Każdy przedsiębiorca, który otrzyma lub wystawi fakturę wyrażoną w walucie obcej ma obowiązek dokonać przeliczenia jej wartości na polskie złote.
Jak to zrobić? Co się z tym wiąże? Jakie możliwości przeliczania ma w swoim zasięgu przedsiębiorca? Na te i wiele innych wątpliwości odpowiedziano w niniejszej publikacji.
Dlaczego należy przeliczać faktury wyrażone w walucie obcej
Podstawowe pytanie, jakie rodzi się przy okazji otrzymywania faktur wyrażonych w walucie obcej to, dlaczego należy je przeliczyć na polskie złote?
Pierwsza kwestia to wymóg ustawowy. Transakcje kupna, sprzedaży w działalności gospodarczej podatnicy rejestrują w księgach rachunkowych albo w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (wyłącznie transakcje sprzedaży w ewidencji przychodów – ryczałt) nie wspominając o ewidencjach VAT.
Natomiast zarówno księgi rachunkowe jak i PKPiR oraz ewidencję przychodów jak i ewidencje VAT podatnicy mają obowiązek prowadzić w walucie polskiej, czyli złotówkach.
Dlatego też wszelkie transakcje dotyczące działalności zanim zostaną ujęte w ww. ewidencjach muszą być przeliczone na polskie złote.
Druga fundamentalna sprawa to to, że po przeliczeniu wartości transakcji wyrażonej w walucie obcej na polskie złote może wystąpić różnica w tych wartościach. Mowa tu o przeliczeniu zarówno wartości faktury jak i wartości zapłaty.
Ta różnica w wartościach to różnica kursowa, która może być przychodem podatkowym, ale i kosztem podatkowym.
Różnica kursowa powstaje wtedy, kiedy transakcja i zapłata za nią wyrażona jest w walucie obcej. Niemniej, jeżeli transakcja i zapłata nastąpiła w tym samym dniu to różnica kursowa nie wystąpi.
Przeliczenie faktury wyrażonej w walucie obcej w PIT
Zanim podatnik sprawdzi czy powstała różnica kursowa musi wpierw przeliczyć wartość otrzymanej faktury zarówno dla celów podatku dochodowego PIT jak i VAT.
Patrząc na podatek dochodowy od osób fizycznych PIT należy wprowadzić pewien podział a mianowicie:
- przeliczenie faktury sprzedaży a więc wystawionej przez podatnika,
- przeliczenie faktury kosztowej a więc otrzymanej przez podatnika.
| Przeliczenie faktury wyrażonej w walucie obcej w podatku dochodowym od osób fizycznych | |
| Wystawiona przez podatnika faktura sprzedaży | Otrzymana przez podatnika faktura kosztowa |
| Przychody w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu. | Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. |
| Średni kurs ogłaszany przez Narodowy Bank Polski to kurs z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu lub poniesienia kosztu. | |
Powyższa zasada przeliczania wydatków wyrażonych w walutach obcych dotyczy także przeliczania faktur dotyczących delegacji zagranicznej przedsiębiorcy (oraz pracowników).
Warto natomiast w tym miejscu zwrócić uwagę na jeszcze jedną bardzo ważną rzecz.
ISTOTNE:
Jeżeli przedsiębiorca opłaca podatek zagraniczny wyrażony w walucie obcej albo ponosi wydatki wyrażone w walucie obcej, które może odliczyć od:
- dochodu,
- podstawy obliczenia podatku dochodowego
– wówczas podatek jak i tego typu wydatki przedsiębiorca przelicza złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia wydatku lub zapłaty podatku.
Należałoby w tym momencie wytłumaczyć kwestię uzyskania przychodu i poniesienia kosztu.
