Niektóre firmy posiadające siedzibę działalności gospodarczej w Polsce prowadzą wynajem różnego rodzaju pojazdów samochodowych.
Niemniej nawet w jednoosobowych działalnościach zdarza się sytuacja, że przedsiębiorca wynajmie jedno ze swoich aut firmowych.
Jak taki wynajem będzie wyglądać na gruncie rozliczeń w podatku VAT?
Wynajem aut osobowych i pozostałych
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dalej ustawą o VAT) mówi o tym, iż gdy czynny podatnik VAT chce odliczyć podatek VAT naliczony z faktury dokumentującej poniesiony wydatek musi przeznaczyć owy wydatek oczywiście na cele prowadzonej działalności gospodarczej oraz:
- na sprzedaż, która jest opodatkowana VAT,
- na sprzedaż mieszaną, która jest jednocześnie opodatkowana i zwolniona (w takiej sytuacji przysługuje podatnikowi częściowe odliczenie VAT zgodnie ze stosowanych współczynnikiem VAT).
Czynny podatnik VAT ma prawo do odliczenia 100% podatku VAT z faktur dotyczących wydatków na auta ciężarowe i nie ma w tym wypadku żadnych ograniczeń.
Prawo do odliczenia 100% podatku VAT z faktur dotyczących wydatków na auta ciężarowe i pozostałe dotyczy pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej (DMC) 3,5 ton.
Wydatki związane z pojazdami samochodowymi używanymi w działalności gospodarczej dotyczą:
- nabycia lub importu tych pojazdów oraz ich części składowych,
- eksploatacji tych pojazdów na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, związane z tą umową,
- nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów.
Co natomiast w przypadku aut osobowych?
W art. 86a ust. 1 ustawy o VAT prawodawca przypomina, iż czynny podatnik VAT może odliczyć 50% podatku VAT naliczonego z faktury za ww. wydatki dotyczące aut osobowych (DMC do 3,5 ton), jeżeli:
- dany pojazd nie jest używany wyłącznie w działalności gospodarczej (jest używany także prywatnie), albo
- konstrukcja tego pojazdu nie wyklucza użytek prywatny np. pojazdy specjalne, wielozadaniowe vany, inne.
Kiedy auto osobowe na gruncie ustawy o VAT jest uznawane za używane tylko w działalności?
| Auto osobowe jest ustawowo uznawane za używane tylko w działalności gospodarczej podatnika (na gruncie VAT), jeżeli łącznie zostaną spełnione przesłanki postaci: | rzeczywistego użytkowania tylko w działalności gospodarczej |
| zgłoszenia auta do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26 w terminie do 25-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik poniósł pierwszy wydatek związany z tym samochodem, nie później jednak niż w dniu przesłania ewidencji i deklaracji JPK_V7 | |
| prowadzenia ewidencji kilometrów VAT | |
| stworzenia i przestrzegania zasad wyłączających użytek prywatny auta |
Powyższe przesłanki uznające auto osobowe, jako użytkowane tylko w działalności nie odnoszą się do pojazdów samochodowych wprowadzonych do działalności nawet o DMC do 3,5 ton:
- konstrukcyjnie przeznaczonych do przewozu, co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie,
- jeżeli konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne (pojazdy specjalne – koparka, żuraw, agregat, ładowarka, pojazdy samochodowe, inne niż osobowe, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków, jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu a także pojazdy samochodowe inne niż osobowe, mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą klasyfikowane na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków,
- innych niż wymienionych powyżej wymienionych (np. samochody osobowe), jeżeli używane są wyłącznie w działalności gospodarczej (z wyłączeniem użytku prywatnego).
ISTOTNE:
Jeżeli auto osobowe (o DMC do 3,5 ton) używane jest tylko na cele prowadzonej działalności gospodarczej – czynnemu podatnikowi VAT przysługuje prawo do odliczenia 100% podatku VAT z faktur dotyczących jego nabycia jak i wydatków eksploatacyjnych.
Wynajem samochodu osobowego na gruncie VAT – opodatkowanie VAT
Przedsiębiorca, który się specjalizuje w wynajmie aut osobowych albo nie stanowi to u niego przedmiot działalności a dodatkowo wynajmuje np. jedno auto firmowe ma obowiązek rozliczyć świadczenie tych usług na gruncie podatku VAT.
ISTOTNE:
Jeżeli u przedsiębiorcy wynajem aut osobowych ma stanowić główny przedmiot działalności gospodarczej albo dodatkowy (kolejny) przedmiot działalności wówczas w CEIDG wybiera on kod PKD – 77.11.Z.
W wyjaśnieniach do PKD 2025 wydanych przez Główny Urząd Statystyczny kod ten zawiera – Wynajem i dzierżawa samochodów osobowych i lekkich pojazdów silnikowych, w tym motocykli.
