Opublikowano: 2023-09-15
Obieg i archiwizacja dokumentów to jeden z bardziej kosztownych aspektów prowadzenia przedsiębiorstwa, zwłaszcza na dużą skalę. Papierowe dokumenty bardzo często są skanowane i przechowywane w formie elektronicznej. W niniejszym wpisie przeanalizujemy kwestię przechowywania dokumentów w formie skanów oraz sprawdzimy, czy dają one prawo do rozpoznania kosztu/odliczenia VATu nawet w sytuacji zniszczenia lub zagubienia oryginałów.
Nieprecyzyjne przepisy i niejednolite orzecznictwo
Zasady przechowywania dokumentacji podatkowej są nieprecyzyjne, a ponadto zostały zasadniczo uregulowane w dwóch ustawach tj. w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997r. ordynacja podatkowa oraz w ustawie z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT).
Zgodnie z:
- art. 86 ustawy ordynacja podatkowa, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych, przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej,
- art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto w kolejnym art. 112a zapisano, iż podatnicy przechowują wystawione i otrzymane dokumenty w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Analizując przytoczone wyżej regulacje, stwierdzić można, że w zasadniczej części są spójne, ponieważ zobowiązują podatników do przechowywania dokumentów do momentu przedawnienia zobowiązań podatkowych i jednocześnie nie zabraniają ich archiwizacji w formie elektronicznej.
W praktyce nieprecyzyjne przepisy i rozumienie pojęcia „przechowywanie dokumentów” stały się przedmiotem sporów pomiędzy podatnikami, a fiskusem. Finał tych sporów niejednokrotnie kończył się w sądach administracyjnych, a sama procedura wydania interpretacji trwała często kilka lat.
Sądy niejednokrotnie „zmuszały” fiskusa do wydania interpretacji
Przykładem spornej sytuacji pomiędzy podatnikiem, a fiskusem jest wniosek o interpretację indywidualną, który został wystosowany do organu w kwietniu 2019 roku. Podatnik wnioskował o zaaprobowanie stanu faktycznego, w którym zamierza zrezygnować z papierowej formy archiwizowania dokumentów na rzecz elektronicznej formy ich przechowywania. Zapytał fiskusa, czy elektroniczne skany faktur będą stanowić podstawę do rozpoznania podatkowych kosztów uzyskania przychodów na gruncie podatku CIT. Podatnik szczegółowo opisał proces elektronicznej archiwizacji dokumentów, który spełniał wskazane wyżej wymogi ustawowe m.in. w zakresie integralności, czytelności i autentyczności pochodzenia.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydał postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania w sprawie wydania interpretacji indywidualnej. Zdaniem organu interpretacja nie rozstrzygałaby o skutkach podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w zakresie podatku dochodowego, lecz byłaby oceną materiału dowodowego. Sprawą zajmował się WSA, który uchylił postanowienie Dyrektora KIS, jednak ten wniósł skargę kasacyjną. NSA również uznał działanie Dyrektora KIS za niezgodne z prawem i po upływie czterech lat, tj. 27 marca 2023r., organ wydał korzystną dla podatnika interpretację sygn. 0111-KDIB1-2.4010.166.2019.9.DP.
Sądy administracyjne wielokrotnie stawały po stronie podatników i „wymuszały” na KIS wydanie interpretacji w przedmiocie możliwości przechowywania dokumentów w formie elektronicznej. Doprowadziło to do ujednolicenia linii orzeczniczej w tym zakresie, a tym samym ułatwiło uzyskanie interpretacji w analogicznych stanach faktycznych.
Zagubienie/zniszczenie dokumentów – przykład korzystnej interpretacji na gruncie podatku VAT
Przykładem korzystnej dla podatnika interpretacji indywidualnej jest interpretacja wydana dnia 5 maja 2022r. przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 113-KDIPT1-2.4012.99.2022.2.AJB. Podatnik zadał pytanie, czy zagubienie/zniszczenie oryginałów dokumentów stoi na przeszkodzie w odliczeniu podatku VAT, podczas gdy będzie dysponować skanami tych faktur przechowywanymi w formie elektronicznej przy jednoczesnym spełnieniu wymogów ustawowych.
Organ wydał korzystną dla podatnika interpretację konkludując sprawę w następujący sposób „Analizując okoliczności sprawy na tle przedstawionych przepisów prawa wskazać należy, że w przypadku gdy Państwu obiektywnie na podstawie przepisów ustawy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego, sposób przechowywania (przechowywanie w formie elektronicznej) faktur nie ma/nie będzie miało wpływu na prawo do obniżenia podatku VAT należnego o kwotę podatku naliczonego.”
Czy można zatem bez ryzyka przechowywać dokumenty w formie skanów i zrezygnować z archiwizacji dokumentów papierowych?
Kwestia przechowywania dokumentacji w formie skanów nie jest oczywista, a interpretacja indywidualna chroni wyłącznie wnioskodawcę. Zważając jednak na korzystne orzecznictwo sądów oraz najnowsze interpretacje fiskusa, stwierdzić można iż zagadnienie to zostało już rozstrzygnięte, a tym samym istnieje aprobata dla rezygnacji z papierowych dokumentów na rzecz ich elektronicznych skanów. Warto jednak rozważyć wystąpienie z wnioskiem o wydanie interpretacji we własnej sprawie, tym bardziej, że forma przechowywania dokumentacji elektronicznej wymaga spełnienia dodatkowych warunków w postaci zapewnienia integralności, czytelności i autentyczności pochodzenia dokumentów. W skrajnym przypadku niedopatrzenia na tym gruncie mogłyby doprowadzić do podważenia materiału dowodowego.
Kończąc rozważania na tym gruncie warto wspomnieć, iż problematyka dokumentacji papierowej zostanie zasadniczo rozwiązana wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSEF). Z pewnością niejednokrotnie poruszymy kwestie związane z KSEF na naszym blogu.
Autor- Łukasz Kluczyński