Czynny podatnik VAT ma w większości przypadków obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej dokumentującej otrzymanie zaliczki przed wykonaniem dostawy towarów lub świadczenia usług.
Od powyższej zasady występują wyjątki.
Przedsiębiorca może też po prostu zapomnieć o wystawieniu faktury zaliczkowej. Co w takiej sytuacji?
Czym jest faktura zaliczkowa
Faktura zaliczkowa to faktura, którą przedsiębiorca ma obowiązek wystawić, jeżeli otrzyma zaliczkę, przedpłatę na poczet przyszłej dostawy towarów lub przyszłego świadczenia usługi.
Faktura zaliczkowa dokumentuje – potwierdza otrzymanie przez sprzedawcę zaliczki od nabywcy na poczet przyszłej dostawy towarów lub przyszłego świadczenia usługi.
Mimo podstawowej funkcji faktury zaliczkowej przedsiębiorca może ją wystawić zanim otrzyma zaliczkę.
Obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej
Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2024 r. poz. 361 zwanej dalej ustawą o VAT) czynny podatnik VAT ma obowiązek wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem sprzedaży towarów lub usług z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
- dostawy towarów lub świadczenia usług, dla której obowiązek opodatkowania podatkiem VAT następuje w dacie wystawienia faktory,
- dokonywanych na rzecz podatnika ułatwiającego dostaw towarów oraz przez tego podatnika, dla których obowiązek podatkowy powstaje w momencie zaakceptowania płatności.
Termin wystawienia faktury zaliczkowej to 15-go następnego miesiąca po miesiącu otrzymania zaliczki.
Natomiast w myśl art. 106i ust. 7 pkt 2 ustawy o VAT faktury zaliczkowe nie mogą być wystawione wcześniej niż 60-go dnia przed otrzymaniem zaliczki lub całości zapłaty na poczet przyszłej dostawy towarów lub świadczenia usług.
Faktury zaliczkowe warto wystawiać dopiero po otrzymaniu zaliczki. Wystawianie faktur zaliczkowych do zapłaty i to z długimi terminami płatności mogą niekiedy zostać uznane przez urząd skarbowy za tzw. puste, jeżeli nie zostaną w ogóle opłacone.
ISTOTNE:
Podatnik nie jest zobligowany do wystawienia faktury zaliczkowej, jeżeli zaliczkę lub całość zapłaty otrzymał w tym samym miesiącu, w którym dokonał dostawy towarów lub świadczenia usług na poczet, których otrzymał tę zaliczkę lub całość zapłaty.
Powyższe zwolnienie nie obowiązuje w przypadkach, dla których terminy wystawienia faktury zostały określone ustawowe np. w odniesieniu do usług budowlanych (art. 106i ust. 3-8).
Jest jeszcze jedna bardzo istotna kwestia.
ISTOTNE:
Podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej z opodatkowania podatkiem VAT.
Dotyczy to zarówno sprzedaży zwolnionej przedmiotowo z VAT oraz sprzedaży prowadzonej przez podatnika zwolnionego podmiotowo z VAT.
Wyjątek od reguły
Prawodawca dodał pewien wyjątek w zakresie obowiązku wystawiania faktur zaliczkowych. Chodzi o art. 106b ust. 3 ustawy o VAT.
W zapisach tego artykułu wskazał, iż na okoliczność wystąpienia żądania nabywcy towaru lub usługi przedsiębiorca podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie zaliczki na poczet sprzedaży zwolnionej z VAT, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym otrzymano całość lub część zapłaty.
ISTOTNE:
Faktur zaliczkowych nie wystawia się nawet na żądanie nabywcy, jeżeli zaliczka, przedpłata dotyczy:
- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
- sprzedaży towarów lub usług, których opodatkowanie VAT następuje w dacie wystawienia faktury (np. usługi prawne, najmu, ochrony osób i mienia, usługi biurowe),
- sprzedaży towarów i świadczenia usług rozliczanych względem VAT przy pomocy procedur szczególnych VAT OSS oraz VAT IOSS,
- sprzedaży na odległość towarów importowanych, rozliczanej w procedurze szczególnej SOTI,
- sprzedaży niektórych towarów dokonywanych na rzecz podatnika ułatwiającego dostawy towarów oraz przez tego podatnika.
