Niemal każdy przedsiębiorca przynajmniej raz w toku prowadzenia działalności gospodarczej zastanowił się nad tym czy poza tradycyjną fakturą można posiłkować się innymi dokumentami, które będą stanowiły dowód księgowy.
Jeżeli dany dokument stanowi dowód księgowy to oznacza, że na jego podstawie można zaksięgować w PKPiR koszt albo przychód.
Co to jest dowód księgowy
Dowód księgowy to dokument, który podatnik może zaksięgować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, a zatem może on go ująć jako przychód z działalności albo jako koszt uzyskania przychodów.
Dowód księgowy zawiera krótki opis zaistniałego zdarzenia gospodarczej wraz z datą jego zrealizowania.
Definicję dowodu księgowego przedstawiają zapisy § 6 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6.09.2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2025 r. poz. 1299).
Dowód księgowy będący podstawą wpisu do PKPiR musi być sporządzony w języku polskim i w walucie polskiej.
Jak mówi § 6 ust. 4 ww. rozporządzenia treść dowodu powinna być pełna i zrozumiała, dopuszczalne jest używanie skrótów ogólnie przyjętych.
Jeżeli w dowodzie jest podane wartościowe określenie zdarzenia gospodarczego tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym.
Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.
Co może być dowodem księgowy
§ 6 ust. 3 ww. rozporządzenia wymienia dopuszczalne prawnie dowody księgowe, na podstawie, których podatnik może ująć przychód lub koszt w PKPIR.
Zostały one przedstawione w poniższej tabeli.
| Prawnie dopuszczalne dowody księgowe uznane za dokument będący podstawą wpisu do PKPIR | ||
| 1 typ dowodów księgowych | 2 typ dowodów księgowych | 3 typ dowodów księgowych |
| Faktury (także uproszczone), faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami | Dowody określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów z tytułu zapłaty na rachunek sprzedawcy spoza białej listy albo zapłaty gotówkowej ponad limit 15.000 zł albo zapłaty pomimo obowiązku bez zastosowania mechanizmu podzielonej płatności zawierające, co najmniej następujące dane: datę wystawienia dowodu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów, wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury – wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów, wskazanie wysokości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów, podpis osoby sporządzającej dowód. | Inne dowody wymienione w § 7 i § 8 ww. rozporządzenia w sprawie prowadzenia PKPiR, potwierdzające dokonanie zdarzenia gospodarczego zgodnie z jego rzeczywistym przebiegiem, oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie. i zawierające co najmniej następujące dane: wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w zdarzeniu gospodarczym, którego dowód dotyczy, datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania zdarzenia gospodarczego, którego dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania zdarzenia gospodarczego odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty, przedmiot zdarzenia gospodarczego i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot zdarzenia jest wymierny w jednostkach naturalnych, podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania zdarzeń gospodarczych – oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie. |
Inny dowód księgowy
W trzecim typie dowodów księgowych w powyższej tabeli ustawodawca wskazuje tzw. inne dowody księgowe, które mogą być podstawą do ujęcia przychodu lub kosztu w PKPiR. Należą do nich:
- noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego zdarzenia gospodarczego, wynikającego z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi,
- dowody opłat pocztowych i bankowych,
- inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dowody zawierające dane wymienione w 3 typie dowodów.
Innymi dowodami księgowymi służącymi udokumentowaniu zapisów w PKPiR, dotyczącymi niektórych wydatków (kosztów) mogą być tzw. dowody wewnętrzne – sporządzone przez podatnika, zaopatrzone w:
- datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne),
- przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość,
- w innych przypadkach – przedmiot zdarzeń gospodarczych i wysokość wydatku (kosztu).
Dowody wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie:
- zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt,
- zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0),
- wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika,
- kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących (dowody wewnętrzne powinny zawierać, co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet),
- zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych,
- wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą, podstawą sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele,
- opłat sądowych i notarialnych,
- wydatków związanych z parkowaniem samochodu, w przypadku, gdy są one potwierdzone dokumentami niezawierającymi danych wymienionych w tabeli w 3 typie dowodów księgowych (podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu).
Na koniec warto wspomnieć jeszcze o paragonach fiskalnych. Czy mogą one stanowić dowód księgowy będący podstawą zapisu w PKPiR? Na mocy § 8 ust. 4 ww. rozporządzenia dowodem księgowym mogą być paragony fiskalne w przypadku, gdy wydatki poniesione za granicą dotyczą zakupu:
- paliwa, lub
- olejów.
W takich przypadkach wymagane jest aby paragon fiskalny lub dowód kasowy zawierał dane takiej jak:
- data,
- oznaczenie jednostki wydającej dokument,
- ilość,
- cenę jednostkową,
- wartość, za jaką dokonano zakupu.
Natomiast na odwrocie paragonu fiskalnego lub dowodu kasowego ustawodawca wymaga, aby podatnik – nabywca wpisał swoje imię i nazwisko (nazwę firmy), adres oraz rodzaj (nazwę) dokonanego zakupu.