| Przeliczenie faktury (i nie tylko) wyrażonej w walucie obcej w podatku dochodowym od osób fizycznych a dzień uzyskania przychodu i poniesienia kosztu | |
| Dzień uzyskania przychodu | Dzień poniesienia kosztu |
| Dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi nie później jednak niż dzień: wystawienia faktury, jeżeli ma miejsce przed dniem wydania rzeczy, wykonania usługi lub uregulowania należności, lub uregulowania należności, jeżeli ma miejsce przed dniem wystawienia faktury, wykonania usługi lub uregulowania należności Jeżeli usługa rozliczana jest w okresach rozliczeniowych, za dzień powstania przychodu uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze, nie rzadziej niż raz w roku. Dzień otrzymania zaliczki na poczet przyszłych dostaw towarów i usług w sytuacji rejestracji ich wpływu przy zastosowaniu kasy rejestrującej zgodnie z przepisami ustawy o VAT. Dzień realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych. | Dzień wystawienia faktury bądź innego dowodu w przypadku braku faktury. Dzień zapłaty w przypadku niektórych typów kosztów jak np. składki ZUS, odsetki, inne Za koszt poniesiony uważa się koszt wynikający z otrzymanej faktury (rachunku) albo innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku). |
| Dzień otrzymania wpłaty dotyczącej uzyskanego przychodu to dzień otrzymania należności wynikających z tego uzyskanego przychodu | Dzień zapłaty kosztu to dzień uregulowania zobowiązań w jakiejkolwiek formie, w tym w wyniku potrącenia wierzytelności. |
ISTOTNE:
Zarówno zapłatę kosztu jak i wpływ przychodu należy przeliczyć według kursu faktycznie zastosowanego przez bank dla danej waluty obcej (lub inną instytucję obsługującą rachunek przedsiębiorcy) a jeżeli ten kurs nie jest dostępny to według kursu ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski dla danej waluty obcej z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień zapłaty kosztu lub wpływu przychodu.
ISTOTNE:
Jeżeli podatnik stosuje metodę kasową w podatku dochodowym od osób fizycznych datą powstania przychodu jest dzień uregulowania należności, nie późniejszy niż dzień:
- upływu 2 lat, licząc od dnia wystawienia faktury, albo
- likwidacji działalności gospodarczej.
Uregulowanie należności w metodzie kasowej PIT określane jest jako:
1) częściowe uregulowanie należności,
2) wpłaty zaliczek na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych.
Przeliczenie faktury wyrażonej w walucie obcej w VAT
Przeliczenie faktury wyrażonej w walucie obcej w VAT odbywa się na innych zasadach niż w przypadku podatku PIT.
W nawiązaniu do art. 31a ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dalej ustawą o VAT) przeliczenie wartości faktury (podstawy opodatkowania VAT) wyrażonej w walucie obcej dokonuje się:
- w przypadku wystawienia faktury w dniu albo po dniu powstania obowiązku podatkowego w VAT,
- w przypadku wystawienia faktury przed dniem powstania obowiązku podatkowego w VAT.
| Przeliczenie faktury wyrażonej w walucie obcej w VAT | |
| Faktura wystawiona w dniu albo po dniu powstania obowiązku podatkowego w VAT | Faktura wystawiona przed dniem powstania obowiązku podatkowego w VAT |
| Przeliczenie według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego. | Przeliczenie według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury |
| Podatnik może wybrać sposób przeliczania tych kwot na złote: według ostatniego kursu wymiany opublikowanego przez Europejski Bank Centralny na ostatni dzień poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego. W takim przypadku waluty inne niż euro przelicza się z zastosowaniem kursu wymiany każdej z nich względem euro. | |
W podatku VAT powstanie obowiązku podatkowego, czyli obowiązku opodatkowania VAT powstaje w dacie:
- dostawy towarów, wykonania usługi,
- otrzymania zaliczki jeżeli przed dostawę towarów, wykonaniem usługi otrzymano zaliczkę (nie dotyczy otrzymania zaliczki przed datą wystawienia faktury jeżeli obowiązek podatkowy w VAT powstaje w dacie wystawienia faktury),
- wystawienia faktury (WDT, usługi budowlane, najem, stała obsługa prawna, biurowa, usługi ochroniarskie itd.),
- ostatniego dnia okresu rozliczeniowego jeżeli takie okresy określono w umowie lub w fakturze,
- pozostałe kwestie.
Przeliczenie faktury wyrażonej w walucie obcej w PIT i w VAT po takim samym kursie
Warto, aby podatnicy znali pewne udogodnienie prawne, które może być pomocne w kwestii przeliczania faktur wyrażonych w walucie obcej w PIT oraz w VAT.
Zgodnie z art. 31a ust. 2a ustawy o VAT podatnik może stosować do przeliczenia faktury wyrażonej w walucie obcej dla celów VAT dokładnie taki sam kurs (takie same zasady przeliczania), jaki stosuje w podatku PIT do przeliczenia uzyskanego przychodu w PIT.
Jeżeli podatnik zdecydował się na zastosowanie powyżej reguły to jest zobligowany do jej stosowania, przez co najmniej 12 kolejnych miesięcy, licząc od miesiąca, w którym je wybrał.