W ramach poniższego artykułu zastanowimy się w jaki sposób powinien zachować się podatnik, który w ramach systemu KSeF otrzymał fakturę, która dokumentuje nierzeczywistą transakcję. Takie faktury określamy jako faktury scamowe.
Rzetelność faktury na gruncie podatku VAT
Jak wynika z treści art. 2 pkt 32 ustawy VAT faktura to to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
W myśl art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy VAT sprzedawca jest zobowiązany do wystawienia faktury w przypadku dokonywania transakcji sprzedaży towarów lub usług na rzecz innego podatnika VAT. Elementy obowiązkowe faktury określa natomiast art. 106e ust. 1 ustawy VAT. Faktura powinna określać m.in. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi będącej przedmiotem sprzedaży.
W świetle przepisów dotyczących podatku od towarów i usług, faktury są dokumentami potwierdzającymi rzeczywiste transakcje gospodarcze dokonywane przez podatnika. Faktura pełni szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku VAT, dlatego też niezwykle istotne jest prawidłowe oznaczenie wszystkich elementów faktury.
Trzeba również mieć na uwadze, że faktura dokumentująca dokonanie dostawy towarów/świadczenia usług pełni funkcję kontrolną (umożliwia bowiem administracji podatkowej realizację czynności kontrolnych i weryfikację poprawności zadeklarowanej przez podatnika sprzedaży), ale z perspektywy podatnika najistotniejszą funkcją faktury jest zapewnienie neutralności opodatkowania poprzez umożliwienie odliczenia podatku naliczonego na poprzednim etapie obrotu od podatku należnego.
Jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 20.04.2026 r., nr 0112-KDIL1-2.4012.65.2026.3.MR faktura jest dokumentem, którego wystawienie wywołuje określone skutki w sferze materialnoprawnych uprawnień i obowiązków podatnika podatku VAT. Dlatego też podatnicy podatku VAT są obowiązani dokumentować sprzedaż towarów lub usług na rzecz innych podatników poprzez wystawienie faktury. Podatnik nie może wybrać sposobu, w jaki na potrzeby podatku VAT, będzie dokumentował sprzedaż w rozumieniu art. 2 pkt 22 ustawy o VAT.
Faktura scamowe w KSeF
Faktura jest dokumentem potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego (potwierdzeniem nabycia określonych towarów i usług lub też otrzymania zaliczki). Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie ww. dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi (nabywcy), a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego.
W myśl art. 106na ust. 1 i ust. 3 ustawy VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów z fakturą scamową- czyli w wystawioną fakturą, która jest nierzetelna – mamy do czynienia gdy:
- faktura otrzymana jest od podmiotu, z którym dany nabywca nigdy nie współpracował i nie współpracuje,
- brak jest transakcji udokumentowanej fakturą (nabywca w rzeczywistości nie dokonał żadnego nabycia od podatnika, który występuje na fakturze),
- podatnik podjął próby kontaktu z podmiotem wskazanym na fakturze jako sprzedawca, celem wyjaśnienia zasadności wystawienia faktury (np. telefonicznie, drogą e-mail), która zakończyła się niepowodzeniem, co może sugerować, że podmiot wystawiający fakturę nie jest rzetelny,
- nabywca zweryfikował dane sprzedawcy i okazało się, że nie znajduje się on w wykazie podatników, jak również informacje na jego temat nie są dostępne w ogólnodostępnych bazach dotyczących prowadzenia działalności (np. w CEIDG, KRS itp.),
- w otrzymanej fakturze pojawiają się oczywiste błędy językowe (ortograficzne, składniowe itp.), które sugerują, że faktura została wystawiona przez osobę zagraniczną, nieznającą zasad języka polskiego lub przy jej wystawieniu skorzystano z programów do automatycznego tłumaczenia treści na język polski,
- na fakturze określono bardzo krótki termin płatności, wymuszający szybkie działania ze strony nabywcy (nieuzgodnione z nim wcześniej, niewynikające z żadnej umowy łączącej strony transakcji wskazane na fakturze),
- w fakturze zawarte są adresy stron internetowych np. z informacją o nadwyżce lub niedoborze w rozliczeniach, wskazujące na wyjątkowo korzystne oferty/ceny bądź odsyłające do pochodzących z niesprawdzonego źródła załączników.
W przypadku gdy podatnik poprzez KSeF otrzyma wskazaną powyżej fakturę może skorzystać z funkcji „Zgłoszenie nadużycia”. Narzędzie to służy do sygnalizowania sytuacji, w których występują wątpliwości co do rzetelności faktury.
Aby zgłosić fakturę w aplikacji, należy:
- zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0,
- następnie przejść do zakładki Faktury i Lista faktur,
- wybrać fakturę i wejść w jej szczegóły,
- skorzystać z opcji „Zgłoszenie nadużycia”,
- wskazać powód zgłoszenia, uzupełnić uzasadnienie oraz potwierdzić oświadczenie,
- zatwierdzić zgłoszenie przyciskiem „Zgłoś”.
Co ważne, nie należy zgłaszać do administracji faktur, które potwierdzają rzeczywisty przebieg transakcji, ale strony transakcji toczą spór o kwotę, na którą faktura powinna być wystawiona np. w związku z reklamacją lub nienależytym wykonaniem usługi. Usługa zgłaszania nadużyć nie służy do rozwiązywania konfliktów pomiędzy stronami transakcji.
WAŻNE
Faktury scamowe są zgłaszane do administracji podatkowej bezpośrednio w systemie KSeF poprzez formularz „Zgłoś nadużycie”. W formularzu tym należy wskazać:
- podstawowe informacje dotyczące zgłaszanej faktury;
- wyboru przyczyny zgłoszenia;
- uzasadnienie.
W podsumowaniu wskazać należy, że nie ma przepisów prawnych, które obligowałyby kupującego do zgłaszania faktur scamowych. Jednocześnie jednak w interesie podatnika jest informowanie organów podatkowych o wszelkich nieprawidłowościach związanych z procesem fakturowania. Należy też dodać, że podatnik nie powinien odliczać podatku naliczonego z faktur scamowych.