Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur zmieniło kwestię określenia momentu otrzymania faktury, od którego zależy możliwość skorzystania z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego.
Na co wobec tego należy zwrócić szczególną uwagę?
Czym jest Krajowy System e-Faktur
Na mocy art. 106nd ust. 2 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dalej ustawą o VAT) Krajowy System e-Faktur to system elektroniczny zarządzany przez Szefa KAS, który umożliwia przedsiębiorcom wystawianie faktur ustrukturyzowanych i przekazywanie ich do odbiorcy w KSEF.
W nawiązaniu do art. 106nd ust. 2 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dalej ustawą o VAT) KSEF realizuje określone zadania takie jak:
- nadawanie, modyfikacja uprawnień do korzystania z KSEF oraz powiadamianie podmiotów o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSEF lub ich odebraniu,
- uwierzytelnienie oraz weryfikacja uprawnień do korzystania z KSEF,
- wystawianie, odbieranie, przechowywanie, podgląd oraz oznaczanie faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym w KSEF,
- powiadamianie podmiotów uprawnionych o dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w KSEF oraz dacie i czasie jego przydzielenia,
- powiadamianie o dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z wzorem faktury widniejącym w KSEF oraz o możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności KSEF,
- powiadamianie innych podmiotów o braku uprawnień do korzystania z KSEF,
- analiza i kontrola prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.
System KSEF będzie archiwizował faktury ustrukturyzowane przez okres 10 lat.
Przez ten okres czasu sprzedawca będzie miał do nich dostęp a więc będzie mógł dokonać ponownego wglądu do tych faktur w razie potrzeby.
Kiedy czynny podatnik VAT odliczy VAT od faktury otrzymanej poprzez KSEF
Prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanej faktury to możliwość obniżenia miesięcznego albo kwartalnego podatku VAT do zapłaty z tytułu sprzedaży w ramach prowadzonej działalności właśnie o kwotę podatku VAT z tej, otrzymanej faktury.
Prawo do odliczenia podatku VAT (z otrzymanej faktury) posiada wyłącznie podatnik, który jest zarejestrowanym, czynnym (aktywnym) podatnikiem VAT.
Podatnik zwolniony z VAT nie ma prawa do odliczenia podatku VAT.
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT prawo do odliczenia podatku VAT u nabywcy – czynnego podatnika powstaje wtedy, gdy:
- nabyte przez niego towary, usługi zostały przeznaczone do wykonania sprzedaży towarów, usług podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT, oraz
- nie wystąpiły negatywne przesłanki wykluczające to prawo.
ISTOTNE:
Prawo do odliczenia podatku VAT od nabytych składników majątku, usług zaistnieje wtedy, gdy składniki te i usługi zostaną przeznaczone do realizacji sprzedaży opodatkowanej podatkiem VAT a nie całkowicie zwolnionej z VAT.
Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje, co do zasady w rozliczeniu za okres, w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż w okresie otrzymania faktury.
Obowiązek podatkowy w VAT u sprzedawcy powstaje w dacie sprzedaży, dacie otrzymania zaliczki, dacie otrzymania należności, niekiedy wyjątkowo wystawienia faktury, ale tylko w przypadku sprzedaży usług takich jak m.in.: najem, dzierżawa, leasing czy usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, pozostałych.
Obowiązek podatkowy w VAT u sprzedawcy może również nastąpić w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego, jeżeli taki sposób rozliczenia został ustanowiony w umowie lub fakturze. Obowiązek ten może również nastąpić także w ostatnim dniu terminu płatności za fakturę.
W przypadku faktur ustrukturyzowanych ustawodawca wprost określił moment ich otrzymania. Wynika on z art. 106na i następnych ustawy o VAT regulujących funkcjonowanie KSEF. Za datę otrzymania faktury uznaje się dzień przydzielenia numeru identyfikującego w KSEF. Nie ma znaczenia, kiedy przedsiębiorca zalogował się do systemu ani kiedy pobrał dokument.
Oznacza to, że dla celów VAT decydująca staje się data systemowa zapisania faktury w KSEF.
ISTOTNE:
Nabywca będący czynnym podatnikiem VAT może odliczyć podatek VAT z otrzymanej faktury nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.
Natomiast ustawa o VAT wiąże moment otrzymania faktury ustrukturyzowanej z chwilą przydzielenia jej numeru identyfikującego w systemie.
Data ta jest rejestrowana automatycznie i nie zależy od chwili zapoznania się z dokumentem przez nabywcę.
ISTOTNE:
Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.
ISTOTNE:
Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
Przykład 1
Sprzedawca – czynny podatnik VAT wystawił fakturę sprzedaży poprzez KSEF w dniu 31.07.2026r. o godz. 23:58.
KSEF nadał unikalny numer KSEF również 31.07.2026r.
Obowiązek podatkowy po stronie sprzedawcy powstał, zatem w tym właśnie dniu.
Nabywca – czynny podatnik VAT może, więc odliczyć podatek VAT już w rozliczeniu za okres 07/2026r., mimo iż dokument został odczytany dopiero 02.08.2026r.
Data zalogowania do KSEF pozostaje bez znaczenia.
Przykład 2
Sprzedawca – czynny podatnik VAT wystawił fakturę sprzedaży przy pomocy KSEF w dniu 31.07.2026r. o godz. 23:59 z taką samą datą sprzedaży.
Numer identyfikujący dla danej faktury system nadał 01.08.2026r. o godz. 00:02.
Moment otrzymania faktury przez nabywcę – czynnego podatnika VAT przypada, zatem na miesiąc 08/2026r..
Obowiązek podatkowy po stronie sprzedawcy powstał jeszcze w okresie 07/2026r. Niemniej u nabywcy prawo do odliczenia VAT z otrzymanej faktury przysługuje dopiero w rozliczeniu za okres 08/2026r.
3 minuty różnicy poskutkowały przesunięciem prawa do odliczenia VAT o cały okres rozliczeniowy.
Przykład 3
Przedsiębiorca – czynny podatnik VAT nie logował się do KSEF przez 2 tygodnie. W tym okresie jego kontrahent wystawił fakturę sprzedaży, która otrzymała numer KSEF.
Prawo do odliczenia VAT od tej faktury powstało już z chwilą nadania numeru w KSEF, a nie w dniu powrotu przedsiębiorcy do pracy.
Przykład 4
Przedsiębiorca – czynny podatnik VAT miał awarię internetu, która trwała 3 dni. Natomiast w tym czasie w KSEF pojawiły się nowe faktury zakupowe.
Pomimo technicznych problemów uznaje się, że zostały one otrzymane w dniu przydzielenia dla nich przez KSEF unikalnych numerów identyfikacyjnych.
Ryzyko związane z aktualnym sprawdzaniem i odbiorem dokumentów z KSEF niestety obciąża podatnika.
Na koniec warto wspomnieć o jeszcze jednej rzeczy. Nabywca – czynny podatnik VAT nie ma prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku, gdy:
- poniesione wydatki służą zaspokajaniu celów osobistych nabywcy,
- zaistniały negatywne przesłanki wynikające z art. 88 ustawy o VAT, które wykluczają odliczenie podatku VAT np. faktury niedokumentujące faktycznej transakcji, faktury niedokumentujące w ogóle żadnej transakcji, faktury wystawione przez podmiot nieistniejący, faktury dokumentujące transakcje zwolnione z VAT lub niepodlegające opodatkowaniu VAT, korekty faktur stwierdzające fikcję.