Obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF wymaga odpowiedniego zaplecza technicznego w postaci połączenia z siecią Internet oraz sprzętu komputerowego lub urządzenia mobilnego. Nietrudno sobie wyobrazić sytuację, w której dochodzi do awarii sprzętu lub łącza sieciowego – czy przedsiębiorca może wysłać faktury do KSeF z opóźnieniem?
Ustawodawca przewidział awarie KSeF po swojej stronie
Przeszkody techniczne, awarie, czy prace serwisowe to naturalne zjawiska w aspekcie niemal każdej dziedziny. Ustawodawca skonstruował przepisy, które stwarzają przedsiębiorcom możliwość wysyłki do KSeF faktury z opóźnieniem w sytuacji, gdy Ministerstwo Finansów ma problemy techniczne na gruncie KSeF. Na taką okoliczność przewidziano, aż trzy odrębne tryby wystawiania faktur:
- Tryb offline – art. 106nh ustawy o VAT – niedostępność KSeF ogłoszona w BIP MF (np. prace serwisowe). Faktura wystawiana w formie elektronicznej z obowiązkiem przesłania do KSeF w ciągu 1 dnia roboczego od dnia zakończenia niedostępności KSeF. Faktura powinna posiadać dwa kody QR.
- Tryb awaryjny – art. 106nf ustawy o VAT – awaria KSeF ogłoszona w BIP MF i oprogramowaniu interfejsowym. Faktura wystawiana w formie elektronicznej z obowiązkiem przesłania do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii KSeF. Faktura powinna posiadać dwa kody QR.
- Awaria całkowita KSeF – art. 106ng ustawy o VAT – awaria KSeF ogłoszona w środkach społecznego (masowego) przekazu. Faktura wystawiana w tradycyjnej formie (elektronicznej lub papierowej) bez obowiązku przesyłania jej do KSeF. Faktura nie posiada kodu QR.
Żaden przepis nie ogranicza czasu takiej awarii, czy niedostępności KSeF. Teoretycznie awaria może trwać miesiąc i wystarczy, że taka awaria zostanie ogłoszona np. w telewizji. Taka skrajna sytuacja może oczywiście się przydarzyć, ale czy również po stronie przedsiębiorcy?
Przedsiębiorca może mieć awarię maksymalnie 1 dzień
Niestety przedsiębiorca na chwilę obecną nie został wyposażony w narzędzia prawne, które pozwolą mu uchronić się przed sankcjami na gruncie KSeF, w przypadku gdy po stronie podatnika wystąpią problemy technicznie. Jedyną możliwością opóźnienia wysyłki faktury jest zastosowanie trybu offline24 – (art. 106nda ustawy o VAT).
Tryb offline24 umożliwia wysyłkę faktury do KSeF najpóźniej w kolejnym dniu roboczym przy czym faktura taka powinna zostać opatrzona dwoma kodami QR. Zatem przedsiębiorca musi posiadać sprawny komputer, czy urządzenie mobilne, aby wystawić fakturę w trybie offline24, bowiem taka faktura obligatoryjne jest fakturą ustrukturyzowaną, czyli posiadającą postać cyfrową.
O ile w przypadku konieczności wystawienia kilku faktur przedsiębiorca w przypadku awarii ma szansę skorzystać z innego urządzenia mobilnego, o tyle w przypadku podatnika wystawiającego dziesiątki, czy setki faktur taka alternatywa może być niemożliwa.
Jedynym ratunkiem są ustawowe terminy wystawiania faktur
Zasadniczo pamiętać należy, że fakturę można wystawić najpóźniej 15-tego dnia kolejnego miesiąca, a w wyjątkowych przypadkach termin taki może być jeszcze dłuższy np. w przypadku świadczenia usług budowlano-montażowych fakturę wystawić można w ciągu 30 dni od momentu wykonania usługi (art. 106i ustawy o VAT).
W praktyce jednak może zaistnieć sytuacja, w której z przyczyn całkowicie niezależnych od podatnika (np. uzgadnianie protokołu odbioru, czy też wysokości wynagrodzenia prowizyjnego), przedsiębiorca wystawia fakturę w ostatnim możliwym terminie np. 15-tego dnia kolejnego miesiąca. Awaria systemu, Internetu, czy sprzętu, której nie uda się usunąć w ciągu 1 dnia roboczego sprawi, że podatnik nie dotrzyma ustawowego terminu przesłania faktury do KSeF, a tym samym może narazić się na sankcje z tego tytułu.
2026 bez sankcji, jednak dłuższa awaria u podatnika w 2027 może wygenerować dodatkowe koszty sankcyjne
Rok 2026, w którym zaimplementowano KSeF jest wolny od sankcji za uchybienia w przedmiocie m.in. niedotrzymania terminu wysyłki faktury do KSeF. Od 1 stycznia 2027r. zgodnie z art. 106ni ustawy o VAT, jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi nie przesłał w wymaganym terminie do KSeF faktury m.in. wystawionej w trybie offline24, naczelnik urzędu skarbowego nakłada, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur.
Niedotrzymanego terminu nie da się cofnąć, czy przywrócić, stąd podatnik, który w skutek awarii sieci, czy sprzętu nie wystawi faktur na znaczną kwotę może narazić się na dotkliwe sankcje finansowe.
Czy rozwiązaniem na uniknięcie sankcji może być tzw. „czynny żal”?
Czynny żal jest instytucją, która pozwala uniknąć kary za przestępstwa, czy wykroczenia skarbowe (art. 16 ustawy Kodeks karny skarbowy). Co prawda wadliwe wystawienie faktury jest czynem spenalizowanym w art. 62 KKS, jednakże złożenie czynnego żalu może nie uchronić podatnika przed nałożeniem kary pieniężnej za wysłanie faktury do KSeF po terminie. Inaczej rzecz ujmując, czynny żal nie chroni przed nałożeniem kary administracyjnej, a do tego rodzaju kar zaliczyć można sankcje za niedochowanie terminów na gruncie KSeF.
Art. 106ni ust. 5 ustawy o VAT zawiera bezpośrednie odniesienie do przepisów w zakresie nakładania kar administracyjnych: „W zakresie nieuregulowanym do nakładania kary pieniężnej stosuje się przepisy działu IVA ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2023 r. poz. 775 i 803).”
Praktyka i czas pokażą, w jaki sposób organy podatkowe będą stosować możliwość karania podatników za uchybienia na gruncie KSeF. Być może przepisy na tym gruncie zostaną jeszcze doprecyzowane/zliberalizowane, tym bardziej, że błędu w postaci niewysłanej w terminie faktury nie da się skorygować. Przypomnijmy, iż wprowadzona stosunkowo niedawno sankcja w wysokości 500 zł za każdy błąd w JPK również budziła kontrowersje, jednakże podatnik może takiej kary uniknąć składając korektę deklaracji. Opóźnienia w wysyłce faktury do KSeF skorygować się nie da.
Autor: Łukasz Kluczyński