Opublikowano: 2024-02-16
Kontrola ZUS to nierzadko stres dla wielu przedsiębiorców. Kontrolujący przyglądają się wielu kwestiom w przedsiębiorstwach. Zatem gdy przedsiębiorca otrzyma pismo w związku z wszczęciem kontroli albo nawet gdy tego pisma nie otrzyma – warto aby był przygotowany na tego typu ewentualność.
Należy wobec tego postawić pytanie. Kiedy najczęściej przychodzi kontrola ZUS do przedsiębiorcy? Co może kontrolować ZUS i jakie się uprawnienia przedsiębiorcy w toku kontroli? Na te i wiele innych pytań odpowiedziano w niniejszej publikacji.
Kto przeprowadza kontrolę ZUS oraz jaki jest jej zakres
Zgodnie z art. 86 oraz 87 ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1230 zwanej dalej ustawą o SUS) kontrola w zakresie wykonywania zadań i obowiązków m.in. przez przedsiębiorcę w zakresie ubezpieczeń społecznych czy zdrowotnych przeprowadzają inspektorzy kontroli ZUS (konkretnej jednostki ZUS do którego przynależy płatnik składek).
Inspektorzy – kontrolujący mają obowiązek przed rozpoczęciem kontroli u przedsiębiorcy do okazania legitymacji służbowej i doręczenia upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.
Co natomiast obejmuje kontrola ZUS? Zakres czynności które są przeprowadzone w toku kontroli ZUS przedstawiono w poniższej tabeli.
| Jaki jest przedmiot kontroli ZUS | |
| Lp. | Charakterystyka czynności |
| 1. | Zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych przez przedsiębiorcę |
| 2. | Prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest przedsiębiorca |
| 3. | Ustalanie przez przedsiębiorcę uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych a także wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu |
| 4. | Prawidłowość i terminowość opracowywania przez przedsiębiorcę wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe |
| 5. | Wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych przez przedsiębiorcę |
| 6. | Dokonywanie oględzin składników majątku przedsiębiorców zalegających z opłatą należności z tytułu składek ZUS |
Zakres kontroli nie może wykraczać poza zakres określony w upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli, którymi dysponuje kontroler z ZUS.
ISTOTNE:
W trakcie kontroli inspektorzy ZUS mają uprawnienia do:
- analizowania wszelkich ksiąg, dokumentów finansowo-księgowych i akt osobowych ale też innych nośników informacji związanych z zakresem kontroli,
- oględzin i spisu składników majątku (środków trwałych) czy innych składników majątku przedsiębiorcy czy innych przedsiębiorców zalegających ze składkami ZUS,
- zabezpieczenia zebranych dowodów,
- żądania udzielania informacji przez przedsiębiorcę oraz ubezpieczonego,
- legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli,
- wzywania oraz przesłuchiwania przedsiębiorcy, ubezpieczonego, świadków,
- dodatkowego przesłuchiwania przedsiębiorcy oraz ubezpieczonego, jeżeli po zbadaniu dowodów pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego.
ISTOTNE:
Kontroler ZUS posiadający upoważnienie do przeprowadzenia kontroli jak i ważną legitymacją służbową ma prawo poruszać się po przedsiębiorstwie bez konieczności posiadania jakichkolwiek przepustek (jeżeli w danym zakładzie pracy takowe obowiązują).
Z kolei przedsiębiorcy w toku kontroli ZUS są zobligowani do:
- udostępnienia wszelkich ksiąg, dokumentów i innych nośników informacji związanych z zakresem kontroli (przechowywanych u płatnika ale i u osób trzecich np. w biurze rachunkowym),
- udostępnienia do oględzin składników majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli zalegają ze składkami ZUS,
- sporządzenia i wydawania kopii dokumentów związanych z zakresem kontroli i wymaganych przez kontrolera ZUS,
- zapewnienia niezbędnych warunków do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym do udostępnienia niezbędnych środków łączności, środków technicznych do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje płatnik (bez konieczności udostępniania środków transportowych),
- udzielania wyjaśnień kontrolującemu,
- przedstawienia tłumaczenia na język polski dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej sporządzonej w języku obcym.
Kto powinien zwrócić szczególną uwagę na potencjalną kontrolę z ZUS
Co roku kontrole realizowane przez ZUS są przeprowadzane na grupach przedsiębiorców losowo wybieranych ale także wobec grup wytypowanych przez ZUS.
Powstaje zatem pytanie jakie to mogą być grupy?
