Czy przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów firmy wydatki poniesione w czasie zawieszenia działalności? To pytanie stawia sobie liczna grupa przedsiębiorców.
W niniejszej publikacji przedstawiono bardzo wiele stanowisk fiskusa, co do różnego rodzaju wydatków, które mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w okresie zawieszenia działalności gospodarczej.
Zawieszenie działalności gospodarczej
Zawieszenie działalności gospodarczej to zaprzestanie bieżącego jej prowadzenia i osiągania bieżących przychodów. Nie oznacza to jednak likwidacji działalności. Zawieszenie działalności oznacza okresowe nieprowadzenie działalności.
W trakcie zawieszenia działalności przedsiębiorca może być kontrolowany przez organy podatkowe czy zakłady ubezpieczeń społecznych (emerytalnych).
Zawieszenie działalności gospodarczej a zwolnienia z licznych obowiązków
Podczas zawieszenia działalności gospodarczej przedsiębiorca jest zwolniony z wykonywania wielu obowiązków:
- nie opłaca zaliczek na podatek dochodowy PIT,
- nie składa deklaracji i ewidencji JPK_V7X za okresy rozliczeniowe, których to zawieszenie dotyczy, nie składa korekt VAT, jeżeli nie jest to konieczne, nie opłaca podatku VAT (wyjątkiem od reguły jest dokonanie incydentalnej sprzedaży opodatkowanej VAT),
- nie podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu w związku z tym nie ma obowiązku składania miesięcznych deklaracji do ZUS (wyjątek stanowi przypadek, gdy przedsiębiorca ma zawarte umowy cywilnoprawne),
- wobec niepodlegania ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu nie opłaca żadnych składek ZUS za siebie (wyjątek stanowi przypadek, gdy przedsiębiorca ma zawarte umowy cywilnoprawne),
- pozostałe kwestie.
W okresie zawieszenia działalności gospodarczej przedsiębiorca może przystąpić do dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego.
Obowiązki przedsiębiorcy podczas zawieszenia działalności gospodarczej
Na mocy art. 25 ust. 2 ustawy z dnia 6.03.2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2025 r. poz. 1480 zwanej dalej ustawą Prawo przedsiębiorców) w trakcie zawieszenia działalności gospodarczej przedsiębiorca ma prawo lub obowiązek:
- regulować wszelkie zobowiązania podatkowe i składkowe, które powstały przed okresem zawieszenia działalności gospodarczej,
- uczestniczenia w postępowaniach sądowych, postępowaniach podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej,
- wykonuje wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa,
- ma prawo ponosić koszty stałe,
- rejestracji do VAT jeśli powstał taki obowiązek,
- zastosowania kasy fiskalnej, jeżeli powstał taki obowiązek,
- pozostałe kwestie.
Przedsiębiorca w trakcie zawieszenia działalności ma możliwość:
- sprzedawać własne środki trwałe i wyposażenie,
- wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, w tym rozwiązywania zawartych wcześniej umów,
- przyjmować należności i jest obowiązany regulować zobowiązania, powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej,
- powołać albo odwołać zarządcę sukcesyjnego,
- osiągania przychodów finansowych, także z działalności prowadzonej przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej,
- rejestracji do VAT,
- rejestracji kasy fiskalnej,
- pozostałe kwestie.
Kto może zawiesić działalność gospodarczą – CEIDG
Każdy przedsiębiorca będący osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą zarejestrowany w CEIDG (także KRS ale o tym będzie mowa w odrębnej publikacji) ma prawo do zawieszenia działalności.
ISTOTNE:
Jeżeli zawieszenia dokonują osoby fizyczne będące wspólnikami spółki cywilnej osób fizycznych wówczas wszyscy wspólnicy danej spółki muszą zawiesić działalność, aby te zawieszenie było skuteczne.
Drugim ważnym warunkiem, jaki przedsiębiorca musi spełniać zanim zawiesi działalność to nie zatrudnianie pracowników.
