Wielu podatników nie do końca zdaje sobie sprawę, że ma prawo rozliczać koszty uzyskania przychodów w dacie poniesienia kosztu i to bez względu na to jakiego okresu ten koszt dotyczy.
Koszt może dotyczyć przecież po części jednego i drugiego roku podatkowego. Niemniej podatnik może go ująć w całości już w roku jego poniesienia.
O czym właściwe jest mowa?
Uproszczona a memoriałowa metoda rozliczania kosztów
Aktualnie cały czas jest głośno o nowej metodzie rozliczania kosztów i przychodów a mianowicie o kasowym PIT.
Niemniej nie można zapominać, że poza metodą memoriałową rozliczania kosztów jest jeszcze dostępna druga metoda tzw. uproszczona metoda rozliczania kosztów. Podkreślić należy, że te metody odnoszą się jednak tylko do rozliczania kosztów a więc do momentu ich ujęcia w księdze podatkowej. Nie odnoszą się do ujęcia przychodów tak jak kasowy PIT.
Uproszczona metoda rozliczania kosztów pozwala ująć koszty uzyskania przychodów dotyczące różnych okresów (różnych lat) w jednym roku podatkowym w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (PKPiR).
ISTOTNE:
Uproszczona metoda rozliczania kosztów umożliwia ujęcie kosztu w roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Metoda ta możliwa jest do zastosowania tylko w odniesieniu do podatników stosujących PKPiR.
ISTOTNE:
Memoriałowa metoda rozliczania kosztów obowiązuje podatnika do ujęcia kosztów w roku podatkowym, którego te koszty dotyczą.
Metoda ta wymaga od podatnika podziału kosztów na:
- bezpośrednio związanych z przychodami- potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody,
- pośrednio związanych z przychodami – potrącalne w roku podatkowym, którego dotyczą te koszty.
Należy podkreślić, iż za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się:
- dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.
Zastosowanie uproszczonej metody rozliczania kosztów
Podatnik prowadzący PKPiR ma obowiązek na samym początku roku podatkowego zdecydować czy zastosuje uproszczoną metodę rozliczania kosztów czy memoriałową (a od roku 2025 być może kasowy PIT).
Wybraną metodę musi stosować przez cały rok. Zmiany może dokonać od początku kolejnego roku. Zatem w ciągu roku nie jest dopuszczalna zmiana metody rozliczania kosztów.
ISTOTNE:
Nie występuje obowiązek zgłaszania czy zawiadamiania o korzystaniu lub zmianie stosowanej metody rozliczania kosztów.
Wyjątkiem jest kasowy PIT, którego wybór trzeba będzie zgłosić w formie pisemnej do właściwego urzędu skarbowego ze względu na adres zamieszkania podatnika w terminie do:
- 20-tego dnia miesiąca następnego po miesiącu rozpoczęcia działalności (u podatników rozpoczynających działalność), albo
- 20-tego lutego roku podatkowego, w którym ma być stosowany kasowy PIT (u podatników kontynuujących działalność).
Przykład 1
Przedsiębiorca w roku 2024 korzysta z uproszczonej metody rozliczania kosztów uzyskania przychodów.
W dniu 16.07.2024r. zawarł polisę ubezpieczenia OC i AC na auto firmowe na kwotę 4.500 zł.
Polisa dotyczy okresu od 16.07.2024r. do 15.07.2025r.
Pomimo, iż koszt dotyczy częściowo 2 lat podatkowych to podatnik ma prawo ująć pełną kwotę kosztu 4.500 zł w PKPiR w dacie 16.07.2024r.
Przykład 2
Przedsiębiorca w roku 2024 korzysta z uproszczonej metody rozliczania kosztów uzyskania przychodów.
W dniu 25.06.2024r. wykupił usługę hostingu na rok czasu. Faktura została wystawiona na cały rok (część roku 2024 i 2025) z góry na kwotę 450 zł.
Hosting rozpoczyna się od dnia 01.08.2024r. do dnia 31.07.2025r.
Pomimo, iż koszt dotyczy częściowo 2 lat podatkowych to podatnik ma prawo ująć pełną kwotę kosztu 450 zł w PKPiR w dacie 25.06.2024r.
Przykład 3
Przedsiębiorca wybrał na rok 2025 uproszczoną metodę rozliczania kosztów uzyskania przychodów.
W dniu 07.01.2025r. otrzymał faktury z dnia 03.01.2025r. za prąd, gaz, internet dotyczący okresu 11-12 / 2024r
Pomimo, iż koszty dotyczą roku 2024 to podatnik ujmie je w dacie wystawienia ww. faktur w pełnej kwocie tych faktur (jeżeli oczywiście koszty te w całości dotyczą prowadzonej działalności) a więc w dacie 03.01.2025r.
Przykład 4
Przedsiębiorca wybrał na rok 2024 uproszczoną metodą rozliczania kosztów uzyskania przychodów.
W dniu 19.07.2024r. otrzymał decyzję z dnia 15.07.2024r. zezwalającą na sprzedaż alkoholu od dnia 01.08.2024r. do 31.07.2028r. Opłata za wszystkie 4 lata wynosi 8.000 zł.
Decyzja została wydana na 4 lata.
Mimo to, podatnik ma prawo ująć pełną kwotę kosztu 8.000 zł w PKPiR w dacie wydania decyzji 15.07.2024r.
Wyjątki kosztów, które należy księgować w sposób szczególny i to bez względu na metodę rozliczania kosztów
Niezwykle ważnym aspektem są wyjątki kosztów a więc wydatków objętych szczególnym momentem ujęcia w PKPiR.
ISTOTNE:
Niektóre rodzaje kosztów muszą być ujęte w PKPiR w momencie określonym w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.
I to bez względu na rodzaj metody rozliczania kosztów jaka jest przez podatnika stosowana.
Do tych kosztów o szczególnym momencie ujęcia w PKPiR można zaliczyć m.in.:
- koszty wypłacanych wynagrodzeń,
- koszty zapłaconych składek ZUS finansowanych przez płatnika składek (pracodawcę),
- niekiedy nabycia towarów a także kwestie związane z inwenturą,
- zrealizowane różnice kursowe (faktura + zaplata, wycena rozchodu środków pieniężnych),
- odpisy amortyzacyjne od wartości początkowej środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych,
- zapłacone odsetki od wziętych pożyczek, kredytów,
- pozostałe.
Przejście na uproszczona metodę rozliczania
Jeżeli w poprzednim roku podatkowym podatnik stosował memoriałową metodę rozliczania kosztów a w kolejnym roku chce przejść na uproszczoną metodę rozliczania kosztów to musi pamiętać o jednej bardzo ważnej rzeczy.
ISTOTNE:
Podatnicy, którzy w poprzednim roku stosowali memoriałową metodę rozliczania kosztów a w kolejnym przechodzą na uproszczoną – mają obowiązek ująć wszystkie koszty rozliczane metodą memoriałową z poprzedniego roku zgodnie z zasadami tej metody także w kolejnym roku a więc w roku stosowania już uproszczonej metody rozliczania kosztów.
Natomiast wszelkie koszty poza wcześniej wspomnianymi wyjątkami o dacie wystawienia dokumentu już w roku kolejnym podatnicy rozliczą już zgodnie z zasadami uproszczonej metody rozliczania kosztów.