymi za faktury, które nie muszą „przechodzić” przez KSeF będą faktury/paragony za usługi przejazdu autostradami płatnymi oraz usługi przewozu osób dokumentowane fakturami w postaci biletów jednorazowych. Szczegółowy wykaz dokumentów/faktur nieobjętych obowiązkiem KSeF zawierać będą rozporządzenia wydane na podstawie art. 106s ustawy o VAT,
- paragony z NIP do kwoty 450 zł oraz faktury emitowane za pomocą kas fiskalnych (np. na stacjach benzynowych za paliwo), ale wyłącznie do 31 grudnia 2024r. Oznacza to, że tego typu faktury znikną z obrotu prawnego od 1 stycznia 2025r.
Dodatkowo z obrotu prawnego znikną kolejne rodzaje dobrze znanych i powszechnie stosowanych dokumentów, mianowicie:
- duplikaty faktur, które nie będą już potrzebne, bowiem dzięki KSeF żadna faktura ustrukturyzowana nie ulegnie zagubieniu (możliwość wystawienia duplikatu faktury zaistnieje jedynie w przypadku gdy faktura pierwotna została wystawiona w formie papierowej lub elektronicznej),
- noty korygujące. Uchylono w całości art. 106k ustawy o VAT traktujący o notach korygujących. Powyższe oznacza, że jakiekolwiek pomyłki w wystawionych fakturach ustrukturyzowanych będą mogły być eliminowane wyłącznie poprzez wystawienie faktur korygujących.
Podkreślić ponadto należy, że faktury pro forma także nie będą wystawiane za pośrednictwem KSeF. Tego typu dokumenty nie są formalnie dokumentami księgowymi i nie podlegają pod reżim ustawy o VAT oraz jakichkolwiek innych przepisów prawa podatkowego.
Kolejną grupą faktur, które będą funkcjonować poza KSeF, będą faktury wystawione w sposób „tradycyjny” w okresie awarii, czy niedostępności KSeF. Sprzedawca będzie zobligowany jednak do zamieszczenia faktury w KSeF w określonym terminie. Szczegóły w tym zakresie zamieścimy w jednym z kolejnych wpisów naszego bloga.
Czy nabywca poniesie negatywne konsekwencje za zaniedbania sprzedawcy na gruncie KSeF?
Nabywcy towarów i usług, w szczególności otrzymujący faktury tradycyjne np. emitowane w okresie awarii KSeF mogą sobie zadawać pytanie, czy takie faktury będą dawały prawo do odliczenia podatku naliczonego, nawet w przypadku, gdy sprzedawca nie wyśle w stosownym terminie faktury do KSeF. Podkreślić należy, że obecnie nie wprowadzono żadnych przepisów dyskwalifikujących prawo do odliczenia VAT z faktur, gdzie sprzedawca nie dopełni określonych w przepisach formalności na gruncie KSeF.
Autor- Łukasz Kluczyński