W codziennym życiu gospodarczym przedsiębiorcy często otrzymują różnego rodzaju wpłaty. Jedne stanowią zapłatę należności, inne zaliczkę, jeszcze inne częściowe uregulowanie należności.
W tym momencie nasuwa się pewna wątpliwość. Czy otrzymana zaliczka stanowi przychód do opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych PIT czy tez nie?
Słowo o zaliczce
Zgodnie z art. 743 ustawy z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2025 r. poz., 1071) jeżeli wykonanie zlecenia wymaga wydatków, dający zlecenie powinien na żądanie przyjmującego udzielić mu odpowiedniej zaliczki.
Natomiast w myśl art. 394 ww. ustawy w braku odmiennego zastrzeżenia umownego albo zwyczaju zadatek dany przy zawarciu umowy ma to znaczenie, że w razie niewykonania umowy przez jedną ze stron druga strona może bez wyznaczenia terminu dodatkowego od umowy odstąpić i otrzymany zadatek zachować, a jeżeli sama go dała, może żądać sumy dwukrotnie wyższej.
W razie wykonania umowy zadatek ulega zaliczeniu na poczet świadczenia strony, która go dała; jeżeli zaliczenie nie jest możliwe, zadatek ulega zwrotowi.
W razie rozwiązania umowy zadatek powinien być zwrócony, a obowiązek zapłaty sumy dwukrotnie wyższej odpada. To samo dotyczy wypadku, gdy niewykonanie umowy nastąpiło wskutek okoliczności, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności albo, za które ponoszą odpowiedzialność obie strony.
Zaliczka to określona pomiędzy stronami umowy handlowej przedpłata na poczet realizacji przyszłej dostawy towarów lub przyszłego świadczenia usług. Stanowi ona część wartości kompletnego zlecenia. Jest regulowana jeszcze przed sprzedażą. W określonych sytuacjach może podlegać zwrotowi nabywcy albo zatrzymaniu u sprzedawcy.
Czy zaliczka jest przychodem w PIT w działalności gospodarczej
Zgodnie z art. 14 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 zwanej dalej ustawą o PIT) do przychodów z działalności gospodarczej nie zalicza się pobranych wpłat lub zarachowanych należności na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych, a także otrzymanych lub zwróconych pożyczek (kredytów), w tym również uregulowanych w naturze, z wyjątkiem skapitalizowanych odsetek od tych pożyczek (kredytów).
Otrzymana przez sprzedawcę zaliczka na poczet przyszłej dostawy towarów lub świadczenia usług nie stanowi przychodu z działalności gospodarczej. Zatem nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych PIT.
Za przychód z działalności prawodawca uważa kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości:
- zwróconych towarów,
- udzielonych bonifikat,
- skont,
- podatku VAT u czynnych podatników VAT, którzy dokonując sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem VAT.
Data powstania przychodu do opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych PIT to dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień:
- wystawienia faktury albo
- uregulowania całości należności (albo części, jeżeli sprzedaż jest oddawana etapami).
Jeżeli strony ustalą, że usługa jest rozliczana w okresach rozliczeniowych, za datę powstania przychodu uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze, nie rzadziej niż raz w roku.
Transakcja bez zastrzeżeń – zaliczka zaliczana na pokrycie należności
W sytuacji, gdy sprzedawca otrzyma zaliczkę na poczet realizacji przyszłej dostawy towarów lub usług, następnie:
- dokona dostawy towarów lub zakończy usługę wówczas przychód z działalności powstanie w dacie dokonania dostawy towarów lub zakończenia usługi (albo częściowego dokonania dostawy towarów lub usług) – zaliczka w tym momencie zostaje zarachowana na poczet należności, następnie nabywca reguluje pozostałą kwotę należności,
- wystawi fakturę na całość zlecenia (nie zaliczkową) wówczas przychód z działalności powstanie w dacie wystawienia faktury, zaliczka zostaje zarachowana na poczet należności, następnie nabywca reguluje pozostałą kwotę należności,
- otrzyma pozostałą część całości należności wówczas przychód z działalności, co do kwoty zaliczki i pozostałej kwoty całości należności powstanie w wpływu pozostałej kwoty należności i w tym też momencie zaliczka zostaje zarachowana na poczet spłaty należności.
Jeżeli transakcja pomiędzy kupującym a sprzedającym została zrealizowana bez zastrzeżeń, wówczas zaliczka jest zaliczana na poczet ceny.
Brak realizacji transakcji
Wplata otrzymana przez sprzedawcę, która stanowi u niego zaliczę zawsze ma charakter zwrotny w okoliczności niedojścia umowy do skutku. Bez znaczenia pozostaje, która strona odstąpi od umowy. Nie może ona zostać zatrzymana u sprzedawcy w przypadku nie dojść transakcji do skutku.
Jeśli więc nabywca zrezygnuje z zakupu towaru lub usługi, zaliczka powinna zostać jemu zwrócona w pełnej kwocie.