Jedną z takich grup są przedsiębiorcy, którzy niedługo po rozpoczęciu działalności korzystają ze świadczeń chorobowych czy ze świadczeń opieki nad członkiem rodziny.
Należy jednak podkreślić, że gdy przedsiębiorca jest w stanie bezproblemowo udowodnić, iż rzeczywiście zachorował bądź wystąpiły okoliczności w których musiał wziąć opiekę nad członkiem rodziny to nie powinien obawiać się ewentualnej kontroli z ZUS.
Niemniej ZUS bardzo uważnie patrzy na przedsiębiorców, którzy w pierwszym półroczu a nawet dalej po rozpoczęciu działalności korzystają ze świadczeń chorobowych (do których posiadają uprawnienie). Warto przy tej okazji zaznaczyć, iż nie każdy przedsiębiorca otwierający działalność ma prawo do ulgi na start a więc musi zarejestrować się do pełnego albo preferencyjnego ZUS.
Inną grupą osób którą szczególnie przygląda się ZUS to przedsiębiorcy korzystający często z chwilowych świadczeń chorobowych a więc chorujący krótkotrwale ale często w dłuższym okresie czasu.
Należałoby się w tym miejscu zatrzymać i wspomnieć o kilku innych kwestiach.
ZUS szczególnie także przygląda się przedsiębiorcom którzy w zróżnicowany sposób korzystają ze świadczeń chorobowych. Co to oznacza? Jeżeli przedsiębiorca często choruje i korzysta ze zwolnień różnych lekarzy – ZUS może wszcząć kontrolę. Jeżeli przedsiębiorca często choruje potem nagle nie choruje aby zyskać kolejny okres zasiłkowy a następnie ponownie choruje – ZUS także może przyjrzeć się takiemu przedsiębiorcy.
ZUS może wszcząć kontrolę także gdy przedsiębiorcy udowodniono już w przeszłości nieuprawnione wykorzystywanie świadczeń chorobowym. Brak faktycznego uprawnień do świadczeń chorobowych mogło objawiać się m.in. z fikcyjnością wystąpienia choroby, pozbawieniem prawa do zasiłku czy też wykonywaniem pracy lub prowadzeniem działalności w czasie choroby.
ISTOTNE:
ZUS może zweryfikować czy przedsiębiorca zgodnie ze zwolnieniem lekarskim nie wykonuje pracy i nie prowadzi działalności czy też przebywa (jeżeli jest takie zalecenie od lekarza) w domu.
Komu jeszcze przygląda się ZUS?
ZUS zwraca uwagę na przedsiębiorców zalegających ze składkami w składkach ZUS. Zanim jednak przyjdzie na kontrolę to idzie w kierunku wszczęcia postępowania egzekucyjnego. Niekiedy jednak może przeprowadzić kontrolę u takiego przedsiębiorcy w przypadku braku skutków w postępowaniu egzekucyjnym.
Gdzie ZUS jeszcze spogląda?
ZUS szczególnie przygląda się też przedsiębiorcom, którzy stosunkowo często korygują deklaracje rozliczeniowe ZUS. Nie oznacza to, że częste korekty w każdym przypadku oznaczają kontrolę z ZUS. Niemniej częste korekty podstawy ZUS społecznej przedsiębiorcy bądź składki zdrowotnej przedsiębiorcy liczonej od 2022r. od dochodu albo od przychodu – powodują wzmożoną uwagę ZUS, która może doprowadzić do wszczęcia kontroli.
ZUS zwraca uwagę także na częste zatrudnianie i zwalnianie pracowników, zleceniobiorców, członków zarządu, innych osób podlegających do rejestracji do ubezpieczeń społecznych, zdrowotnych. Oczywiście jeżeli jest to uzasadnione rynkiem pracy – np. przedsiębiorca często potrzebuje pracowników o różnych albo wręcz o tych samych specjalizacjach a niektórzy dotychczasowi się nie sprawdzają – to także jest to uzasadnione ze strony przedsiębiorcy i gdy jest w stanie to udowodnić wtedy ZUS uzna to prawidłowość.
O czym jeszcze warto pamiętać?
ZUS przygląda się udziałowcom spółek kapitałowych w których jeden udziałowiec posiada zdecydowaną większość udziałów np. 98% a drugi 2%. ZUS uważa, że w takiej sytuacji udziałowiec który posiada 98% jest prawie jedynym wspólnikiem spółki kapitałowej co oznacza, że podlega pod pełny ZUS.
Warto końcowo dodać, iż czasem ZUS może po prostu przeprowadzić kontrolę na wybranym losowo przedsiębiorcy.