Wyjątkiem od reguły jest to, iż zawiesić działalność może przedsiębiorca, który zatrudnia wprawdzie pracowników, ale posiadają oni:
- umowę o pracę i przed okresem zawieszenia i w jego trakcie przebywają na urlopie macierzyńskim, lub na warunkach urlopu macierzyńskiego, rodzicielskim, wychowawczym,
- umowę zlecenie,
- umowę o dzieło.
Przedsiębiorcy, dla których właściwym rejestrem jest CEIDG mogą zawiesić działalność gospodarczą na:
- minimum 30 dni,
- maksymalnie – bezterminowo.
Koszty w okresie zawieszenia działalności gospodarczej
Jak już wyżej wskazano przedsiębiorca ma prawo w okresie zawieszenia działalności gospodarczej ponosić koszty stałe. Jak należy to rozumieć?
Koszty leasingu, różnego rodzaju abonamentów, okresowych, koniecznych napraw, okresowych opłat podatkowych i niepodatkowych przedsiębiorca jak najbardziej może ująć w koszty uzyskania przychodu w okresie zawieszenia działalności, bowiem są one cykliczne lub stałe i pojawiają się, co jakiś okres czasu w działalności.
Rodzajów tych kosztów jest oczywiście znacznie więcej. Są to także wszelkie zapłaty wynagrodzeń należnych za okres sprzed zawieszenia, ale z terminem płatności już w po rozpoczęciu okresu zawieszenia.
ISTOTNE:
W okresie zawieszenia działalności przedsiębiorca może ujmować stałe koszty pojawiające się okresowo, stale w działalności gospodarczej. Koszty te ujmuje w PKPiR na bieżąco w miesiącu (dniu) ich poniesienia.
Powyższe potwierdza stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wyrażone w interpretacji indywidualnej z dnia 12.01.2026r. o sygn. 0112-KDIL2-2.4011.840.2025.2.AA.
ISTOTNE:
W okresie zawieszenia działalności przedsiębiorca nie może ujmować w koszty uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych od posiadanych w firmie środków trwałych.
Poniżej przedstawiono kilka interpretacji indywidualnych pokazujących, jakie typy kosztów podatnicy ponieśli w okresie zawieszenia działalności a fiskus zgodził się z podatnikami w tej kwestii.
W interpretacji indywidualnej z dnia 15.07.2026r. o sygn. 0112-KDIL2-2.4011.538.2026.5.MM Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że:
„(…) Wydatki poniesione na koszty napraw bieżących samochodów będących środkami trwałymi może Pan ująć, jako koszt uzyskania przychodów z uwzględnieniem zasad wskazanych w art. 23 ust. 1 pkt 46a, art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. a oraz art. 23 ust. 5a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Wydatki te zalicza Pan w koszty podatkowe na bieżąco w trakcie zawieszenia działalności gospodarczej w dacie ich poniesienia. (…)”.
W interpretacji indywidualnej z dnia 14.07.2026r. o sygn. 0114-KDIP3-1.4011.541.2026.3.EC Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że:
„(…) W konsekwencji ww. wydatki (koszty odsetek od kredytów zaciągniętych na potrzeby zakupu wynajmowanych mieszkań oraz koszty odsetek od pożyczki bankowej), poniesione przez Panią w okresie zawieszenia działalności gospodarczej, których poniesienie wynikało z wcześniej zawartych umów, tj. powstałych w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej, czyli przed zawieszeniem działalności gospodarczej, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów.
Wydatki te, zgodnie z przepisem art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, można uznać za poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W związku z tym może Pani zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej ww. wydatki, poniesione w okresie zawieszonej działalności gospodarczej. (…)”.
