Krajowy System e-Faktur obowiązuje już od lutego 2026 r. w stosunku do dużych podatników oraz od kwietnia 2026 r. w stosunku do pozostałych podatników. Część podatników, u których wartość sprzedaży jest równa lub niższa niż 10.000 zł może wciąż wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne, a więc poza KSEF.
Co jednak w przypadku, gdy faktura wystawiona w KSEF albo poza KSEF została wystawiona po ustawowym terminie? Czy będzie miało to negatywne konsekwencje u nabywcy w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT od takiej faktury?
Obowiązek wystawiania faktur sprzedaży
Zgodnie z art. 106b ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dalej ustawą o VAT) podatnik jest zobligowany do wystawienia faktury sprzedaży, która dokumentuje:
- sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku VAT, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem,
- wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej,
- wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT) na rzecz podmiotu innego niż czynny podatnik VAT,
- otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem sprzedaży, (z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy: WDT, sprzedaży, dla której obowiązek podatkowy w VAT powstaje w dacie wystawienia faktury np. najem, dzierżawa, usługi ochrony osób i mienia, stała obsługa prawna, leasing, itd.).
Podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury zaliczkowej otrzymanie zaliczki miało miejsce w tym samym miesiącu, w którym dokonał sprzedaży towarów lub usług na poczet których otrzymał zaliczkę (zaliczki).
Podatnik nie jest zobligowany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej z VAT (podmiotowo i przedmiotowo).
Natomiast na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
- dostawę towarów lub świadczenie usług czynności, jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z podstawowego obowiązku wystawiania faktur (wykaz powyżej), z wyjątkiem:
- sprzedaży, dla której obowiązek podatkowy w VAT powstał w dacie wystawienia faktury,
- sprzedaży na rzecz konsumentów, która rozliczana jest przy pomocy procedur szczególnych VAT OSS, VAT IOSS,
- otrzymanie całości lub części zapłaty przed dostawą towarów lub świadczeniem usług, jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z podstawowego obowiązku wystawiania faktur (wykaz powyżej), z wyjątkiem:
- przypadku, gdy zapłata dotyczy sprzedaży, dla której obowiązek podatkowy w VAT powstał w dacie wystawienia faktury,
- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
- sprzedaż zwolnioną z VAT (przedmiotowo lub podmiotowo)
– jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.
Podatnik korzystający z procedur szczególnych rozliczania VAT typu VAT OSS, VAT IOSS (sprzedaż na rzecz konsumentów) może dobrowolnie wystawić fakturę dokumentującą sprzedaży rozliczanej w tych procedurach.
ISTOTNE:
W przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym – fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer NIP nabywcy.
Termin wystawiania faktur sprzedaży
Zgodnie z art. 106i ustawy o VAT fakturę sprzedaży podatnik wystawia nie później niż 15-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonał dostawy towaru lub wykonał usługę.
Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi podatnik otrzymał:
- całość zapłaty, lub
- część zapłaty (zaliczkę)
– fakturę wystawia nie później niż 15-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał całość lub część zapłaty od nabywcy.
Podatnik w drodze wyjątku wystawia fakturę sprzedaży nie później niż:
- 30-tego dnia od dnia wykonania usług – w przypadku świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych,
- 60-tego dnia od dnia wydania towarów – w przypadku dostawy książek drukowanych (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i 4903 00 00) – z wyłączeniem map i ulotek – oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych (CN 4902), z wyjątkiem dostaw towarów dokonywanych na rzecz podatnika ułatwiającego dostawy towarów oraz przez tego podatnika,
- 90-tego dnia od dnia wykonania czynności – w przypadku czynności polegających na drukowaniu książek (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i 4903 00 00) – z wyłączeniem map i ulotek – oraz gazet, czasopism i magazynów (CN 4902), z wyjątkiem usług stanowiących import usług (art. 28b ustawy o VAT), gdy umowa przewiduje jednak rozliczenie zwrotów wydawnictw, fakturę wystawia się nie później niż 120-tego dnia od pierwszego dnia wydania towarów,
- z upływem terminu płatności – w przypadku sprzedaży towarów lub usług, dla których obowiązek podatkowy w VAT powstaje w dacie wystawienia faktury (m.in. świadczenie usług najmu, dzierżawy, leasingu, stałej obsługi prawnej i biurowej, ochrony osób i mienia, telekomunikacyjnych, pozostałych).
W przypadku niezwrócenia przez nabywcę opakowania fakturę wystawia się nie później niż:
- 7-tego dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania,
- 60-tego dnia od dnia wydania opakowania, jeżeli w umowie nie określono terminu zwrotu opakowania.
W przypadkach wystosowania żądania wystawienia faktury przez nabywcę w ciągu 3 miesięcy – podatnik wystawia fakturę:
- nie później niż 15-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty – jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty,
- nie później niż 15-tego dnia od dnia zgłoszenia żądania – jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.
ISTOTNE:
Faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 60-tego dnia przed:
- dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi,
- otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.