W sytuacji, gdy sprzedawca nie zrealizuje dostawy towaru lub usługi także musi zwrócić zaliczkę nabywcy.
Oczywiście poza tym, że jedna ze strona może zrezygnować z umowy także obie strony na mocy porozumienia stron mogą zdecydować o niedojściu transakcji do skutku.
Otrzymana przez sprzedawcę zaliczka nie może zostać przez niego potrącona na poczet kar umownych z tytułu nie dojścia transakcji do skutku.
Zatem gdy nie doszło do transakcji sprzedawca zwraca zaliczkę nabywcy. Zaliczka oczywiście nie stanowi w tym wypadku u sprzedawcy przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym PIT.
Zachowanie zaliczki u sprzedawcy w przypadku winy kupującego
Wyjątkiem od reguły jest sytuacja, w której sprzedawca zatrzymuje otrzymana zaliczkę i nie oddaje jej nabywcy. Taka sytuacja oczywiście nie powinna mieć miejsca, ale co wtedy?
Zaliczka podlega zwrotowi nabywcy w przypadku, gdy transakcja w ogóle nie została zrealizowana.
Sprzedawca ma prawo zachować zaliczkę, ale tylko, gdy umowa została prawidłowo zrealizowana.
Sprzedawca nie ma prawa zachować u siebie otrzymanej od nabywcy zaliczki niezależnie od tego czy to z własnej winy czy z winy nabywcy umowa nie doszła do skutku. Nie można uznać jej np., jako kary w przypadku niedojścia umowy do skutku.
Jeżeli jednak tak się stanie wówczas sprzedawca dokonuje uznania otrzymanej wpłaty, jako definitywnej (nie dokonał zwrotu zaliczki). Jeżeli sprzedawca uznał tę wpłatę, jako ostateczną i jej nie zwrócił wówczas wartość tej zachowanej wpłaty powinien zaliczyć do przychodu z działalności podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym PIT.
Zaliczka 100%
W praktyce gospodarczej przedsiębiorcy niekiedy otrzymują z góry pełną zapłatę za zamówione towary lub usługi, które zostaną dopiero dostarczone / wykonane.
I tutaj pojawia się pewien problem. Czy otrzymaną wpłatę stanowiącą 100% wartości zamówienia sprzedawca powinien potraktować, jako zaliczkę (100%) czy jako należność.
Nie w każdym przypadku otrzymana wpłata na 100% wartości zamówienia będzie potraktowana na gruncie podatku dochodowego PIT jak zaliczka.
O kwalifikacji otrzymanej przez sprzedawcy wpłaty decyduje charakter tej wpłaty.
Jeżeli ustalono, iż otrzymana wpłata będzie podlegać zwrotowi (tak jak zaliczka), została przypisana do dostaw towarów lub usług, które będą dopiero zrealizowane w przyszłości wówczas wpłata ta nie będzie miała definitywnego przysporzenia. Co za tym idzie jej otrzymanie nie będzie podlegało opodatkowaniu podatkiem PIT.
W tym kontekście otrzymanie wpłaty (zaliczki) opiewającej na 100% wartość transakcji nie stanowi przychodu z działalności podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym PIT.
Potwierdza to stanowiska Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wyrażone w interpretacji indywidualnej z dnia 17.05.2023r. o sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.161.2023.2.MZ:
„(…) Otrzymywane przez Pana przedpłaty stanowią wpłaty na poczet konkretnej dostawy, tj. konkretnego samochodu. Zamawiający będący zainteresowany pojazdem, składa Panu Zamówienie na zakup danego pojazdu wskazując m.in. numer VIN pojazdu. Z chwilą złożenia Zamówienia powstaje obowiązek zapłaty zaliczki przez Zamawiającego na Pana rzecz. Zaliczka płatna przez Zamawiającego stanowi 100% wartości Zamówienia. Jednocześnie zgodnie z Umową z chwilą otrzymania zaliczki podejmie Pan działania mające na celu uzyskanie tytułu własności do oferowanego pojazdu (tj. podejmie działania mające na celu wykup pojazdu z leasingu). Po uzyskaniu przez Pana własności pojazdu, przedstawia Pan Zamawiającemu pojazd do oględzin. Po dokonaniu oględzin Zamawiający podejmuje ostateczną decyzję i akceptuje, bądź anuluje Zamówienie. W rezultacie, należy uznać otrzymane przez Pana przedpłaty za zaliczki na poczet dostawy konkretnego towaru. Dopiero po dokonaniu przez Zamawiającego oględzin, Zamawiający podejmuje decyzję dotyczącą akceptacji, bądź anulowania Zamówienia. W przypadku akceptacji Zamówienia wystawia Pan fakturę VAT końcową oraz przekazuje dokumenty i klucze do pojazdu oraz dostarcza pojazd Zamawiającemu, natomiast w przypadku anulowania Zamówienia odbiera Pan pojazd z miejsca garażowania i zwraca zaliczkę Zamawiającemu.
