Zasadniczo sprzedaż towarów i usług na rzecz konsumentów podlega pod obowiązek ewidencjonowania na kasie fiskalnej. Jednocześnie jednak w oparciu o przepisy rozporządzenia możliwe jest skorzystanie ze zwolnienia od tego obowiązku. To z kolei rodzi pytanie w jaki sposób taką sprzedaż bezrachunkową wykazać w pliku JPK_VAT.
Sprzedaż prowadzona na rzecz konsumentów
Art. 111 ust. 1 ustawy VAT określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem jednym z podstawowych kryteriów decydujących o obowiązku ewidencjonowania na kasie rejestrującej jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń.
Sposób prowadzenia przez podatników ewidencji oraz warunki używania kas rejestrujących został określony w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących.
Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas, które zostały nabyte w okresie obowiązywania potwierdzenia, że kasa spełnia funkcje wymienione odpowiednio w art. 111 ust. 6a lub w art. 145a ust. 2 ustawy oraz wymagania techniczne (kryteria i warunki techniczne) dla kas, wyłącznie w trybie fiskalnym pracy tej kasy, po dokonaniu jej fiskalizacji.
Natomiast w myśl § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas podatnicy, prowadząc ewidencję wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12; zamiast paragonu fiskalnego podatnicy mogą wystawić fakturę przy użyciu kasy i wydać ją nabywcy.
Jednocześnie jednak trzeba zwrócić uwagę na możliwość zastosowania zwolnienia.
Kwestie dotyczące zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy użyciu kas rejestrujących niektórych czynności i niektórych grup podatników oraz terminów rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji przy zastosowaniu kas reguluje rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Regulacje te przewidują zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących ze względu na wysokość obrotu – do określonej tym przepisem wysokości obrotów (zwolnienie podmiotowe) oraz zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia (zwolnienie przedmiotowe).
WAŻNE
Sprzedawca korzystający ze zwolnienia od obowiązku posiadania kasy fiskalnej i dokonujący odpłatnej dostawy towarów lub odpłatnego świadczenia usług na rzecz konsumentów nie jest zobowiązany do wystawienia paragonu czy też faktury ( z zastrzeżeniem, że nabywca towaru nie zgłosi żądania wystawienia faktury, zgodnie z art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy).
Wykazanie sprzedaży bezrachunkowej w JPK_VAT
W myśl art. 109 ust. 3 ustawy VAT podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 lub art. 113a ust. 1, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku i sporządzenie informacji podsumowującej, w szczególności dane dotyczące:
1) rodzaju sprzedaży i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, w tym korekty podatku należnego, z podziałem na stawki podatku;
2) kwoty podatku naliczonego obniżającego kwotę podatku należnego, w tym korekty podatku naliczonego;
3) kontrahentów;
4) dowodów sprzedaży i zakupów.
Powyższa ewidencja stanowi element pliku JPK_VAT, który w postaci elektronicznej jest przesyłany do urzędu skarbowego. Kwestie doprecyzowujące określa rozporządzenie MF w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług
Zgodnie z § 10 ust. 1 pkt 8 cyt. rozporządzenia ewidencja zawiera następujące dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku należnego: wartość sprzedaży bez podatku (netto) oraz wysokość podatku należnego, w podziale na stawki podatku oraz sprzedaż zwolnioną od podatku, wynikające ze zbiorczych dowodów sprzedaży z kas rejestrujących.
Na podstawie § 10 ust. 1 pkt 9 lit. b i c ww. rozporządzenia ewidencja zawiera następujące dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku należnego: wysokość podstawy opodatkowania i wysokość podatku należnego:
- nieudokumentowane fakturami,
- nieobjęte obowiązkiem prowadzenia ewidencji sprzedaży, o której mowa w art. 111 ust. 1 ustawy, z wyłączeniem faktur ujętych w ewidencji zgodnie z pkt 1-7
– wykazywane w wysokościach zbiorczych w podziale na stawki podatku oraz sprzedaż zwolnioną od podatku.
W myśl § 10 ust. 5 pkt 2 tego rozporządzenia ewidencja zawiera następujące oznaczenia dla innych dowodów sprzedaży:
a) „DI” – dowód inny niż faktura,
b) „RO” – zbiorczy dowód sprzedaży z kas rejestrujących,
c) „WEW” – dowód wewnętrzny.
Z powyższego wynika, że sprzedaż z kas rejestrujących na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, należy wykazać na podstawie dokumentu zbiorczego „RO”.
Oznaczenie „WEW” dotyczy między innymi czynności, które nie są udokumentowane oryginalnymi dokumentami zakupu/sprzedaży tj. fakturą i dotyczy między innymi sprzedaży bezrachunkowej (sprzedaży na rzecz osób fizycznych, która jest zwolniona z ewidencji na kasie fiskalnej).
WAŻNE
Ze wskazanych przepisów wynika, że jeżeli dokonywana przez podatnika sprzedaż na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych nie podlega fiskalizacji za pomocą kasy rejestrującej, a podatnik nie jest zobowiązany do wystawienia faktury, to transakcja taka powinna zostać ujęta w ewidencji na podstawie dokumentu wewnętrznego. W JPK_VAT z deklaracją do takiego dokumentu ma zastosowanie oznaczenie „WEW”.
W przypadku zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, sprzedaż taką co do zasady wykazuje się w ewidencji na podstawie zapisu zbiorczego oznaczanego „WEW”.