Niewystawienie faktury zaliczkowej a podatek VAT
Czasami zdarza się, że sprzedawcy zapomną wystawić fakturę zaliczkową. Warto zaznaczyć, że gdy zaliczka i wykonanie usługi lub dostawa towarów wystąpią w tym samym miesiącu wówczas sprzedawca nie ma obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej (także końcowej) a może wystawić jedną standardową fakturę sprzedaży.
Niemniej nawet, jeżeli sprzedawca – czynny podatnik VAT miał obowiązek a nie wystawił faktury dokumentującej wpływ otrzymanej zaliczki to i tak ma obowiązek dokonania opodatkowania podatkiem VAT kwoty otrzymanej zaliczki.
Przykład 1
Czynny podatnik VAT otrzymał dnia 30.05.2025 r. zaliczkę w kwocie 5.000 zł. Kwota ta stanowi kwotę brutto. Kwotę tę należy rozliczyć następująco:
- 5.000 zł brutto,
- 934,96 zł – 23% VAT.
- 4.065,04 zł netto.
Sprzedawca zapomniał wystawić faktury zaliczkowej.
Pomimo tego ma obowiązek uwzględnić w ewidencji i deklaracji JPK_V7X za okres 05/2025 r. i opodatkować kwotę otrzymanej zaliczki według powyższej rozpiski. Ponadto powinien niezwłocznie wystawić fakturę zaliczkową.
ISTOTNE:
Otrzymanie zaliczki nie generuje obowiązku jej opodatkowania w podatku dochodowym od osób fizycznych (skala podatkowa, podatek liniowy) jak i w ryczałcie.
Niewystawienie faktury zaliczkowej a sankcje karnoskarbowe
Zgodnie z art. 62 ustawy z dnia 10.09.1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2025 r. poz. 633) kto wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury lub rachunku, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych.
Kto fakturę lub rachunek wystawia w sposób nierzetelny albo takim dokumentem się posługuje, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności na czas nie krótszy od roku, albo obu tym karom łącznie.
Kto fakturę lub rachunek wystawia w sposób nierzetelny albo takim dokumentem się posługuje, a kwota podatku wynikająca z faktury albo suma kwot podatku wynikających z faktur jest małej wartości, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności, albo obu tym karom łącznie.
Powyższe oznacza, iż przedsiębiorca, który jest zobligowany do wystawienia faktury zaliczkowej a jej nie wystawił (lub wystawił w sposób wadliwy) naraża się na karę grzywny w wysokości do:
- 180 stawek dziennych w przypadku niewystawienia lub wadliwego wystawienia faktury zaliczkowej,
- 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności na czas nie krótszy od roku, albo obu tym karom łącznie w przypadku nierzetelnego wystawienia faktury zaliczkowej albo posługiwania się nią,
- 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności, albo obu tym karom łącznie w przypadku nierzetelnego wystawienia faktury zaliczkowej albo posługiwania się nią a kwota podatku VAT wynikająca z faktury albo suma kwot podatku VAT wynikających z faktur jest małej wartości.
Minimalna grzywna w 2025 r. wynosi 10 stawek dziennych x 1/30 z minimalnego wynagrodzenia (4.666 zł) a więc 10 x 155,53 zł = 1.555,30 zł. Należy jednak podkreślić, iż to sąd nakłada karę grzywny i wówczas bierze pod uwagę dochody sprawcy, jego sytuację materialną i osobistą.
Na koniec warto zaznaczyć, iż karze grzywny podlega także przedsiębiorca, który nie przechowuje wystawionej lub otrzymanej faktury, faktury zaliczkowej lub rachunku, bądź dowodu zakupu towarów.