Sprzedaż na rzecz konsumentów i rolników ryczałtowych stanowi w wielu firmach istotną wartość. Niektóre firmy dopiero co ją rozpoczynają. Inne kontynuują. W wielu przypadkach należy zweryfikować czy wartość tej sprzedaży przekroczyła limit zwolnienia z obowiązku ewidencji (tej) sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej.
Jak ustalić ten limit? Co się do niego zalicza a co nie? Na te i wiele innych wątpliwości odpowiedziano w niniejszej publikacji.
Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej
Zgodnie z art. 111 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dalej ustawą o VAT) podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
W powyższej ewidencji sprzedaży podatnik wykazuje dane o sprzedaży, zawarte w dokumentach wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym określające:
- przedmiot opodatkowania,
- wysokość podstawy opodatkowania i podatku VAT należnego,
- dane służące identyfikacji poszczególnych sprzedaży, w tym numer NIP, za pomocą, którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku VAT albo podatku od wartości dodanej.
Limit zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej
Zgodnie z § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17.12.2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących zwalnia się z obowiązku prowadzenia ewidencji w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2027 r. (Dz. U. z 2024 r. poz. 1902) podatników, u których wartość sprzedaży dokonanej na rzecz:
- osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz
- rolników ryczałtowych
– w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła kwoty 20.000 zł.
ISTOTNE:
Limit zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej 20.000 zł to limit roczny.
W przypadku podatników rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz:
- osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz
- rolników ryczałtowych
– jeżeli wartość sprzedaży z tego tytułu, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym, nie przekroczyła kwoty 20.000 zł.
Należy podkreślić, iż ww. limit wartości sprzedaży na rzecz konsumentów i rolników ryczałtowych 20.000 zł obowiązuje także w 2026r.
Ustalenie limitu zwolnienia z obowiązku ewidencji przy pomocy kasy fiskalnej w praktyce
W pierwszej kolejności należy powiedzieć o dwóch typach podatników.
Podatnik kontynuujący w kolejnym roku prowadzenie działalności i prowadzenie sprzedaży na rzecz konsumentów i rolników ryczałtowych patrzy na wartość tej sprzedaży w poprzednim roku. Niemniej, jeżeli w poprzednim roku dopiero rozpoczął sprzedaż (nie działalność) na rzecz konsumentów i rolników ryczałtowych wówczas limit zwolnienia ustala proporcjonalnie. Co to znaczy?
ISTOTNE:
Przy ustalaniu limitu zwolnienia z obowiązku ewidencji przy pomocy kasy fiskalnej u przedsiębiorców rozpoczynających sprzedaż na rzecz konsumentów i rolników ryczałtowych liczy się dzień rozpoczęcia tej sprzedaży na rzecz konsumentów i rolników ryczałtowych a nie dzień rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej.
Przedsiębiorca może przecież kilka lat prowadzić działalność gospodarczą i np. dopiero w piątym roku jej prowadzenia rozpocząć sprzedaż na rzecz konsumentów i rolników ryczałtowych.
W roku rozpoczęcia sprzedaży na rzecz konsumentów i rolników ryczałtowych wysokość limitu zwolnienia ustala (proporcjonalnie) od dnia rozpoczęcia sprzedaży na rzecz konsumentów i rolników ryczałtowych do końca danego roku.
W kolejnym roku, od początku roku limit zwolnienia wynosi już 20.000 zł i nie ustala się go proporcjonalnie tak jak w pierwszym roku (rozpoczęcia) sprzedaży na rzecz konsumentów i rolników ryczałtowych.
ISTOTNE:
Przy ustalaniu limitu zwolnienia z obowiązku ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej należy wziąć pod uwagę liczbę dni danego roku.
Rok 2025 liczy sobie 365 dni.
Rok 2026 liczy sobie 365 dni.
Niemniej np. rok 2024 liczył sobie 366 dni.
Przykład 1
Przedsiębiorca rozpoczął działalność gospodarczą 1 września 2025r. Pierwsza sprzedaż na rzecz konsumenta nastąpiła jednak 5 listopada 2025r.
Ile wyniesie limit zwolnienia z obowiązku ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej na rok 2025 a więc na rok rozpoczęcia sprzedaży na rzecz konsumentów i rolników ryczałtowych?