Obejmuje on:
- wynajem i dzierżawę pojazdów samochodowych (o dopuszczalnej masie całkowitej 3,5 tony lub mniejszej), bez kierowcy, bez względu na długość okresu wynajmu oraz sposób płatności (na przykład abonament) oraz samochodów osobowych, kamperów i innych lekkich pojazdów silnikowych, bez kierowcy,
- wynajem samochodów na zasadzie carsheringu,
- wynajem i dzierżawę własnego samochodu osobowego bez kierowcy,
- wynajem i dzierżawę motocykli.
Nie obejmuje natomiast wynajmu oraz dzierżawy samochodów osobowych i lekkich pojazdów silnikowych z kierowcą, sklasyfikowanych w 49.33.Z.
Usługa wynajmu aut osobowych opodatkowana jest podstawową stawką VAT – 23%.
Nie ma przy tym znaczenia czy jest to długookresowy wynajem auta czy krótkoterminowy.
I tu uwaga skierowana do podatników zwolnionych z VAT.
ISTOTNE:
Przedsiębiorca, który korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT i rozpocznie świadczenie usług wynajmu aut osobowych – może nadal korzystać z tego zwolnienia do momentu, kiedy przekroczy roczny limit zwolnienia – 240.000 zł.
Potwierdza to interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 28.10.2025r. o sygn. 0114-KDIP4-1.4012.545.2025.2.SK, w której mówi, iż
„(…) W świetle przepisów ustawy działalnością gospodarczą jest każda czynność najmu niezależnie od tego, czy wynajmujący działalność tę zarejestrował, czy nie i niezależnie od tego czy przedmiot najmu stanowi w jego działalności środek trwały.
W związku z powyższym wskazać należy, że będzie Pan świadczył usługę najmu samochodu osobowego w ramach prowadzenia działalności gospodarczej w myśl art. 15 ust. 2 ustawy i będzie Pan działał, jako podatnik, o którym mowa w art. 15 ust. 1 ustawy. Tym samym czynność ta będzie podlegała opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy w związku z art. 8 ust. 1 ustawy.
Jednocześnie zaznaczyć należy, że skoro przedmiotowy samochód osobowy, będzie Pan wynajmować, to ww. samochód na gruncie podatku od towarów i usług nie stanowi Pana majątku prywatnego. Stanowi, bowiem majątek wykorzystywany w prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej.
Z opisu stanu faktycznego wynika, że w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nie świadczy Pan usług doradczych, nie wykonuje Pan czynności wymienionych w art. 113 ust. 13 ustawy i wartość sprzedaży z Pana działalności gospodarczej za rok nie przekroczyła kwoty 200 000 zł. Zatem będzie Pan mógł korzystać ze zwolnienia na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy, świadcząc ww. usługi.
Należy jednak zaznaczyć, że jeżeli wartość sprzedaży, o której mowa w art. 113 ust. 1 ustawy przekroczy kwotę 200 000 zł, to zwolnienie utraci moc począwszy od czynności, którą zostanie przekroczona ta kwota. Wskazania wymaga również, że utraci Pan prawo do zwolnienia na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy, w przypadku wykonania jakiejkolwiek czynności wymienionej w art. 113 ust. 13 ustawy. (…)”.
Warto pamiętać, że osoba fizyczna, która nie prowadzi żadnej działalności a świadczy usługi najmu prywatnego auta osobowego jest traktowana na gruncie VAT, jako osoba prowadząca działalność. Obowiązuje ją, zatem limit zwolnienia podmiotowego z VAT 240.000 zł.
Wynajem samochodu osobowego na gruncie VAT – odliczenie VAT
Czynny podatnik VAT ma prawo odliczenia podatku VAT od zakupu towarów lub usług, które przeznacza na dokonanie sprzedaży opodatkowanej VAT.
W przypadku wydatków na nabycie i eksploatację aut osobowych (o DMC do 3,5 ton) prawo do odliczenia 100% podatku VAT przysługuje czynnemu podatnikowi VAT:
- w przypadku, gdy pojazdy samochodowe są:
- wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika (tabela powyżej) lub
- konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu, co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie;
- do towarów montowanych w pojazdach samochodowych i do związanych z tymi towarami usług montażu, naprawy i konserwacji, jeżeli przeznaczenie tych towarów wskazuje obiektywnie na możliwość ich wykorzystywania wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika.
ISTOTNE:
Ustawodawca zwalnia podatników z obowiązku prowadzenia ewidencji kilometrów VAT wobec pojazdów samochodowych przeznaczonych do:
- odsprzedaży, jeżeli odprzedaż ta stanowi przedmiot działalności podatnika,
- sprzedaży, w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika, jeżeli sprzedaż ta stanowi przedmiot działalności podatnika,
- wynajmu, dzierżawy, leasingu, jeżeli oddanie w odpłatne używanie tego pojazdu stanowi przedmiot działalności podatnika.
Jak widać bardzo ważnym czynnikiem jest to, że powyższe czynności muszą być przedmiotem działalności gospodarczej przedsiębiorcy.
