Opublikowano: 2024-03-11
Pracodawcy – chcąc zadbać o dobrą atmosferę w pracy oraz lepsze samopoczucie pracowników – coraz częściej inwestują w organizowanie na terenie zakładu pracy różnego rodzaju stref relaksu. W naszym dzisiejszym artykule zastanowimy się czy ponoszone z tego tytułu wydatki mogą stanowić koszt podatkowy dla pracodawcy.
Ogólne założenia przy kwalifikacji wydatku jako kosztu podatkowego
W przypadku podmiotów prowadzących działalność gospodarczą reguła określająca zasady zaliczania wydatków do kosztów podatkowych ma charakter ogólny. W ustawie PIT jest wyrażona w art. 22 ust. 1, gdzie podano, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1.
W oparciu o ww. przepis ogólny można jednak wyprowadzić kilka istotnych wniosków co do relacji wydatku z działalnością gospodarczą. Najważniejszym wnioskiem jest aby wydatek pozostawał w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami.
Kosztami uzyskania przychodów są bowiem wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Przy czym nie ma tu znaczenia czy mówimy o wydatkach bezpośrednio czy też pośrednio wpływających na przychody. Każdy z tych wydatków stanowi koszt, o ile choćby potencjalnie, przyczyniał się do możliwości uzyskania przychodu z działalności gospodarczej.
WAŻNE
Rozpatrując możliwość uznania wydatku za koszt podatkowy należy każdorazowo analizować czy ów wydatek wykazuje związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Koszty pracownicze ponoszone przez pracodawcę
Obszerną kategorią kosztów podatkowych ponoszonych przez pracodawcę są tzw. koszty pracownicze. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Mogą również obejmować wydatki ponoszone na rzecz pracowników w celu ich integracji.
Również i w tym zakresie koszty pracownicze należy oceniać pod kątem ich racjonalności oraz celowości. Przede wszystkim chodzi o zbadanie czy dany wydatek jest ponoszony dla bezpośredniej tj. osobistej korzyści pracownika czy też przyczynia się do osiągnięcia przychodu z działalności gospodarczej przez samego pracodawcę.
Koszty pracownicze nie zostały wyłączone w sposób generalny z kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli zatem pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z działalnością gospodarczą to pracodawca może je ująć w rozliczeniu podatkowym.
Wydatki na strefy relaksu jako pośrednie koszty pracownicze
Przenosząc powyższe na grunt przedstawionego przez nas problemu wskażmy, że zgodnie z aktualnymi trendami za uzasadnione uważa się tworzenie w zakładach pracy różnorodnych stref relaksu. Takie strefy umożliwiającej integrację pracowników, poprawiają ich samopoczucie i korzystnie wpływają na kondycję psychiczną.
Co jednak najważniejsze takie strefy relaksu wpływają na efektywność pracy samych pracowników, co niewątpliwie przekłada się w dalszej kolejności na większe zyski pracodawcy.
W konsekwencji chociaż wydatki na tworzenie stref relaksacyjno-integracyjnej nie mają bezpośredniego związku z żadnym konkretnym przychodem, to jednak wykazują związek pośredni, bowiem zapewnienie pracownikom i współpracownikom w miejscu pracy możliwości odpoczynku i zrelaksowania się w przerwach od pracy niewątpliwie może się przyczynić do poprawy atmosfery w pracy, relacji między pracownikami i współpracownikami, a także efektywności i wydajności pracowników i współpracowników, co z kolei ma pośredni wpływ na osiągane przez Wnioskodawcę przychody. Tak też wypowiedział się Dyrektor KIS w interpretacji z dnia 3.08.2023 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.328.2023.1.KM.
W ww. interpretacji organ podatkowy wskazał, że kosztem pracodawcy może być zakup konsoli do gier umieszczonej w sfrefie relaksacyjno-integracyjnej. Z kolei w interpretacji z dnia 21.06.2018r., nr 0111-KDIB2-3.4010.15.2018.3.KK., organ uznał za prawidłowe zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na narzędzia mające na celu integrację, takie jak „piłkarzyki”.
W tym miejscu warto również dodać, że w ocenie organów podatkowych takie wydatki na strefę relaksacyjną czy też jej wyposażenie nie mogą być utożsamiane w wydatkami na reprezentację. Nie sposób bowiem uznać, że wyłącznym bądź dominującym celem ponoszenia tych wydatków jest stworzenie pewnego wizerunku firmy.
Przypomnijmy, że zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy PIT nie są uważane za koszty podatkowe koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Ustawa podatkowa, nie definiuje przy tym terminu „reprezentacja” ani też nie odsyła do innych przepisów prawa.
Zgodnie z przyjętą linią orzeczniczą, celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu.
Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest właśnie wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Co istotne, działania o charakterze reprezentacyjnym podejmowane są w stosunku do podmiotów zewnętrznych, a nie do pracowników – czyli podmiotów wewnętrznych.
WAŻNE
Wydatki na strefy relaksu przeznaczone dla pracowników pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem, zachowaniem lub zabezpieczeniem przychodów pracodawcy, a zatem mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem prawidłowego udokumentowania.
W konsekwencji pracodawcy zamierzający utworzyć w swoich zakładach pracy strefy relaksu dla pracowników mogą poniesione w związku z tym wydatki zaliczyć do kategorii pośrednich kosztów pracowniczych.
Końcowo podkreślić również należy, że zasadność zaliczenia tych wydatków (w szczególności związek pomiędzy ich poniesieniem a osiągnięciem przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodu), do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, może zostać zweryfikowana w toku ewentualnego postępowania podatkowego/kontroli podatkowej, prowadzonego przez uprawniony organ podatkowy.