L = (20.000 zł / 365 dni) x 57 dni (liczba dni od 5 listopada do 31 grudnia 2025r.)
L = 3.123,29 zł
Przykład 2
Przedsiębiorca rozpoczął działalność gospodarczą 1 lipca 2021r. Pierwsza sprzedaż na rzecz konsumenta nastąpiła jednak 1 października 2025r.
Ile wyniesie limit zwolnienia z obowiązku ewidencji przy pomocy kasy fiskalnej na rok 2025 a więc na rok rozpoczęcia sprzedaży na rzecz konsumentów i rolników ryczałtowych?
L = (20.000 zł / 365 dni) x 92 dni (liczba dni od 1 października do 31 grudnia 2025r.)
L = 5.041,10 zł
W kolejnym 2026 roku przedsiębiorca od początku roku ma prawo do limitu zwolnienia 20.000 zł oczywiście, jeżeli w 2025 roku (do końca tego roku) nie przekroczy wartości sprzedaży na rzecz konsumentów i rolników ryczałtowych – 5.041,10 zł
ISTOTNE:
Jeżeli przedsiębiorca w jednym roku rozpoczyna sprzedaż na rzecz konsumentów i rolników ryczałtowych, natomiast w kolejnych latach (lub w kolejnym roku) nie dokonuje takiej sprzedaży a następnie w kolejnym roku ponownie dokonuje sprzedaży na rzecz konsumentów i rolników ryczałtowych to w tym kolejnym roku i w kolejnych latach przysługuje mu limit zwolnienia 20.000 zł, chyba, że ulegnie ustawowej zmianie (podatnik w tych kolejnych latach nie ustala limitu w sposób proporcjonalny).
Ustalenie limitu zwolnienia z obowiązku ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej w praktyce – inne ważne aspekty
Należy podkreślić, iż przy obliczaniu wartości sprzedaży na rzecz konsumentów i rolników ryczałtowych w celu ustalenia limitu zwolnienia z obowiązku ewidencji przy pomocy kasy fiskalnej podatnicy nie biorą pod uwagę:
- należnego podatku VAT od tej sprzedaży,
- wartości sprzedaży z tytułu dostawy nieruchomości,
- wartości sprzedaży z tytułu dostawy towarów i świadczenia usług zaliczanych u podatnika do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji, jeżeli czynności te w całości zostały udokumentowane fakturą.
ISTOTNE:
Przy ustalaniu wartości sprzedaży na rzecz konsumentów i rolników ryczałtowych w celu ustalenia limitu zwolnienia z obowiązku ewidencji przy pomocy kasy fiskalnej podatnicy biorą pod uwagę zapłaty otrzymane zarówno gotówką jak i przelewem.
ISTOTNE:
Przy ustalaniu wartości sprzedaży na rzecz konsumentów i rolników ryczałtowych w celu ustalenia limitu zwolnienia z obowiązku ewidencji przy pomocy kasy fiskalnej podatnicy biorą pod uwagę także wartość sprzedaży na rzecz konsumentów i rolników ryczałtowych, która korzysta ze zwolnienia z obowiązku ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej (chodzi o sprzedaż towarów lub usług wymienionych w załączniku do rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących).
Ponadto do limitu zwolnienia z obowiązku ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej nie wlicza się wartości sprzedaży na rzecz firm.
Na koniec należy podkreślić, iż przekroczenie powyższego limitu zwolnienia z kasy 20.000 zł albo limitu ustalonego proporcjonalnie powoduje obowiązek rozpoczęcia ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej w ciągu 2 miesięcy po miesiącu przekroczenia ww. limitu, licząc od końca miesiąca, w którym podatnik przekroczył ww. limit.
Trzeba jednak wspomnieć o tym, iż nawet, gdy podatnik przekroczy limit zwolnienia i zainstaluje kasę fiskalną to w odniesieniu do sprzedaży na rzecz konsumentów i rolników ryczałtowych, korzystającej ze zwolnienia z obowiązku ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej (chodzi o sprzedaż towarów lub usług wymienionych w załączniku do rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących) nie ma obowiązku jej ewidencjonować przy pomocy kasy rejestrującej.
Przeczytaj także: Zwolnienia z kasy rejestrującej w 2026