W tym miejscu należałoby podkreślić istotny kierunek linii interpretacyjnych, wskazywany często przez fiskusa.
W interpretacji indywidualnej z dnia 11.02.2026r. o sygn. 0112-KDIL1-2.4012.705.2025.2.MR Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazuje, że
„(…) W świetle powyższych okoliczności, warunki określone w ww. przepisach, zostały spełnione ponieważ przedmiotem Państwa działalności jest wynajem i dzierżawa samochodów osobowych i furgonetek, a wskazane we wniosku pojazdy samochodowe są przez Państwa wykorzystywane wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej – są w pełnym zakresie przeznaczone wyłącznie na wynajem firmom wykonującym samodzielnie działalność gospodarczą. W przypadku, gdyby pojazdy samochodowe nie były wynajmowane, to byłyby postawione na parkingu przed Państwa siedzibą lub na parkingu położonym w odległości ok. 15 km od tej siedziby, niemniej jednak jak Państwo wskazali – z uwagi na przyjęty model biznesowy, pojazdy samochodowe są w ciągłym najmie. Sposób wykorzystania pojazdów samochodowych w trakcie trwania najmu został częściowo uregulowany w umowie najmu (najemca ponosi odpowiedzialność m.in. za opłaty eksploatacyjne powstałe w czasie trwania najmu). W umowie brak jest określenia sposobu użytkowania pojazdu samochodowego – najemca sam decyduje o sposobie użytkowania pojazdu.
Z uwagi na Państwa kontrahentów miejscem świadczenia usługi najmu może być zarówno terytorium Polski (gdy najem świadczony jest na rzecz podmiotów polskich), jak również poza Polską (w przypadku najmu na rzecz podmiotów zarejestrowanych w innych krajach członkowskich). Jak Państw wskazują czynność najmu, gdyby była wykonywana na terytorium Polski (tj. w Polsce byłoby miejsce świadczenia i opodatkowania) stanowiłyby dla Państwa czynności opodatkowane uprawniające do odliczenia podatku. Posiadają Państwo dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami – w szczególności umowy oraz faktury.
Zatem, w przedmiotowej sprawie w odniesieniu do wydatków dotyczących samochodów, które są przez Państwa wyłącznie wynajmowane nie znajdą zastosowania ograniczenia wynikacie z art. 86a ustawy. Są Państwo czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT, a nabyte samochody są przez Państwa wykorzystywane wyłącznie do wynajmu – do czynności opodatkowanych podatkiem VAT, w związku z czym na podstawie art. 86 ust. 1 w związku z art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a oraz art. 86a ust. 4 pkt 1, art. 86a ust. 5 pkt 1 lit. c ustawy, przysługuje Państwu prawo do odliczenia pełnej kwoty podatku naliczonego od wydatków związanych z samochodami do których zaliczają Państwo koszty związane z zamówieniem pojazdu samochodowego, opłaty wstępne, bieżące opłaty leasingowe oraz opłat związane z wykupem pojazdów samochodowych z leasingu.
Podsumowując zatem stwierdzam, że w tak przedstawionym stanie faktycznym nie są Państwo zobowiązani do składania deklaracji VAT-26, a w konsekwencji wobec braku złożenia deklaracji VAT-26 zachowują Państwo prawo do pełnego odliczenia podatku od towarów i usług. (…)”.
Jeżeli więc przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT:
- przeznacza auto osobowe na wynajem i nie użytkuje go pomiędzy okresami wynajmu (poza niezbędnymi wydatkami, bez których pojazd nie może być przeznaczony do dalszego wynajmu),
- przeznacza wszelkie wydatki na wynajmowane auto na realizację sprzedaży opodatkowanej VAT,
- główne PKD, jakie posiada w CEIDG to wynajem aut osobowych (musi za tym jednak iść faktyczne świadczenie usług wynajmu stanowiące główny przedmiot działalności),
- w ogóle nie użytkuje auta prywatnie ani w sposób mieszany,
– to w takim wypadku będzie miał prawo do odliczenia 100% podatku VAT od faktur za nabycie (także leasing, najem, dzierżawę, jeśli nie nabywa auta na własność) oraz eksploatację auta osobowego o DMC do 3,5 ton.
Dodatkowo w tej sytuacji przedsiębiorca nie ma obowiązku:
- prowadzenia ewidencji kilometrów VAT, oraz
- zgłaszania wynajmowanego auta osobowego do urzędu skarbowego przy pomocy formularza VAT-26, jako auta z prawem do pełnego odliczenia VAT.
Jeżeli jednak pomiędzy wynajmami auta przedsiębiorca będzie wykorzystywał go do innych celów niż firmowe, wówczas nie będzie mógł odliczać pełnego VAT od jego eksploatacji oraz zastosować zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji kilometrów VAT.
Dla celów pełnego odliczenia VAT musi on w takim wypadku:
- zaprowadzić ewidencję kilometrów VAT, oraz
- dokonać zgłoszenia do urzędu skarbowego przy pomocy formularza VAT-26.