Powyższe powoduje, że otrzymana przez Pana przedpłata nie ma definitywnego charakteru – zgodnie z umową ostateczną decyzję w przedmiocie akceptacji Zamówienia Zamawiający podejmuje dopiero po oględzinach pojazdu. Do momentu akceptacji przedmiotu Zamówienia, otrzymana przez Pana przedpłata ma charakter zwrotny, tj. Zamawiający po dokonanych oględzinach pojazdu ma możliwość wycofania się z Zamówienia. Wówczas, zgodnie z Umową, zwraca Pan przedpłatę Zamawiającemu.
W kontekście powyższego wskazać należy, że otrzymanie zaliczki, w tym w wysokości 100% wynagrodzenia, która nie ma charakteru definitywnego, ostatecznego, nie skutkuje powstaniem przychodu podatkowego. (…)”.
Jeżeli jednak wpłata ma charakter ostateczny, została przypisana do konkretnego towaru lub usługi, nie będzie podlegać zwrotowi, wówczas będzie miała definitywny charakter a co za tym idzie będzie stanowić u sprzedawcy przychód do opodatkowania podatkiem PIT.
Otrzymanie przez sprzedawcę całości należności (albo części w przypadku częściowej realizacji sprzedaży zgodnie z umową) stanowi otrzymanie zapłaty o definitywnym charakterze. Wpłata ta nie będzie stanowić zaliczki.
Należy też pamiętać o bezzwrotnym, ostatecznym charakterze zaliczki, bowiem zgodnie ze stanowiskiem Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wyrażone w interpretacji indywidualnej z dnia 15.10.2025r. o sygn. 0111-KDIB1-3.4010.491.2025.2.PC zapłata o charakterze definitywnym będzie stanowiła przychód podatkowy:
„(…) O kwalifikacji otrzymanej kwoty na poczet przyszłych okresów sprawozdawczych decyduje charakter tej zapłaty. Przysporzenie uważane za przychód podatkowy musi mieć charakter definitywny, podczas gdy kwoty niestanowiące na podstawie 12 ust. 4 pkt 1 ww. ustawy przychodu, nie mają takiego charakteru ze względu na możliwość ich zwrotu przed terminem dostawy towaru czy wykonania usług, na poczet, których zostały wpłacone – przy zachowaniu warunków właściwych dla danego rodzaju przedpłaty. Fakt, że dana wpłata stanowi zadatek lub zaliczkę na poczet konkretnej dostawy towaru lub konkretnej usługi, która zostanie wykonana w przyszłości, musi, zatem wynikać z postanowień zawartej umowy i powinien znaleźć odzwierciedlenie w treści dokumentacji.
Co do zasady zatem, kwoty otrzymanych zaliczek nie stanowią przychodu dla celów podatku dochodowego. Jeżeli jednak otrzymana zapłata „zaliczka” lub „przedpłata” ma charakter definitywny i ostateczny, tj. z góry następuje zapłata za zakupiony towar lub wykonanie usługi, to zgodnie z powyższym przepisem, zapłata ta, jako związana z uregulowaniem należności przed wysłaniem towaru lub wykonaniem usługi nie może być potraktowana, jako nieuznana za przychody podatkowe wpłata na poczet dostawy towarów czy usług, które dostarczone będą (wykonane) w okresie późniejszym.
Z opisu sprawy wynika, że otrzymana przez Państwa od kontrahenta kwota pieniężna dotyczy umowy zawartej z ww. podmiotem na remont (…) i obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją tego remontu oraz, co istotne, ma charakter definitywny (umowa nie zawiera zapisów dot. zwrotu zaliczki). Stwierdzić należy, zatem, że ww. kwota nie stanowi zaliczki, o której mowa w art. 12 ust. 4 pkt 1 ustawy o CIT, a tym samym stanowi dla Państwa przychód w momencie jej otrzymania tj. (…) 2024 r.(…)”.
Zaliczka w metodzie kasowej PIT
Zgodnie z art. 14c ust. 2 ustawy o PIT w przypadku metody kasowej rozliczania przychodów za datę powstania przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym PIT uważa się dzień uregulowania należności, nie późniejszy niż dzień:
- upływu 2 lat, licząc od dnia wystawienia faktury, albo
- likwidacji działalności gospodarczej.
W art. 14c ust. 3 ustawy o PIT ustawodawca zaznacza, że Na potrzeby metody kasowej rozliczania przychodów przez uregulowanie należności rozumie się również:
- częściowe uregulowanie należności;
- wpłaty na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych.
Metoda kasowa rozliczania przychodów ma zastosowanie wyłącznie do przychodów, które:
- wynikają z transakcji między przedsiębiorcami, oraz
- są udokumentowane fakturami wystawionymi w terminach określonych zgodnie z odrębnymi przepisami.
W metodzie kasowej PIT otrzymanie zaliczki na poczet realizacji przyszłej dostawy towarów lub świadczenia usług otrzymanie zaliczki stanowi przychód z działalności podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym PIT.