Od lutego 2026r. firmy, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem VAT w 2024r. przekroczyła sumę 200 mln zł a od kwietnia 2026r. pozostałe firmy – będą miały obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSeF.
Wraz z nadejściem tego obowiązku pojawią się nowe sytuacje, w których podatnicy będą musieli się odnaleźć. Wraz z rozwojem KSEF zostaną zapewne skonstruowane rozwiązania jak radzić sobie w konkretnych sytuacjach. Niektóre bardzo lub mniej standardowe sytuacje omówiono w niniejszej publikacji
Co to jest Krajowy System e-Faktur
Krajowy System e-Faktur to system administrowany przez Szefa KAS, który umożliwia przedsiębiorcom wystawianie faktur ustrukturyzowanych i przekazywanie ich do odbiorcy w KSEF.
Sprzedawca, który chce skutecznie wysłać fakturę ustrukturyzowaną do odbiorcy musu od niego uzyskać zgodę na otrzymywanie ww. faktur poprzez KSEF.
ISTOTNE:
Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSEF.
Z kolei fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za otrzymaną przy użyciu KSEF w dniu przydzielenia w tym systemie (unikalnego) numeru identyfikującego tę fakturę.
Na mocy art. 106nd ust. 2 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dalej ustawą o VAT) Krajowy System e-Faktur ma wypełniać poniżej przedstawione zadania:
- uwierzytelnienie oraz weryfikacja uprawnień do korzystania z KSEF,
- nadawanie, modyfikacja uprawnień do korzystania z KSEF oraz powiadamianie podmiotów o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSEF lub ich odebraniu,
- wystawianie, odbieranie, przechowywanie, podgląd oraz oznaczanie faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym w KSEF,
- analiza i kontrola prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych,
- powiadamianie o dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z wzorem faktury widniejącym w KSEF oraz o możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności KSEF,
- powiadamianie podmiotów uprawnionych o dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w KSEF oraz dacie i czasie jego przydzielenia,
KSEF a kod QR
Przedsiębiorcy, którzy wystawiają i będą wystawiać faktury sprzedaży poza systemem KSEF zastanawiają się, kiedy i ile kodów QR powinno znaleźć się na ww. fakturze.
Sprawa nie jest tak oczywista jakby mogło się wydawać. Niemniej należy zwrócić uwagę na jedną rzecz. Czy faktura została przekazana do KSEF czy też nie. Dlaczego jest to tak istotne?
Odpowiedź zaprezentowano w niniejszej tabeli.
ISTOTNE:
Podatnik, jest zobligowany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem QR w przypadku:
- udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu KSEF, lub
- użycia faktury ustrukturyzowanej faktury poza KSEF.
ISTOTNE:
Podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem QR umożliwiającym:
- dostęp do tej faktury w KSEF oraz
- weryfikację danych zawartych na tej fakturze.
| Faktura sprzedaży wystawiona poza systemem KSEF, a ilość obowiązkowych kodów QR | |
| Faktura wystawiona poza KSEF (w trybie offline24) przekazana nabywcy poza KSEF i jednocześnie niedosłana jeszcze do KSEF | Faktura wystawiona poza KSEF (w trybie offline24), ale dosłana do KSEF (otrzymała numer nadany przez KSEF) i przekazana nabywcy poza KSEF |
| Na fakturze wystawionej poza KSEF, ale zgodnie ze wzorem udostępnionym przez KSEF muszą znaleźć się dwa kody QR: pierwszy kod umożliwia weryfikację danych zawartych na fakturze oraz daje nabywcy dostęp do tej faktury w KSEF, drugi kod jest potwierdzeniem tożsamości wystawcy faktury, jako podmiotu uprawnionego do wystawiania i udostępniania faktur w KSEF W powyższej sytuacji faktura musi być oznaczona dwoma kodami QR z uwagi na nie przesłanie jej do KSEF. | Na fakturze wystawionej poza KSEF, ale zgodnie ze wzorem udostępnionym przez KSEF musi znaleźć się jeden kod QR umożliwiający weryfikację danych zawartych na fakturze oraz dający nabywcy dostęp do tej faktury w KSEF. Niemniej w tym wypadku na tej fakturze występuje już (nadany przez KSEF) numer identyfikacyjny faktury w KSEF. Faktura ta została, bowiem przesłana do KSEF przez sprzedającego. |
KSEF a sprzedaż w 2026 roku
Pewną ciekawostką na płaszczyźnie stosowania Krajowego Systemu e-Faktur jest jedna z dobrowolnych opcji, którą ustawodawca przewidział dla tych najmniejszych przedsiębiorców w odniesieniu do korzystania z KSEF – wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSEF.