Faktura wystawiona po terminie a prawo do odliczenia VAT
Prawo do odliczenia podatku VAT, co do zasady powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy (obowiązek opodatkowania podatkiem VAT przez sprzedawcę zrealizowanej przez niego sprzedaży) i jednocześnie, gdy nie zaistniały negatywne okoliczności zawarte w art. 88 ustawy o VAT (np. zakup usług noclegowych, gastronomicznych, nabywca otrzymał pustą fakturę, nabywca otrzymał fakturę wystawioną przez podmiot nieistniejący, otrzymana faktura stwierdza czynności lub kwoty niezgodne z rzeczywistością, faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego, pozostałe sytuacje).
Obowiązek podatkowy w VAT u sprzedawcy może powstać:
- w dacie dokonania dostawy towarów albo w dacie zakończenia usługi,
- w dacie otrzymania zaliczki (przed sprzedażą),
- w dacie otrzymania całości należności (przed sprzedażą),
- w dacie wystawienia faktury (leasing, najem dzierżawa, stała obsługa prawna, ochrona osób i mienia, pozostałe),
- pozostałe przypadki.
Tak, więc prawo do odliczenia podatku VAT u nabywcy powstanie najwcześniej od dnia, w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy w VAT.
Natomiast zrealizowanie tego prawa przez nabywcę może nastąpić dopiero od dnia, w którym otrzyma on fakturę (fizycznie, elektronicznie, poprzez KSEF).
ISTOTNE:
Wyjątkowo w przypadku wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów prawo do odliczenia podatku VAT u nabywcy powstanie wprawdzie najwcześniej także od dnia, w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy w VAT niemniej do realizacji tego prawa nabywca nie będzie potrzebował faktury.
Nabywca nie wcześniej niż w dniu powstania obowiązku podatkowego w VAT u sprzedawcy (z tytułu WDT) uwzględni kwotę podatku VAT należnego z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów w ewidencji i deklaracji JPK_V7X, w której jest on obowiązany rozliczyć ten podatek.
W wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury przez podatnika podatku od wartości dodanej, nie później jednak niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru będącego przedmiotem wewnątrzwspólnotowego nabycia
Czy faktura wystawiona po terminie po 15-tym dniu następnego miesiąca lub po upływie innego terminu na wystawienie faktury, (jeżeli podatnika obowiązuje inny termin) pozbawia nabywcę prawa do odliczenia podatku VAT?
Pytanie to często pojawia się u podatników prowadzących działalność gospodarczą. Organy podatkowe mają na ten temat jasne stanowisko.
W interpretacji indywidualnej z dnia 18.07.2025 r. o sygn. 0112-KDIL3.4012.192.2020.8.LS Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że
„(…) Uwzględniając ocenę prawną Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z 28 stycznia 2021 r., sygn. akt I SA/Po 410/20 oraz Naczelnego Sądu Administracyjnego z 18 grudnia 2024 r., sygn. akt I FSK 996/21 – stwierdzić należy, że będą Państwo uprawnieni do dokonania odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur dokumentujących zapłacone zaliczki (wystawione wcześniej niż 30. dnia przed otrzymaniem zaliczki, pod warunkiem wcześniejszego otrzymania zaliczki przez sprzedawcę) w terminie określonym w art. 86 ust. 10 w zw. z ust. 10b pkt 1, ust. 10c oraz ust. 11 ustawy.
Odnosząc się do prawa do odliczenia z faktur zaliczkowych wystawionych później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania zaliczki należy wskazać, że według przywołanego na wstępie art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, jednym z warunków dokonania odliczenia podatku VAT jest posiadanie przez podatnika faktury dokumentującej zakup związany z działalnością opodatkowaną podatkiem VAT.
Aby podatnik miał możliwość odliczyć podatek VAT od dokonanego zakupu muszą zostać spełnione łącznie następujące warunki:
- otrzymał fakturę,
- powstał obowiązek podatkowy u sprzedawcy,
- nabyte towary lub usługi będą przez podatnika wykorzystywane w związku z wykonywaniem czynności opodatkowanych.
Zatem otrzymanie faktury przez podatnika wyznacza moment, od którego możliwe jest zrealizowanie tego prawa.
Podkreślić przy tym należy, że decydujące znaczenie – dla powstania prawa do odliczenia i terminu jego realizacji – ma fakt, czy podatnik otrzymał fakturę.
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, co do zasady powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych lub otrzymania przez sprzedającego zaliczki, a także niezaistnienia przesłanek określonych w art. 88 ustawy.
Mając na uwadze przedstawiony opis sprawy oraz obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa, należy stwierdzić, że będą Państwo również uprawnieni do dokonania odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur dokumentujących zapłacone zaliczki (wystawionych później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania zaliczki) w rozliczeniu za okres, w którym je Państwo otrzymali lub dwa kolejne miesiące.(…)”
Nabywca będący czynnym podatnikiem VAT ma prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanej faktury wystawionej po ustawowym terminie, jeżeli:
- u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy z VAT,
- nie zaistniały negatywne przesłanki zawarte w art. 88 ustawy o VAT,
- nabywca otrzymał fakturę.