W ramach prowadzonej działalności gospodarczej przedsiębiorca może podjąć decyzję o przekazaniu zakupionych towarów handlowych na cele reklamowe. W związku z takim zdarzeniem należy zastanowić się w jaki sposób ująć taki przypadek w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Wydatki na cele reklamowe a koszt uzyskania przychodów
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy PIT kosztem podatkowym są te wydatki które pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jednocześnie dany wydatek nie może znajdować się w katalogu wydatków określonych w art. 23 ust. 1 ustawy PIT.
Otóż zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
W tym miejscu pojawia się pytanie czy koszty reklamy można utożsamiać z kosztami reprezentacji.
Choć brak jest w tym zakresie definicji legalnych to jednak przyjmujemy, że wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym terminie „reprezentacji” kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia.
Natomiast reklama to działania podmiotu gospodarczego kształtujące popyt na dane towary, usługi lub markę, poprzez poszerzenie wiedzy o nich, mające na celu zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do zakupu towarów lub usług tego podmiotu gospodarczego. Reklama może być realizowana za pomocą rozmaitych środków wyrazu oraz przy użyciu zróżnicowanych środków przekazu, w tym poprzez rozpowszechnianie logo firmy.
W tym zakresie warto odwołać się do dostępnego orzecznictwa. Przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 17 września 2021 r. sygn. 0111-KDIB1-3.4010.266.2021.3.PC, organ wskazał że w przypadku upominków o niewielkiej wartości (np. długopisy, kubki, notesy, kalendarze, koszulki itp.) należy stwierdzić, że co do zasady, drobne gadżety nie mają charakteru reprezentacyjnego – ich obecność jest dziś bowiem tak powszechna, że nie przyczynia się do budowy wizerunku firmy i to ich brak może uchodzić za odstępstwo od zwyczajowego postępowania.
Podobnie też w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 9 listopada 2016 r. sygn. II FSK 2293/16, w którym sąd uznał, że drobne prezenty wręczane kontrahentom lub potencjalnym kontrahentom, o ile opatrzone są logo firmy, winny być traktowane jako przedmioty reklamowe, a wydatki na ich nabycie winny być uważane za wydatki na reklamę, a nie za wydatki na reprezentację.
WAŻNE
Wydatki na reklamę – w przeciwieństwie do wydatków na reprezentację – mogą być kosztem uzyskania przychodów w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.
Przekazanie towarów na cele reklamowe a KPiR
W sytuacji gdy podatnik nabywa określone rzeczy ruchome w celu dalszej odsprzedaży to w takim przypadku mamy do czynienia z towarem handlowym. Zgodnie z definicją zawartą w rozporządzeniu w sprawie KPiR towarami handlowymi są wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym.
Zakup towarów handlowych jest księgowany w kolumnie nr 10 KPiR. Kolumna 10 jest przeznaczona do wpisywania zakupu materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu.
Przekazanie ww. towarów na cele reklamowe nie oznacza, że podatnik traci prawo do uznania zakupu za koszt podatkowy. Co jednak istotne zmienia się kwalifikacja takich rzeczy ruchomych ponieważ nie są już one przeznaczone do dalszej odsprzedaży, a zatem nie są już towarem handlowym.
Powyższe powoduje, że w dacie przekazania na cele reklamowe należy wystornować odpowiednie kwoty z kolumny nr 10 PKPiR, a następnie zaewidencjonować odpowiednią kwotę w kolumnie 13 księgi „Pozostałe wydatki”. Kolumna 13 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10-12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów.
Przekazanie towarów na cele reklamowe powinno być potwierdzone protokołem, który musi spełniać wymogi dla dowodu księgowego określone w § 11 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR.
Zgodnie z tym przepisem podstawą zapisu w księgach są inne dowody, wymienione w § 12 i § 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
WAŻNE
W przypadku przekazania towarów handlowych na cele reklamowe konieczne jest sporządzenie protokołu oraz wyksięgowanie kosztu z kolumny nr 10 „Zakup towarów handlowych” i wpisanie wydatku w kolumnie nr 13 „Pozostałe wydatki”.
Mając powyższe na uwadze należy stwierdzić, że przeznaczenie towarów handlowych na cele reklamowe nie wiąże się z koniecznością wyksięgowania wydatku z kosztów podatkowych przedsiębiorcy. Podkreślić należy, że konieczne jest tutaj wyłącznie przeniesienie poniesionego wydatku do innej pozycji KPiR.