Na mocy art. 145m ustawy o VAT obowiązującego od dnia 01.02.2026r. w okresie od dnia 01.04.2026 r. do dnia 31.12.2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10.000 zł.
ISTOTNE:
Podatnik traci możliwość wystawiania faktur bez użycia KSEF w pierwszym miesiącu w roku 2026 (licząc od dnia 01.04.2026r.) w którym przekroczy wartość sprzedaży 10.000 zł wraz z kwotą podatku VAT (sprzedaż udokumentowana fakturami).
Należy w tym miejscu zwrócić uwagę na dwie kwestie.
Okres dobrowolnego wystawiania faktur poza KSEF dotyczy miesięcy od kwietnia 2026r. do grudnia 2026r. i dotyczy podatników, którzy w tym okresie mają obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
W tym okresie podatnicy mogą wystawiać faktury poza KSEF (papierowe, elektroniczne), ale tylko, gdy:
- łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku VAT od tej sprzedaży jest mniejsza lub równa 10.000 zł w każdym z miesięcy od kwietnia 2026r. do grudnia 2026r.,
- wartość sprzedaży jest udokumentowana fakturami.
Podatnicy, którzy chcą stosować owe zwolnienie muszą zwracać szczególną uwagę na wartość miesięcznej sprzedaży wraz z VAT.
Załączniki do faktur ustrukturyzowanych a KSEF
Od dnia 01.02.2026r. podatnicy stosujący KSEF będą mieli możliwość dołączania załączników do wystawianych faktur ustrukturyzowanych.
Należy podkreślić, iż załączniki nie mają i póki, co nie będą miały charakteru obowiązkowego a dobrowolny a zatem podatnik może dołączyć załącznik do faktury ustrukturyzowanej, ale nie musi tego robić. Natomiast załącznik ten dodawany do faktury będzie mieć postać także ustrukturyzowaną – będzie miał formę pliku XML.
Podatnicy, którzy uważali, że będą mogli dodawać do wystawionych faktur ustrukturyzowanych załączniki w formie PDF rozczarują się. Takiej możliwości nie będzie. Wszelkie załączniki do faktur będą mogły być dołączane jedynie w formie ustrukturyzowanej, jako integralne części faktury ustrukturyzowanej.
ISTOTNE:
Do wystawionych faktur ustrukturyzowanych w KSEF wszelkie załączniki będą mogły być dodawane także w postaci ustrukturyzowanej.
Oznacza to, że wszelkie załączniki w postaci plików PDF czy DOC, XLS lub inne nie będą mogły być dołączane do faktur ustrukturyzowanych.
Tak samo załączniki w popularnych formatach graficznych takich jak np. JPG, GIF, PNG, inne tego typu.
ISTOTNE:
Trzeba zaznaczyć, iż załączniki, które do tej pory były w różnych sprawach wysyłane obligatoryjnie z fakturą a wiadomo, że nie będą one miały postać ustrukturyzowanej podatnik nadal wysyła tyle, że odrębnie (nie z fakturą a osobno) na właściwy adres mailowy.
Mowa tu o różnego rodzaju potwierdzeniach, protokołach i innych dokumentach wysyłanych obligatoryjnie w określonych sytuacjach (także kontrolach).
ISTOTNE:
Kolejna istotna kwestia, o jakiej muszą pamiętać podatnicy to taka, że maksymalny rozmiar faktury ustrukturyzowanej wraz z załącznikiem nie może przekroczyć 3 MB.
Na koniec warto zaznaczyć, iż gdy podatnik będzie chciał dołączać załączniki do faktury ustrukturyzowanej to będzie musiał najpierw wysłać elektroniczne zgłoszenie o tym zamiarze do Szefa KAS, aby móc używać takiej funkcji w KSEF. Zgłoszenie to przekaże przez portal e-Urząd Skarbowy.
Następnie podatnik otrzyma mailowe potwierdzenie, że od konkretnego dnia może już korzystać z dołączania załączników do wystawianych faktur ustrukturyzowanych.
Elektroniczne zgłoszenie o chęci dołączania załączników do faktur ustrukturyzowanych podatnicy mogą składać, ale nie wcześniej niż od dnia 01.01.2026r. Sama funkcjonalność będzie dostępna od dnia 01.02.2026r.