Poza powyższym występują liczne interpretacje, w których fiskus potwierdza prawo do ponoszenia kosztów stałych w okresie zawieszenia działalności gospodarczej. W interpretacji indywidualnej z dnia:
- 12.01.2026 r. o sygn. 0112-KDIL2-2.4011.840.2025.2.AA wskazano, że kosztem uzyskania przychodów w okresie zawieszenia działalności może być:
- czynsz za najem biura / lokalu użytkowego, jeżeli umowa najmu została zawarta przed zawieszeniem, wydatek chroni stałe miejsce prowadzenia firmy,
- podatki i opłaty publicznoprawne dotyczące majątku trwałego firmy,
- opłaty za media (energia elektryczna, ogrzewanie lokalu firmowego) – wydatki konieczne do utrzymania nieruchomości w stanie niepogorszonym,
- dostęp do stałego łącza internetowego w biurze pod warunkiem istnienia wcześniejszej umowy abonamentowej,
- 14.07.2026 r. o sygn. 0114-KDIP3-1.4011.541.2026.3.EC wskazano, że kosztami uzyskania przychodów w okresie zawieszenia działalności mogą być raty leasingowe, ubezpieczenia komunikacyjne – przedsiębiorca ma obowiązek regulować zobowiązania zawarte przed zawieszeniem a raty stanowią koszt na bieżąco,
- 15.07.2026 r. o sygn. 0112-KDIL2-2.4011.538.2026.5.MM wskazano, że kosztami uzyskania przychodów w okresie zawieszenia działalności mogą być wydatki na serwis, naprawy i przeglądy techniczne auta firmowego – koszty utrzymania sprawności pojazdu mającego służyć firmie po wznowieniu działalności,
- 15.04.2022 r. o sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.925.2021.3.MWJ wskazano, że kosztami uzyskania przychodów w okresie zawieszenia działalności mogą być wydatki na utrzymanie domeny internetowej i serwera (hosting) – zapobiega to utracie adresu WWW i firmowej poczty e-mail, co chroni wizerunek marki,
- 15.04.2022 r. o sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.925.2021.3.MWJ wskazano, że kosztami uzyskania przychodów w okresie zawieszenia działalności mogą być wydatki na utrzymanie domeny internetowej i serwera (hosting) – zapobiega to utracie adresu WWW i firmowej poczty e-mail, co chroni wizerunek marki oraz na certyfikat SSL i zabezpieczenia sieciowe dla utrzymania infrastruktury ochronnej przed cyberatakami w czasie przestoju,
- 18.12.2025 r. o sygn. 0115-KDIT3.4011.823.2025.1.RS wskazano, że kosztami uzyskania przychodów w okresie zawieszenia działalności mogą być wydatki na studia związane z podnoszeniem kwalifikacji przedsiębiorcy z zamiarem rozszerzenia lub wznowienia działalności,
- 24.02.2022 r. o sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.1158.2021.4.MGR wskazano, że kosztami uzyskania przychodów w okresie zawieszenia działalności mogą być wydatki na stałą obsługę księgową (biuro rachunkowe) oraz wydatki związane z prowadzeniem firmowego rachunku bankowego, bowiem posiadanie i użytkowanie konta jest niezbędne do regulowania zobowiązań powstałych przed zawieszeniem,
- 24.04.2025 r. o sygn. 0114-KDIP4-2.4012.157.2025.3.AA wskazano, że kosztami uzyskania przychodów w okresie zawieszenia działalności mogą być wydatki na stałą obsługę prawną oraz wydatki związane z postępowaniami sądowymi i administracyjnymi,
- 07.05.2025 r. o sygn. 0114-KDIP1-3.4012.188.2025.1.MPA wskazano, że kosztami uzyskania przychodów w okresie zawieszenia działalności mogą być wydatki na składki na obowiązkowe ubezpieczenie OC zawodu (lekarz, prawnik, budowlaniec, inne), ponieważ warunkuje to utrzymanie uprawnień zawodowych, co zabezpiecza źródło przychodu.
- 08.09.2010 r. o sygn. IPPB1/415-594/10-3/JB wskazano, że kosztem uzyskania przychodów w okresie zawieszenia działalności może być usługa ochrony i monitoringu obiektów firmowych,
- 28.09.2009 r. o sygn. ITPB1/415-198/09/DP wskazano, że kosztem uzyskania przychodów w okresie zawieszenia działalności może być ubezpieczenie majątku firmy.